Accesul contabilului în SPV-ul firmei tale, prin semnătură electronică, simplifică formalitățile și îți economisește timp.
Contabilul are nevoie de acces în Spațiul Privat Virtual (SPV) al firmei pentru a gestiona relația cu ANAF: depunerea declarațiilor fiscale, verificarea obligațiilor de plată și urmărirea comunicărilor primite de la autorități.
În mod tradițional, obținerea accesului poate presupune imprimarea împuternicirii, semnarea ei de mână, scanarea și transmiterea prin e-mail.
Uneori, ANAF solicită prezentarea documentului în original sau a unei copii legalizate, ceea ce înseamnă timp pierdut cu formalitățile notariale, deplasări și documente trimise prin curier.
Există însă o variantă mai simplă: poți semna împuternicirea cu o semnătură electronică calificată și o poți transmite online, fără drumuri la notar sau la ANAF, cu respectarea condițiilor procedurale aplicabile.
Dar accesul contabilului nu este singurul lucru important. În calitate de administrator, este esențial să poți accesa și tu SPV-ul firmei, pentru a verifica mesajele primite de la ANAF, obligațiile fiscale și informațiile relevante pentru afacerea ta. Pentru autentificarea în nume propriu, poți utiliza propriul certificat digital calificat, înregistrat la ANAF.
Mai mult, semnătura electronică calificată îți poate fi utilă și pentru alte documente din activitatea firmei, precum contracte, acte adiționale sau acorduri care necesită semnare. Astfel, o formalitate necesară pentru colaborarea cu contabilul poate deveni primul pas către o administrare mai simplă a documentelor firmei.
De ce este nevoie pentru accesul contabilului în SPV-ul firmei?
Pentru ca un contabil să poată acționa în numele firmei în SPV, trebuie să existe o împuternicire corespunzătoare și să fie parcurși pașii de înregistrare prevăzuți de ANAF.
Procedura este reglementată prin OPANAF nr. 1090/2022. Potrivit art. 13 alin. (5) lit. e), documentul care atestă calitatea de împuternicit poate fi semnat cu certificatul calificat al reprezentantului legal.
Diferența este importantă: dacă trimiți doar o copie scanată a unei împuterniciri semnate de mână, ANAF poate solicita prezentarea originalului sau a unei copii legalizate la ghișeu. O semnătură electronică simplă sau avansată nu înlocuiește automat această cerință.
În schimb, folosirea unei semnături electronice calificate permite transmiterea documentului în format electronic, fără deplasările asociate prezentării fizice, dacă sunt îndeplinite și celelalte condiții legale.
Cum poți semna împuternicirea online?
Dacă ai deja o semnătură electronică calificată, poți semna documentul în format electronic și îl poți transmite contabilului.
Dacă nu ai una, poți apela la un furnizor care permite verificarea identității și emiterea certificatului online. În funcție de serviciul utilizat, procesul poate fi parcurs direct de pe telefon, fără un dispozitiv USB.
În practică, pașii sunt simpli:
- Primești împuternicirea de la contabil. Documentul este pregătit pentru acordarea accesului în SPV.
- Semnezi documentul electronic. Folosești o semnătură electronică calificată.
- Trimiți documentul semnat contabilului. Acesta îl folosește în procedura de înregistrare a împuternicirii.
- Contabilul finalizează procedura. ANAF verifică solicitarea și documentele, iar aprobarea online depinde de îndeplinirea condițiilor aplicabile.
Ce trebuie să verifici înainte de semnare?
Pentru a evita întârzierile, este important ca împuternicirea să fie completă și corect întocmită.
Conform art. 12 alin. (9) din OPANAF nr. 1090/2022, împuternicirea trebuie să acopere toate operațiunile pe care persoana împuternicită urmează să le efectueze în SPV și să includă acordul privind accesul la istoricul acțiunilor anterioare.
De aceea, înainte de a semna, verifică împreună cu contabilul dacă documentul conține toate mențiunile necesare. O semnătură electronică validă nu compensează lipsurile din conținutul împuternicirii.
Cauți un furnizor de semnătură digitală?
Cei de la certSIGN îți pun la dispoziție două variante: semnătura electronică pe TOKEN sau semnătura electronică în CLOUD.
Cu certSign Paperless (în cloud) poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă).
Pentru varianta cu token, certSIGN* oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare). Vezi detalii*.
În concluzie, accesul contabilului în SPV-ul firmei tale prin semnătură electronică te ajută să colaborezi mai eficient cu persoana care se ocupă de gestionarea obligațiilor fiscale. Dar și să fii mai implicat în administrarea afacerii.
