e-Factura devine obligatorie de la 1 ianuarie 2024 pentru toți operatorii economici

Începând cu 1 ianuarie 2024, utilizarea facturilor electronice (e-Factura) va deveni obligatorie pentru toți operatorii economici în relațiile de B2B.

Companiile vor trebui să implementeze un sistem de facturare electronică sau să utilizeze platforme de facturare care să le permită să genereze și să trimită e-facturi în conformitate cu standardele legale.

În acest articol îți explicăm:

• Ce este e-Factura
• Cine trebuie să trimită e-Factura în SPV ANAF
• Cum generezi e-Factura
• Cum trimiți e-Factura în SPV ANAF
• Ce se întâmplă după ce ai trimis e-Factura în SPV ANAF
• Cum corectezi e-Factura

Ce este e-Factura

e-Factura este factura emisă, transmisă şi primită într-un format electronic structurat de tip XML – sintaxa UBL (Universal Business Logic) care permite prelucrare electronică și automată.

Atenție! O factură în format PDF pe care i-o trimiți clientului online (pe email) nu este o factură electronică.

Pentru ca o factură să poate fi transmisă în SPV, trebui să generezi factura respectivă într-un format specific, adică .xml. Pentru asta ai nevoie de ajutor. Citește mai departe pentru detalii.

Cine trebuie să trimită e-Factura în SPV ANAF

e-factura este deja obligatorie în orice relație B2G (business to government), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către o instituție a statului român.

Mai este obligatorie și în orice relație B2B, însă doar atunci când se comercializează produse cu risc fiscal ridicat. Se consideră produse cu risc legumele și fructele, băuturile alcoolice, construcțiile noi, apa minerală naturală, nisipul, pietrișul, îmbrăcămintea și încălțămintea.

Și, nu în ultimul rând, mai emit e-Facturi firmele care acceptă vouchere de vacanță pentru plata facturii.

De la 1 ianuarie 2024 însă, e-Factura nu se va mai limita la aceste trei situații, ci se va aplica generalizat.

Adică vei folosi e-Factura atât în spețele de mai sus, cât și în orice relație comercială de tip B2B.

B2B înseamnă business to business și se referă la relațiile comerciale dintre două entități juridice. Cu alte cuvine, e-Factura va deveni obligatorie pentru orice firmă sau PFA care emite facturi către o altă firmă sau un alt PFA.

e-Factura nu se folosește în situațiile B2C (business to consumer), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către clienți persoane fizice. Cu excepția facturilor încasate cu vouchere de vacanță.

Cele trei variante de a genera e-factura

Folosești aplicația ANAF

Intri pe site-ul ANAF, în aplicația web de completare factura electronică si obținere XML, completezi detaliile facturii și generezi e-factura în format XML. Cu un pic de efort, te prinzi ce și cum trebuie să completezi. Devine consumator de timp dacă ai nevoie să emiți multe facturi.

Ceri ajutorul unui programator și faci o integrare specifică

Dacă emiți facturile cu un program sau un soft care nu are modul de e-Factura (de exemplu, un ERP, CRM, un e-commerce sau o aplicație de vânzări), poți face o integrare.

Plătești un programator să lege sistemul tău digital, oricare ar fi el, de aplicația ANAF.

ANAF pune la dispoziție gratis resursele și documentația de care va avea nevoie programatorul tău. Le găsești aici.

Odată legătura făcută, ori de câte ori sistemul tău emite o factură, se generează automat și fișierul XML care trebuie trimis în SPV ANAF.

Atenție! ANAF face ocazional schimbări la infrastructura IT din spatele e-factura, pe care le comunică aici. Ori de câte ori apare o modificare, așteaptă-te să nu mai meargă integrarea. Va trebui să mai plătești câteva ore de programare ca automatizarea să redevină funcțională.

Folosești integrarea e-Factura din aplicația ta de emitere facturi online

Nu credem să mai existe vreun serviciu de facturare online care să nu fie integrat cu e-Factura.

Dacă emiți facturile online, activează modulul e-factura și, cu un click, aplicația va genera fișierul pentru tine.

Avantajul față de o integrarea custom este că nu te costă nimic extra față de abonamentul lunar pe care îl plătești oricum. În plus, ori de câte ori apar schimbări la ANAF, este responsabilitatea aplicației ca integrarea să fie funcțională. Din nou fără alte costuri pentru tine.

Intra pe factureaza.ro și află mai multe.

Cum trimiți e-Factura în SPV ANAF

După ce ai generat e-Factura, trebuie s-o trimiți la ANAF, în SPV.

