RO e-Factura pentru persoane fizice este cea mai recentă extindere a sistemului.
Începând cu 1 iunie 2026, obligația utilizării facturării electronice se aplică și anumitor persoane fizice care desfășoară activități economice în mod independent, în baza CNP-ului.
Deși atenția este concentrată mai ales asupra noilor obligații pentru freelanceri, creatori de conținut sau persoane care obțin venituri din drepturi de autor, efectele nu se opresc la aceștia. Noile reguli au implicații directe și asupra companiilor care colaborează cu astfel de furnizori sau prestatori independenți.
Practic, neconformarea unui colaborator poate genera sancțiuni și pentru beneficiarul serviciilor.
Cine este vizat de noile reguli
Obligația de utilizare a sistemului RO e-Factura se aplică persoanelor fizice identificate fiscal prin CNP care desfășoară activități economice cu caracter de continuitate.
Printre categoriile vizate se numără:
- fotografi și videografi;
- influenceri și creatori de conținut;
- designeri, ilustratori și dezvoltatori software;
- scriitori, jurnaliști și traducători;
- muzicieni, actori și scenariști;
- persoane care cesionează drepturi de autor;
- prestatori independenți de servicii.
Elementul esențial nu este tipul contractului sau al serviciului prestat, ci caracterul activității. Dacă activitatea este recurentă, continuă și desfășurată în scop economic, aceasta intră sub incidența obligației de transmitere a facturilor prin RO e-Factura.
De când devine obligatorie RO e-Factura pentru persoane fizice
Inițial, obligația trebuia să intre în vigoare la 15 ianuarie 2026, în baza OUG 89/2025.
Ulterior, termenul a fost amânat prin OUG nr. 6/2026 până la 1 iunie 2026.
Asta înseamnă că:
- până la 1 iunie 2026 utilizarea sistemului este opțională;
- după această dată, RO e-Factura pentru persoane fizice devine obligatorie.
Ce obligații au persoanele fizice
Pentru a putea transmite facturi prin sistem, persoanele fizice vizate trebuie:
- să își creeze acces în Spațiul Privat Virtual (SPV);
- să se înregistreze în Registrul RO e-Factura prin depunerea formularului 082;
- să transmită facturile electronice prin sistemul ANAF;
- să respecte termenul de maximum 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii.
Înregistrarea în registru trebuie făcută înainte de utilizarea sistemului, iar ANAF efectuează înscrierea în aproximativ 3 zile de la depunerea formularului.
Cum afectează RO e-Factura pentru persoane fizice companiile partenere
Una dintre cele mai importante implicații ale noilor reguli este faptul că responsabilitatea conformării nu aparține exclusiv persoanei fizice emitente.
Companiile care colaborează cu astfel de prestatori trebuie să se asigure că primesc facturi pentru serviciile prestate și că aceste facturi sunt transmise prin sistemul RO e-Factura. Dacă o societate acceptă și înregistrează în contabilitate facturi primite în afara sistemului — de exemplu, în format PDF trimis pe email — aceasta poate fi sancționată.
Concret, autoritățile pot aplica amenzi de 15% din valoarea facturilor înregistrate în contabilitate fără transmiterea lor prin RO e-Factura.
Acest lucru înseamnă că firmele trebuie să trateze conformarea colaboratorilor ca parte a propriului proces de control fiscal și contabil.
Ce ar trebui să facă firmele care colaborează cu persoane fizice
În contextul noilor obligații, companiile ar trebui să își revizuiască relațiile cu furnizorii și colaboratorii independenți.
Printre măsurile recomandate se numără:
- identificarea colaboratorilor care facturează în baza CNP;
- verificarea dacă aceștia sunt obligați să utilizeze RO e-Factura;
- notificarea partenerilor cu privire la noile obligații;
- actualizarea procedurilor interne de validare a facturilor;
În practică, departamentele financiare și contabile vor trebui să verifice nu doar existența unui contract, ci și a facturii transmise în SPV.
Certificatul digital: opțional, dar util
Persoanele fizice pot utiliza RO e-Factura prin SPV cu utilizator și parolă, fără costuri suplimentare. Totuși, această variantă presupune transmiterea manuală a facturilor în portalul ANAF.
Pentru cei care emit facturi frecvent, certificatul digital calificat poate simplifica semnificativ procesul. Acesta permite:
- autentificarea în SPV;
- depunerea formularului 082;
- transmiterea automată a facturilor printr-un program de facturare online;
- semnarea electronică a documentelor.
Cum poate ajuta factureaza.ro dacă emiți facturi ca persoană fizică
factureaza.ro permite emiterea și transmiterea automată a facturilor în sistemul RO e-Factura, direct din platformă.
După configurarea inițială și conectarea certificatului digital:
- factura este emisă din platformă;
- transmiterea către ANAF se face automat;
- utilizatorul nu mai trebuie să se autentifice separat în SPV pentru fiecare document.
Pentru persoanele fizice care emit constant facturi către companii, automatizarea procesului poate deveni esențială după 1 iunie 2026.
Dacă vrei să testezi aplicația, primele trei luni sunt gratuite și fără limitări. Creează un cont și încearcă.
Concluzie
RO e-Factura pentru persoane fizice care desfășoară activități economice schimbă semnificativ modul în care sunt gestionate relațiile dintre colaboratori independenți și companii.
După 1 iunie 2026, riscul de sancțiuni nu va exista doar pentru prestatorul serviciului, ci și pentru beneficiarul care achită contravaloarea serviciului fără factură sau acceptă documente în afara sistemului oficial.
În aceste condiții, atât persoanele fizice vizate, cât și firmele care colaborează cu ele, ar trebui să folosească perioada de tranziție pentru:
- verificarea obligațiilor fiscale;
- actualizarea procedurilor interne;
- implementarea unor soluții de transmitere automată a facturilor.
Pregătirea din timp poate reduce semnificativ riscul blocajelor administrative și al sancțiunilor după intrarea completă în vigoare a noilor reguli.
