e-Factura pentru PFA: răspunsuri la cele mai frecvente întrebări

Pentru că primim tot mai multe întrebări legate de e-Factura pentru PFA, am decis că e momentul să adunăm la un loc toate răspunsurile.

De reținut că răspunsurile de mai jos reprezintă interpretarea noastră a informațiilor oficiale, care nu sunt mereu cele mai clare. Pentru mai multă siguranță, vă sfătuim să cereți și părerea contabilului. Sau chiar să trimiteți o cerere de lămurire către ANAF.

În esență, ce trebuie să rețineți este că nu există excepții e-Factura pentru PFA. În relația cu e-Factura, un PFA este tratat la fel ca un SRL sau orice altă organizare juridică.

PFA-urile trebuie să transmită e-Factura?

Dacă ești PFA și emiți facturi către orice altă organizație juridică din România (SRL, PFA, SA, autoritate guvernamentală), toate aceste facturi trebuie transmise la e-Factura. La fel ca un SRL.

Tot la fel ca un SRL, un PFA nu transmite la e-Factura:

• Facturile emisă către persoane fizice (excepție fac cele achitate de client cu voucher de vacanță)
• Facturile emise către clienți din afara României

Sunt PFA și nu plătesc TVA, trebuie să transmit e-Factura?

Deși scopul principal al e-Factura este să prevină frauda pe TVA, chiar dacă PFA-ul tău NU este înregistrat în scopuri de TVA, tot trebuie să transmită e-Factura. Valabil și pentru SRL-urile care nu plătesc TVA.

Cum mă înregistrez ca PFA în Spațiul Privat Virtual ANAF?

Chiar dacă ai acces în SPV ca persoană fizică (nu juridică), ca să depui, de exemplu, declarația unică, acest tip de acces, FĂRĂ certificat digital și pe persoană fizică, nu este suficient pentru e-Factura. 

Tot va trebui să obții certificatul digital pentru ANAF și să accesezi spațiul privat al PFA-ul tău. Citește aici un scurt tutorial.

Cei de la certSign îți pun la dispoziție două variante: semnătura electronică pe TOKEN sau semnătura electronică în CLOUD. 

Cu certSign Paperless (în cloud) poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă).

Pentru varianta cu token, certSIGN oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare).

Dacă lucrezi cu un contabil, acesta depune deja toate declarațiile pentru tine în SPV, folosind propriul certificat digital. Verifică înainte dacă te poate ajuta și cu transmiterea e-Facturilor.

Ca PFA, am nevoie de certificatul digital?

Da, ca să poți accesa spațiul privat virtual al PFA-ului tău, înainte de toate e necesar să cumperi un certificat digital. Fără acesta nu vei putea depune online, pe portalul ANAF, ceea ce ANAF numește documentul de confirmare. Îți recomandăm să încerci cu cei de la Certsign.

De asemenea, îți sugerăm să te înregistrezi pe portalul ANAF folosind browserul Firefox. Am observat că pe Google Chrome sau Microsoft Edge apar erori. Citește aici cum instalezi Firefox.

Emit facturi către clienți externi, trebuie să transmit e-Factura?

Cum spuneam un pic mai sus, facturile emise către clienți din afara Românie (UE sau non-UE), indiferent dacă acești clienți sunt persoane fizice sau juridice, NU vor fi transmise la e-Factura.

Care este termenul de trimitere e-Factura

La momentul la care scriem acest articol, ai la dispoziție cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii ca să transmiți e-Factura în SPV. Acest termen este valabil până la 30 iunie 2024. De la 1 iulie 2024, termenul va deveni 5 zile calendaristice.

Cum verific dacă am trimis e-Factura?

Dacă ai cont pe factureaza.ro e foarte simplu să verifici istoricul transmiterii către e-Factura. Tot ce trebuie să faci e să intri pe document și să dai click pe submeniul e-Factura. Vezi detalii aici.

Ce se întâmplă dacă NU transmiți e-Factura

În perioada 1 ianuarie 2024- 31 martie 2024 nu se întâmplă nimic, deoarece nu se aplică amenzi.

Între 1 aprilie 2024 și 30 iunie 2024, amenzile sunt după cum urmează:

• între 5.000 lei și 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari
• între 2.500 lei și 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii
• între 1.000 lei și 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Incepând cu 1 iulie 2024:

• amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii, pentru netrimiterea facturii
• pentru nerespectarea termenelor limita de transmiter: între 5.000 lei și 10.000 lei pentru contribuabilii mari, între 2.500 lei și 5.000 lei, pentru contribuabilii mijlocii și între 1.000 lei și 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Ce se întâmplă dacă un furnizor NU-MI transmite e-Factura

Incepând cu 1 iulie 2024, dacă primești o factură de la un furnizor care nu a transmis e-Factura, amendă este egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Ce se întâmplă dacă primesc e-Factura de la un furnizor și nu am acces în SPV? 

Dacă te afli într-una dintre cele două situații în care nu trebuie să transmiți e-Factura (adică emiți exclusiv facturi externe și / sau exclusiv facturi către persoane fizice), atunci aproape că ai putea să nu-ți bați capul cu e-Factura.

Dar noi credem că e totuși riscant să faci asta.

Pe de o parte, dacă furnizorul nu-ți trimite factura și prin altă metodă, de exemplu pe mail, atunci nu vei avea niciun un document de plată din partea sa. Dar hai să zicem că asta se rezolvă ușor.

Mai riscant este însă că, fără acces în SPV-ul PFA-ului tău, nu ai cum să verifici dacă un furnizor din România, de la care tocmai ai primit o factură, a și transmis factura respectivă prin e-Factura, așa cum îi cere legea. Pentru că, după cum am văzut mai sus, ești responsabil nu doar să transmiți e-Facturi, ci și să te asiguri că furnizorul ți le transmite la rândul său.

În concluzie, trebuie să fii pregătit ca PFA pentru e-Factura:

Dacă ai un PFA și emiți facturi către alte PFA-uri sau SRL-uri din România. Și dacă la rândul tău, ca PFA, primești facturi de la alte PFA-uri sau SRL-uri din România.

Ai alte completări sau întrebări? Te rugăm să ne lași un comentariu. În măsura în care știm și noi, vom încerca să-ți răspundem.

În final, dacă ești lămurit și vrei să începi să transmiți e-Factura automatizat, fă-ți un cont pe factureaza.ro și apoi urmează pașii de aici. 

Succes!

(Pentru mai multe articole despre e-Factura, intră aici)

(Dacă dai click pe unul dintre link-urile certSign și apoi decizi să achiziționezi o semnătură digitală, factureaza.ro va primi un mic comision de afiliere din partea certSign.)