Cum se face o factură: ghid scurt și ușor de pus în practică

Înainte să-ți prezentăm cum se face o factură, o scurtă definiție. Factura este un document financiar-contabil emis de un furnizor sau prestator, care detaliază o tranzacție comercială (vânzare de bunuri și servicii) între vânzător (furnizorul) și cumpărător (clientul).

Factura generează automat o obligație de plată către client, ca urmare a achiziției de bunuri sau servicii. 

Dacă un client achiziționează de la firma sau PFA-ul tău bunuri sau servicii, tu (furnizorul) vei emite factura. Aceasta se va înregistra apoi atât în contabilitata ta, cât și în cea a clientului.

Odată cu aderarea României la EU în 2007, Codul fiscal a fost modificat și obligativitatea folosirii tipizatelor pentru emiterea de facturi a fost eliminată. Facturile și-au pierdut regimul special. Asta a permis firmelor să emită facturi prin modalitatea preferată, atâta timp cât documentele conțin elementele obligatorii conform art. 155 din Codul Fiscal.

Mai mult, semnătura și ștampila pe factură au devenit opționale.

Cum se face o factură

Factura este compusă din trei secțiuni. În prima secțiune ai detalii de identificare (furnizor, client, document). Urmează apoi secțiunea în care detaliezi produsele sau serviciile vândute. Iar la final, în a treia secțiune, ai varii mențiuni.

Iată un model exmplu de factură:

Vom trece acum prin fiecare secțiune în parte, astfel încât la final să știi tot ce trebuie despre cum se face o factură.

Prima secțiune, datele de identificare

Aici vei completa:

  • Datele de identificare ale furnizorului
  • Datele de identificare ale clientului
  • Datele de identificare ale facturii.

La datele de identificare ale furnizorului, respectiv clientului, vei trece aceleași informații atât pentru tine (furnizorul), cât și pentru client, și anume:

  • Numele sau denumirea
  • Codul fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA (codul fiscal cu RO în față)
  • Numărul de înregistrare la registrul comerțului, dacă e cazul
  • Adresa sediului social și (sau) a punctului de lucru
  • Banca și contul bancar (unul sau mai multe)
  • Poți să mai treci și o adresă de email și un site, dacă dorești

Datele de identificare ale facturii conțin:

  • Denumirea documentului, adică Factură
  • Data la care a fost emisă factura
  • Seria și numărul unic de ordine al facturii
  • Data scadenței, adică termenul limită până la care îi ceri clientului să achite factura

Dacă nu ești sigur cum să creezi o serie de facturi, citește acest articol în care vei afla ce este și cum definești seria de facturi.

A doua secțiune, serviciile și produsele vândute

Aici compui lista cu produsele livrate sau serviciile prestate clientului. Evident că poți factura un singur produs sau serviciu, sau mai multe. Pentru fiecare tip diferit de produs sau serviciu, vei avea o linie dedicată pe factură. 

Cum se face o factură, dacă EȘTI plătitor de TVA.

În această situație, vei completa următoarele detalii:

  • Număr criteriu: numerotarea liniilor pe factură
  • Denumirea produselor sau serviciilor: ce anume vinzi
  • Unitatea de măsură: bucăți, ore, cutii, kilograme, abonamente etc
  • Cantitatea: câte unități vinzi din produsul sau serviciul respectiv
  • Prețul unitar fără TVA: prețul pe o singură unitate
  • Valoarea fără TVA: cantitatea înmulțită cu prețul unitar
  • Cota de TVA: procentul de TVA, 19% sau altul (dacă vinzi produse la care se aplică altă cotă de TVA)
  • Valoarea TVA: valoarea care rezultă după ce aplici procentul de TVA la valoarea fără TVA (pentru o cotă de TVA de 19%, înmulțești valoarea fără TVA cu 0,19)
  • Valoarea totală: valoarea fără TVA plus valoarea TVA

Odată ce ai completat liniile în tabel, mai trebuie să treci totalurile:

  • Aduni următoarele coloane și faci totaluri pentru: valoarea fără TVA, valoarea TVA, valoarea totală
  • Aceasta din urmă, valoarea totală, este suma pe care ți-o datorează clientul

Dacă nu ești siguri cum se calculează TVA-ul, citește acest scurt ghid despre TVA.