Mai întâi de orice trebuie să ai semnătură digitală și acces în SPV-ul firmei sau PFA-ului tău. Fără asta, degeaba generezi e-Facturi, pentru că nu le vei putea încărca în SPV. Citește acest articol pentru detalii.

Cei de la certSign îți pun la dispoziție două variante: semnătura electronică pe TOKEN sau semnătura electronică în CLOUD. 

Cu certSign Paperless (în cloud) poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă).

Pentru varianta cu token, certSIGN oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare).

Dacă ai acces în SPV, atunci, în funcție de cum generezi e-Factura, ai mai multe opțiuni de trimitere.

Dacă generezi e-Factura din aplicația web ANAF

După ce ai descărcat fișierul XML pe calculatorul tău, te loghezi în SPV și încarci manual factura. Urmează pașii de aici.

Dacă generezi e-Factura automat cu o integrare custom

Când programatorul tău îți dezvoltă integrarea, trebuie să se asigure că îți pune la dispoziție și un mod automat de a trimite facturile în SPV. Ca să nu stai tu să le tot descarci pe calculator și apoi să le încarci una câte una în SPV.

Dacă generezi e-Factura cu un serviciu de facturare online

Cu factureaza.ro ai două variante. Poți alege să descarci e-facturile la tine pe calculator și apoi să le încarci una câte una în SPV. Vezi aici pașii.

Sau, recomandarea noastră, poți activa integrarea e-Factura prin care, odată e-Factura generată, se trimite automat și în SPV. Asta se întâmplă direct din factureaza.ro. Tu nu mai ai treaba cu SPV-ul decât la început, când activezi legătura dintre contul tău pe factureaza.ro și contul tău în SPV. Vezi aici pașii.

Erori la trimiterea e-facturilor

De cele mai multe ori, erorile de trimitere țin de corectitudinea datelor introduse și se pot remedia relativ ușor.

Pot apărea erori legate de:

• CIF furnizor
• CIF client
• Adresă furnizor
• Adesă client
• Cote TVA
• Unitate de măsură fără asociere
• Produse fără risc fiscal precizat sau cele cu risc fiscal fără coduri NC/CPV

După ce corectezi erorile va trebui să trimiți din nou e-factura în SPV.

Ce se întâmplă după ce ai trimis e-Factura în SPV ANAF

După ce ai trimis cu succes e-Factura, ANAF trebuie s-o valideze. Validarea presupune verificări privind structura și sintaxa și verificări semantice. Validarea nu depinde de modul în care ai generat sau trimis factura în SPV. Este 100% în controlul ANAF și se face automat.

Și în urma validării pot apărea erori. În funcție de natura erorii va trebuie să găsești soluții de remediere. Aici situațiile sunt prea specifice ca să le putem detalia în acest articol. De cele mai multe ori se rezolvă cu un telefon la contabilitate.

Dacă apar erori de validare (sau de trimitere, ca mai sus), atunci când trimiți e-Facturi prin factureaza.ro, te vom înștiința printr-o notificare. Mai mult, în aplicație poți filtra facturile după următoarele criterii: “fără eFactura”, “trimisă fără erori”, “trimisă cu erori”, “acceptată la eFactura”, “neacceptată cu erori”.

Dacă validarea nu generează erori, factura este acceptată în SPV ANAF și totul este în regulă.

Ca să-și descarce e-Factura, clientul tău trebuie să intre în propriul său spațiu SPV, s-o identifice acolo și s-o descarce. Sau să aibă la dispoziție propriul său sistem IT integrat cu SPV care să-i ofer acces la documente.

Cum corectezi e-Factura

Odată ce-ai trimis e-Factura în SPV ANAF, n-o mai poți retrage.

Așa că, dacă apari greșeli pe factură și ai nevoie să corectezi detalii legate de cantități și prețuri, va trebui:

• să emiți o factură storno cu referință la factura greșită
• să emiți o altă factură corectă
• să trimiți ambele facturi, cea storno și cea corectă, în SPV ANAF

Citește aici mai multe despre stornare în general (principiile sunt aceleași și pentru e-facturi).

Concluzie

Trecerea la e-Facturare obligatorie reprezintă o mișcare importantă către modernizarea și digitalizarea proceselor administrative în mediul de afaceri românesc.

Pentru a se conforma noilor reguli, companiile trebuie să se pregătească în avans, să adopte soluții tehnologice adecvate și să informeze corespunzător partenerii de afaceri cu privire la schimbările ce urmează să aibă loc în modul de facturare.

În toate astea, o aplicație de facturare online își va face viața mai ușoară :-).

(Dacă dai click pe unul dintre link-urile certSign și apoi decizi să achiziționezi o semnătură digitală, factureaza.ro va primi un mic comision de afiliere din partea certSign.)