RO e-Factura a devenit parte din rutina fiscală a tuturor firmelor din România. De la transmiterea facturilor către ANAF până la preluarea documentelor de la furnizori, regulile sunt clare, dar nu întotdeauna ușor de urmărit.
Iată cele mai importante 10 lucruri pe care trebuie să le știi despre RO e-Factura în 2026.
1. Cine trebuie să transmită e-Factura
Sistemul RO e-Factura este obligatoriu pentru toți operatorii economici înregistrați în România. Asta înseamnă că firmele trebuie să transmită prin sistemul ANAF:
- facturile emise către alte companii;
- facturile emise către instituții publice;
- facturile emise către persoane fizice (consumatori finali).
Practic, aproape toate facturile emise de o firmă din România trebuie raportate în sistemul RO e-Factura.
2. Care este termenul de transmitere în 2026
Facturile trebuie transmise în sistem în maximum 5 zile lucrătoare de la emitere.
Termenul începe să curgă din prima zi lucrătoare după emiterea facturii. Dacă ultima zi cade într-o zi nelucrătoare — sâmbătă, duminică sau sărbătoare legală — termenul se prelungește automat până la finalul următoarei zile lucrătoare.
Citește mai multe în articolul Termenul de transmitere eFactura schimbat în 2026.
3. Facturile externe nu se transmit întotdeauna
Pentru facturile externe se aplică regula fiscală privind „locul operațiunii”, adică locul unde se consideră că are loc livrarea bunului sau prestarea serviciului din perspectiva TVA.
Regula generală
Dacă livrarea sau prestarea are loc în afara României, iar clientul din UE sau din afara UE nu are cod fiscal emis în România, factura NU se transmite în RO e-Factura.
Cele două excepții importante
Factura trebuie totuși transmisă dacă:
- locul prestării este considerat în România, chiar dacă beneficiarul este străin;
- începând cu 1 ianuarie 2026, factura este emisă către o firmă din afara României care este înregistrată în scopuri de TVA în România.
Citește mai multe în articolul Facturile externe și transmiterea la RO e-Factura.
4. Facturile în valută se transmit normal
Facturile în euro sau în alte valute se transmit în sistem exact ca cele în lei.
Există însă un detaliu important în fișierul XML:
- codul monedei facturii (BT-5) trebuie să fie moneda facturii, de exemplu EUR;
- codul monedei de contabilizare a TVA (BT-6) trebuie să fie întotdeauna RON, indiferent de valuta folosită.
Citește mai multe în articolul Facturile în euro sau altă valută: cum se transmit în SPV.
5. O e-Factură dublată poate crea probleme
ANAF respinge automat o factură identică 100% cu una deja transmisă în SPV. Totuși, dacă retrimiți accidental aceeași factură cu o mică diferență — un spațiu sau un punct, de exemplu — sistemul o poate accepta.
În această situație:
- notifici ANAF prin formularul de contact din SPV;
- menționezi indexul facturilor dublate;
- informezi clientul;
- clientul transmite și el un mesaj prin SPV prin care confirmă că nu va lua în considerare factura duplicată.
În contabilitate, ambele părți vor înregistra o singură factură.
Citește mai multe în articolul e-factura dublată în SPV? Iată ce opțiuni ai.
6. Facturile transmise greșit nu pot fi șterse
Odată transmisă în SPV, o factură nu mai poate fi ștearsă, modificată sau anulată. Singura soluție este stornarea: emiți o factură storno, emiți factura corectă, transmiți ambele documente în SPV.
Citește mai multe în articolul Am greșit o factură în SPV. Pot să o șterg? Sau să o modific?
7. Poți refuza o factură primită în SPV
Beneficiarul unei e-Facturi are dreptul să o refuze dacă documentul nu respectă condițiile legale sau contractuale.
Sistemul nu permite „returnarea” facturii, însă poți transmite un mesaj de refuz prin SPV în care explici motivele și, ideal, faci referire la prevederile contractuale relevante.
Dacă refuzul este justificat, factura poate să nu fie înregistrată în contabilitate.
Citește mai multe în articolul Poți refuza o factură primită în SPV?
8. Cum se face stornarea unei e-Facturi
Factura storno se transmite în SPV la fel ca orice altă factură.
Conform ANAF:
- se folosește codul 380 – Factură;
- fișierul XML trebuie să conțină referința la factura inițială.
Este important ca documentul de storno să fie complet și corect legat de factura inițială.
Citește mai multe în articolul Stornarea e-Factura: simplu și pe scurt.
9. Trebuie să preiei și e-Facturile de la furnizori
Din 1 ianuarie 2024, firmele au obligația nu doar să transmită e-Factura, ci și să o preia din SPV.
Asta înseamnă că orice persoană juridică din România trebuie să descarce și să gestioneze facturile primite de la furnizori, tot prin SPV.
Citește mai multe în articolul e-Factura de la furnizor: cum o descarci din SPV ANAF și apoi o transformi în PDF.
10. Arhivarea e-Facturii este responsabilitatea firmei
ANAF păstrează fișierele XML și mesajele de eroare doar 60 de zile în sistemul activ. După această perioadă, documentele sunt arhivate electronic și pot fi obținute doar la cerere.
De aceea, fiecare firmă trebuie să își descarce și să își arhiveze propriile documente. Conform legislației, facturile electronice trebuie păstrate timp de 5 ani. Termenul începe de la 1 iulie al anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost emise facturile.
Citește mai multe în articolul Arhivarea e-Factura: Cât timp trebuie păstrate facturile electronice?
Cum te poate ajuta factureaza.ro
Cu factureaza.ro poți gestiona mult mai simplu obligațiile legate de RO e-Factura. Platforma îți permite să emiți facturi rapid, să le transmiți automat în SPV, să preiei e-Facturile primite de la furnizori și să păstrezi toate documentele organizate într-un singur loc.
În plus, reduci riscul de erori precum transmiterea duplicată sau completarea greșită a fișierelor XML și economisești timp prețios care altfel ar fi pierdut cu procese manuale și verificări repetitive.
Important: pe factureaza.ro ai primele trei luni gratuite, fără limite. Creează cont și testează oricât dorești.