Cum se face o factură, dacă NU EȘTI plătitor de TVA.

În această situație, vei elimina din factura coloanele care au legătură cu TVA. Restul se completează la fel. 

  • Număr criteriu: numerotarea liniilor pe factură
  • Denumirea produselor sau serviciilor: ce anume vinzi
  • Unitatea de măsură: bucăți, ore, cutii, kilograme, abonamente etc
  • Cantitatea: câte unități vinzi din produsul sau serviciul respectiv
  • Prețul unitar:  prețul pe o singură unitate
  • Valoarea totală: cantitatea înmulțită cu prețul unitar

Odată ce ai completat liniile în tabel, mai trebuie să treci totalul:

  • Aduni sumele de pe coloana valoarea totală și va rezulta suma pe care ți-o datorează clientul

Uite aici un exemplu de factură fără TVA, bilingv (engleză și română).

A treia secțiune, varii mențiuni

În ultima secțiune, vei completa, doar dacă e cazul, informații legate de:

  • Cum datorezi TVA-ul la Stat: TVA la încasare 
  • Dacă vinzi produse sau servicii supuse unui regim special de TVA
  • Detalii despre transport, dacă factura însoțește o livrare de marfă
  • Cursul valutar, dacă facturezi servicii sau produse cotate în altă monedă decât RON
  • Referințe la altă factură sau la un contract
  • Alte mențiuni pe care le consideri utile pentru clientul tău

Ce faci dacă greșești factura?

În cazul în care s-a strecurat o eroare în factură, ai două variante. Dacă nu ai trimis deja factura spre client, o poți anula. Dacă clientul a înregistrat deja factura greșită, va trebui să o stornezi. 

Dacă nu știi ce este aceea o stornare, citește acest tutorial despre cum stornezi o factură.

Ce folosești ca să faci o factură

Dacă ești legat sentimental de tipizate și completat facturile cu pixul pe hârtie, poți să cumperi un facturier de la papetărie. Dar atenție, de la 1 ianuarie 2024, orice SRL sau PFA care emite facturi către alt SRL sau PFA, trebuie să trimită e-Factura în SPV ANAF.

Mai ai varianta să-ți faci propriul șablon de factură în Word sau Excel. Ceva mai modern decât tipizata, dar tot te vei lovi de problema e-Factura, deoarece formatele Word, Excel, PDF sau JPG (poză) nu pot fi încărcate în SPV ANAF.

Mai eficient este să încerci un program de facturare online.

Cum se face o factură online

Îți deschizi un cont pe factureaza.ro și vei constata cât de repede vei trece prin cele trei secțiuni descrise mai sus. Apeși pe butonul Adaugă factură și ai toate detaliile de mai sus pe o singură pagină. Trebuie doar să le completezi.

Mai mult, cu aplicația noastră:

  • Ai acces la varii șabloane
  • Poți adăuga logo pe factură
  • Definești ușor serii de facturi, apoi aplicația atribuie automat numerele pe factură
  • Nu trebuie să faci niciun calcul, aplicația calculează toate valorile
  • Poți trimite ușor facturile pe email clienților și îi poți notifica atunci când se apropie sau trece termenul de plată
  • Te asiguri că factura conține toate elementele obligatorii și că te conformezi la reglementările din Codul fiscal
  • Ții ușor evidența plăților
  • Salvezi datele despre produse, servicii și clienți astfel încât data viitoare când facturezi aceleași produse și servicii sau același client, doar selectezi datele deja salvate

După ce ai emis factura, aplicația te ajută, bineînțeles, să o trimiți ca e-Factura și în SPV ANAF. Citește totul despre e-Factura în această pagină în care îți prezentăm cum funcționează integrarea e-Factura pe factureaza.ro.

Încheiem acest articol despre cum se face factura cu alte linkuri care sperăm să-ți fie utile:

One Response to Cum se face o factură: ghid scurt și ușor de pus în practică

  1. Pingback: Autofactura: ce este și când o folosești

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *