Arhivarea documentelor contabile cade în responsabilitatea firmei. Administratorul societății este persoana responsabilă de gestionarea și asigurarea procedurilor de arhivare, fie personal, fie prin delegarea acestei sarcini către un angajat sau o firmă specializată.
În funcție de tipul documentului, arhivarea se poate face doar electronic și poate avea durate diferite.
Hai să vedem cât timp și cum trebuie să păstrezi facturile, registrele și celelalte documente contabile.
Regula generală: termenul de arhivare este de 5 ani
Conform Legii contabilității nr. 82/1991, termenul general de păstrare în arhivă este de 5 ani pentru:
- registrele de contabilitate obligatorii;
- documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile;
- statele de salarii.
Dar există un detaliu important: cei 5 ani nu se calculează de la data emiterii documentului, ci de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Exemplu concret
Arhivarea documentelor aferente anului 2024:
- exercițiul financiar se încheie la 31 decembrie 2024;
- termenul de arhivare începe la 1 iulie 2025;
- documentele trebuie păstrate până la 1 iulie 2030.
Arhivarea documentelor: excepții de la termenul de 5 ani
Nu toate documentele urmează aceeași regulă.
Documentele care dovedesc achiziția unor bunuri cu durată lungă de utilizare
Dacă un document justifică achiziția unui bun care va fi folosit mai mult de 5 ani, acel document trebuie păstrat pe toată durata de viață utilă a bunului.
De exemplu, ai cumpărat un utilaj cu durată de utilizare de 10 ani? Factura acelui utilaj trebuie păstrată 10 ani.
Logica este simplă: documentul trebuie să existe cât timp bunul există în evidențele firmei.
Situațiile financiare și raportările contabile
Situațiile financiare anuale și raportările contabile intermediare se păstrează 10 ani.
Aici intră, de exemplu:
- bilanțurile;
- raportările semestriale;
- alte situații financiare obligatorii.
Arhiva poate fi fizică sau electronică?
Digitalizarea arhivei este permisă și încurajată.
Legislația actuală permite arhivarea documentelor financiar-contabile atât pe hârtie cât și în format electronic.
Asta înseamnă că nu mai este obligatoriu să păstrezi rafturi întregi de dosare, atâta timp cât documentele sunt arhivate corect și pot fi prezentate la nevoie.
Ce documente poți arhiva exclusiv electronic?
Aproape toate documentele financiar-contabile uzuale pot fi păstrate în format electronic.
Registrele contabile obligatorii
Orice firmă trebuie să păstreze:
- Registrul-jurnal
- Registrul-inventar
- Cartea mare
Dintre acestea, Registrul-jurnal este cel mai utilizat în activitatea curentă. Registrul-inventar se completează la inventarierea patrimoniului, iar Cartea mare rămâne obligatorie chiar dacă este mai puțin folosită în practică.
Documentele justificative
Aici intră cele mai multe documente din activitatea de zi cu zi:
- facturi;
- avize de însoțire a mărfii;
- chitanțe;
- deconturi de cheltuieli;
- note de recepție;
- bonuri de consum;
- bonuri de transfer;
- dispoziții de livrare;
- decizii de imputare.
Facturile sunt cel mai simplu exemplu
Odată cu sistemul RO e-Factura, facturile circulă deja în format electronic.
Dacă primești o factură prin RO e-Factura, documentul valid este cel din sistemul electronic. Exemplarul tipărit (dacă există) nu este documentul relevant din punct de vedere fiscal.
Asta face arhivarea mult mai simplă. Atât pentru facturile emise, cât și pentru cele primite.
Ce se întâmplă cu statele de salarii?
Statele de salarii au avut una dintre cele mai importante modificări din ultimii ani.
În trecut, acestea se păstrau 50 de ani. Astăzi, termenul general este de 5 ani, dacă angajatorul depune declarația 112 (declarația privind impozitul reținut și contribuțiile sociale).
Avem și o excepție. Dacă salariile sunt plătite în numerar, statul de plată trebuie semnat de angajați ca dovadă a plății. În acest caz, documentul fizic rămâne important.
Dar documentele de personal?
Aici regulile sunt diferite. Contractele individuale de muncă (CIM), actele adiționale și celelalte documente de personal se păstrează 75 de ani.
Acestea pot fi arhivate electronic. Dar, atenție, doar dacă ambele părți semnează documentele electronic cu semnătură digitală avansată sau calificată.
Semnătura electronică avansată permite identificarea semnatarului și detectarea modificărilor ulterioare. Semnătura electronică calificată este varianta cu cel mai ridicat nivel de siguranță juridică și tehnică.
În cazul unui control ITM, dacă documentele de muncă sunt semnate electronic de ambele părți, inspectorii de muncă trebuie să le accepte în format electronic. Nu pot solicita obligatoriu versiunea tipărită.
Cum te poate ajuta factureaza.ro cu arhivarea documentelor?
Cu aplicația noastră poți arhiva ușor facturile, atâta cele emise cât și cele transmise.
Pentru fiecare factură transmisă la RO e-Factura sau primită de la un furnizor, factureaza.ro salvează: arhiva ANAF care conține fișierul XML, semnătura ANAF (sau, după caz, mesajul de eroare) și PDF-ul generat de ANAF.
Aplicația noastră îți permite să:
- Stochezi și gestionezi toate e-Facturile într-un mediu sigur și ușor accesibil.
- Descarci automat facturile transmise de furnizorii tăi prin sistemul RO e-Factura.
- Organizezi documentele astfel încât să fie ușor de găsit și verificat.
Respecți obligațiile legale fără efort suplimentar.
Dacă vrei să testezi aplicația, primele trei luni sunt gratuite și fără limitări. Creează un cont și încearcă.
Pentru mai multe detalii citește acest articol despre Arhivarea e-Factura: Cât timp trebuie păstrate facturile electronice?
Concluzie
Arhivarea documentelor este diferită în funcție de tipul documentelor:
- 5 ani pentru majoritatea documentelor contabile;
- 10 ani pentru situațiile financiare;
- pe durata de viață a bunului pentru documentele de achiziție ale activelor;
- 75 de ani pentru documentele de personal.
În plus, legislația actuală permite arhivarea electronică pentru majoritatea documentelor.
Totuși, digitalizarea vine și cu responsabilități: backup, securitate și acces rapid la documente atunci când ai nevoie de ele. Dar, dacă îți organizezi corect arhiva digitală, câștigi timp, spațiu și ai mai puține bătăi de cap la controale.
