Denumirea în sine, factura proformă, creează confuzii, așa că înțelegem dacă ai nelămuriri cu privire la natura acestui document care sună ca o factură, arată ca o factură, dar care este de fapt o ofertă de preț.
În acest articol vei afla:
- Ce este o factură proformă și de ce nu obligă clientul la plată
- De ce nu înregistrezi factura proformă în contabilitate
- De ce sunt situații când e mai bine să emiți o proformă decât o factură
- Ce elemente trebuie să conțină factura proformă
- Modele de facturi proforme
- Diferențele dintre proformă și factură
- Cât de ușor este să emiți o proformă cu un program de facturare online
Ce înseamnă factura proformă (definiție)
În latină, “pro forma” înseamnă, așa cum probabil te-ai prins deja, “pentru formă”, adică, în cazul nostru, un document provizoriu și neoficial, care nu are valoare contabilă.
O factură proformă funcționează ca o ofertă de preț și este emisă înainte ca bunurile sau serviciile să fie livrate sau efectuate, cu scopul de a informa clientul cu privire la costul total al achiziției, inclusiv taxele și orice alte costuri suplimentare mai pot interveni (de exemplu, taxe de transport).
Ca orice ofertă de preț, proforma conține lista produselor sau serviciilor, prețul pe bucată sau pe serviciu, și descrierea fiecărui tip de produs sau serviciu.
Rolul proformei este să convingă clientul să cumpere.
De reținut însă că, oricât de edificatoare ar fi, factura proformă nu obligă clientul la plată. Cu toate acestea, un client poate alege să facă o plată în baza unei proforme, caz în care, furnizorul va emite ulterior o factură.
Înregistrarea facturii proforme
Dacă vrei să-l amuzi pe contabilul tău, trimite-i să înregistreze o proformă în contabilitate.
Fiind doar o ofertă de preț simplificată, factura proformă nu este un document contabil, așadar nu se introduce în contabilitate. Are exclusiv valoare comercială, niciodată fiscală.
Când folosești factura proformă
Probabil începi să te întrebi, bun, și totuși, dacă proforma asta e doar de… formă, de ce mai există? La ce anume folosește?
Ei bine, sunt situații în care proforma strălucește și ia fața facturii, ajutându-te să eviți problemele pe care le poate genera factura. Plus că, în anumite relații comerciale, proforma îi este utilă clientului tău.
Când intenția de cumpărare a clientului este nesigură
Dar posibilă. Atunci când nu știi dacă un client îți va achiziționa produsele sau serviciile, mai bine îi trimiți o proformă în loc de factură.
Spre deosebire de factură, care-i musai să fie introdusă în contabilitate (și prin urmare generează obligații de plată a taxelor și impozitelor), proforma nu se introduce în contabilitate și neplata nu are consecințe (altele decât dezamăgire și nervi).
În situația neplăcută în care clientul se răzgândește, consolează-te că măcar i-ai trimis o proformă, nu o factură, și ai scăpat de stornarea sau anularea facturii, și mai ales de posibilele obligații de plată la taxe și impozite.
Pentru operațiuni de import-export
Dacă exporți marfă, factura proformă ajută importatorul (clientul) să efectueze formalitățile vamale și îi poate fi utilă:
- Ca să obțină valuta necesară sau licența de import
- Atunci când banca i-o solicită pentru perfectarea unui acreditiv documentar
- Dacă vama din țara importatorului solicită o factură proformă consulară
- Pentru înțelegerile comerciale în regim de consignație (atunci când importatorul nu plătește bunurile la livrare, ci pe măsură ce le vinde la rândul său către o terță parte)
Pentru încasări în avans
Atunci când nu ai un contract semnat cu clientul, dar dorești să îi ceri o plată în avans, poți emite o factură proformă ca document de plată fără valoare fiscală.
