Ce este și cum definești seria de facturi

Seria de facturi este o succesiune compusă din cifre și eventual litere, valabilă timp de un an calendaristic, în cadrul căreia facturile primesc numere unice consecutive, alocate în ordine cronologică.

Conform Codului fiscal, numărul este unul dintre elementele obligatorii ale unei facturi.

De mulți ani deja, de la 1 ianuarie 2007, firmele nu mai trebuie să folosească tipizate (facturi fiscale înseriate şi numerotate de Imprimeria Naţională). Îți poți crea și tipări propriile facturi, dar înainte trebuie să le aloci o serie și o numerotare. Și, bineînțeles, să respecți și celelalte elemente obligatorii.

Din acest articol vei afla cum poți defini și utiliza eficient seriile de facturi, indiferent dacă ești SRL, PFA, sau alt tip de organizație juridică care emite facturi.

Cum definești seria de facturi

O serie de facturi bine definită și eficient utilizată joacă un rol important în gestionarea financiară a afacerii tale.

Stabilește structura seriei de facturi

Înainte să emiți prima factură, stabilește structura seriei de facturi: formatul numerelor, prefixul sau sufixul, numărul de început.

De reținut că numărul de început al seriei este obligatoriu. Prefixul sau sufixul sunt opționale, dar te pot ajuta la o mai bună gestionare a tranzacțiilor financiare.

Dacă desfășori o activitate simplă, poți opta pentru o serie cu structură simplă, exclusiv numerică. În acest caz, seria începe, de exemplu, de la 001.

Pentru activități complexe, îți recomandăm să folosești prefix și sufix ca să diferențiezi între tipuri de tranzacții facturate.

Prefixul te ajută să faci diferențieri utile atunci când:

• vinzi produse și servicii din două sau mai multe domenii distincte 
• ai mai mult puncte de lucru
• ai mai multe gestiuni
• ai mai mulți reprezentanți de vânzări

Pentru fiecare situație specifică poți defini o serie de facturi dedicată și identificată printr-un prefix anume.

De exemplu, să presupunem că ești un webdesigner care oferă și servicii de hosting. Poți crea două serii de facturi distincte. Pe una dintre ele vei factura doar serviciile de webdesign. Pe cealaltă doar serviciile de hosting. Iar ca să le diferențiezi, te vei folosi de prefix, să zicem WEB, respectiv HOS. Ideea e să alegi prefixe cu semnificație, ca atunci când te uiți la un număr de factură, să știi imediat ce ai facturat.

Sufixul are tot rol de identificare. Poți folosi ca sufix anul în care ai emis factura. Ca să continuăm exemplul de mai sus, seriile vor arăta așa: WEB-001-2024 și HOS-001-2024.

Pentru simplificare, noi am început fiecare serie de la unu. Dar nu este obligatoriu. Dacă în anul precedent ultima factură emisă a primit numărul 495, poți începe anul următor cu numărul 496.

Important și obligatoriu nu este cu ce număr începi, ci cum continui, odată ce ai stabilit numărul. Facturile emise în cadrul unei serii și al unui an calendaristic trebuie să primească mereu numere unice și consecutive:

• nu e voie să sari de la factura 1 la factura 3
• nu e voie ca factura cu numărul 3 să aibă o dată anterioară facturii cu numărul 2
• nu e voie să ai două facturi cu numărul 3 în cadrul aceleiași serii

Ordinea și disciplina în facturi este esențială nu doar ca să respecți codul fiscal, ci și ca să eviți haosul în contabilitate.

Aici te ajută mult facturarea online, pentru că aplicația, odată ce ai definit seriile, atribuie automat numerele, fără bătăi de cap pentru tine. Mai mult, te și atenționează dacă, intervenind manual în consecutivitatea seriilor, provoci duplicări sau omisiuni. Cu alte cuvinte, economisești timp și în plus reduci riscul de erori umane.

Decizia internă pentru seriile de facturi

După ce ai definit seria sau, după caz, seriile, trebuie să faci decizia internă pentru seriile de facturi.

Dacă ai definit mai multe serii, nu este nevoie de câte o decizie separată pentru fiecare. Una singură le rezolvă pe toate.

Prin această decizie, administratorul firmei sau contabilul desemnează o persoană sau mai multe cu atribuții privind alocarea și gestionarea seriilor și numerelor.

Nu uita că, la fiecare început de an, conform codului fiscal, ai obligația să definești serii noi pentru facturi (dar și pentru chitanțe și avize). Și apoi să întocmești declarația internă.

Pe factureaza.ro din câteva click-uri, aplicația generează decizia pentru tine. Nu trebuie să cauți modele pe internet și apoi să stai să le completezi.

Fiind un document intern, decizia nu se înregistrează la ANAF, ci doar se păstrează la dosar.

În concluzie, o serie de facturi bine definită și eficient utilizată joacă un rol important în gestionarea financiară a afacerii tale. Prin implementarea unei abordări logice, actualizarea anuală și automatizarea proceselor, vei putea menține controlul asupra fluxului financiar și vei contribui la dezvoltarea durabilă a companiei tale.

Iar dacă vrei să-ți faci viața mai ușoară, deschide un cont pe factureaza.ro (primele trei luni sunt gratis) și lasă aplicația să numeroteze facturile pentru tine.