Pentru controlul cashflow-ului
Dacă livrezi servicii clienților tăi în sistem de abonament sau dacă accepți plata în tranșe, poți alege ca la scadență să emiți facturi proforme în baza cărora clienții să efectueze aceste plăți recurente. Astfel, te protejezi de clienții rău-platnici și de plata TVA-ului înainte să încasezi banii de la clienți.
Ce trebuie să conțină o factură proformă
Codul fiscal nu reglementează factura proformă. Asta înseamnă că nu trebuie să respecți vreun standard legal anume, atunci când emiți o proformă.
Ca regulă de bază însă, proforma seamănă foarte bine cu factura, astfel încât clientul:
- Să poată face plata, dacă dorește
- Să poată verifica seriozitatea și viabilitatea financiară a furnizorului
- Să aibă a imagine clară, detaliată și convingătoare a serviciilor sau produselor pe care le va achiziționa.
Și, tocmai pentru că proforma și factura seamănă atât de bine, este important să eviți confuzii și să scrii cu un font mare titlul “Factură proformă” pe document.
Elementele facturii proforme
La fel ca o factură, proforma conține următoarele elemente:
- Titlul
- Datele de identificare și de plată ale furnizorului și ale clientului (adresa sediului firmei, codul de identificare fiscală, numărul de ordine din registrul comerţului, oraşul, localitatea, banca și codul IBAN)
- Data emiterii
- Denumirea produselor sau a serviciilor
- Cantitatea, prețul unitar și prețul total
- Data de expirare (până la care prețurile din ofertă sunt valabile)
Spre deosebire de factură, proforma poate să nu conțină: termenul de plată, datele bancare ale clientului, numărul comenzii, codurile produselor, datele delegatului.
Model factură proformă
Pe factureaza.ro poți alege dintre nouă modele de facturi proforme, pe care le poți apoi personaliza cu logo, fonturi și culori, sloganul companiei tale și pagina web.
Aici găsești și mai multe modele de proforme din care te poți inspira.
Ulterior plății, din factura proformă poți genera automat o factură și poți asocia plata fie doar facturii, fie ambelor documente.
De reținut și că, dacă accepți plata cu cardul, prin factureaza.ro poți încasa proformele inclusiv online (valabil doar prin procesatorii de plăți Mobilpay și Stripe).
Diferențele dintre factura proformă și factură
Dacă n-ai avut răbdare să citești întreg articolul (te înțelegem, noțiunile de contabilitate sunt fascinante până la un punct), tabelul de mai jos explică pe scurt ce este factura proformă comparativ cu factura.
Emite o factură proformă cu un program de facturare online
Dacă ai nevoie să emiți chiar azi o factură proformă, avem vești bune. Îți faci rapid un un cont gratuit pe factureaza.ro și timp de 90 de zile poți emite oricâte documente dorești (proforme, facturi, chitanțe, avize).
După cele 90 de zile gratis, poți alege un abonament în funcție de câte documente emiți într-o lună. Sau poți opta să rămâi la varianta gratuită, cu o limită de un utilizator pe cont și cinci documente emise pe lună.
Concluzii
Proforma nu are valoare fiscală, nu se introduce în contabilitate, dar poate fi folosită ca document de plată într-o tranzacție comercială.
Prețurile și informațiile din proformă pot fi schimbate. Cumpărătorul poate cumpăra mai mult sau mai puțin decât este prevăzut în proformă, după care factura este cea care va reflecta plata.
Folosește proforma atunci când nu ești sigur dacă un client îți va cumpăra serviciile sau produsele, în relațiile de import-export, ca să-ți protejezi cashflow-ul.
Deoarece proforma seamănă foarte bine cu factura, ai grijă ca mențiunea “proformă” să apară cât mai vizibil pe document.
Fă-ți cont gratuit pe factureaza.ro, folosește elementele tale de branding (logo și culori) și emite repede oricâte proforme dorești. Noi sperăm să fie cât mai multe și toate să genereze vânzări!
Pentru mai multe sfaturi și resurse financiar-contabile care te vor ajuta să-ți crești afacerea, înscrie-te la newsletter-ul nostru.
