Greșelile e-Factura apar cel mai des atunci când procesul de facturare nu este pe deplin înțeles.
Chiar dacă majoritatea firmelor s-au obișnuit deja cu transmiterea documentelor în sistemul RO e-Factura, există în continuare situații în care procedura corectă nu este clară sau este trecută cu vederea.
În acest articol trecem în revistă – pe scurt, dar cuprinzător – cele mai frecvente greșeli care pot apărea la transmiterea e-Facturilor și care te pot costa timp, bani sau ambele.
Greșelile e-Factura pentru care riști amenzi
Ignori termenul limită de transmitere în SPV
e-Facturile trebuie transmise către ANAF în cel mult 5 zile calendaristice de la emitere. Termenul de 5 zile se calculează din ziua următoare celei în care a fost emisă factura și expiră în cea de-a 5-a zi, indiferent că aceasta este o zi lucrătoare sau nelucrătoare.
Dacă depășești acest termen, riști sancțiuni deloc neglijabile:
- între 5.000 și 10.000 lei pentru contribuabilii mari,
- între 2.500 și 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii,
- între 1.000 și 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.
Nu verifici e-Facturile primite de la furnizori
În relațiile B2B (business to business), facturile PDF nu au valoare fiscală. Dacă un furnizor (SRL, PFA, ÎI, SA etc) îți emite o factură, ai obligația să te asiguri că aceasta a fost încărcată în SPV-ul firmei tale.
Dacă o introduci în contabilitate fără să fi fost transmisă prin SPV, ANAF te poate amenda cu 15% din valoarea totală a facturii. O greșeală simplă care poate deveni costisitoare.
Nu transmiți în SPV facturile emise către persoane fizice
Începând cu 1 ianuarie 2025, firmele sunt obligate să transmită în SPV și facturile emise către persoane fizice – așa-numita relație B2C (business to client).
Pentru clienții care nu furnizează CNP-ul, ANAF permite înlocuirea acestuia cu un cod generic format din 13 zerouri (0000000000000).
Atenție: în relația B2C, spre deosebire de B2B și B2G (business to government), firmele trebuie să pună la dispoziția consumatorilor și factura în format PDF sau tipărită.
Începând cu 1 iulie 2025, netransmiterea e-Facturilor B2C în SPV atrage sancțiuni între 1.000 și 10.000 lei, în funcție de categoria de contribuabil.
Uiți să reînnoiești certificatul digital
Certificatul digital este cheia accesului tău în SPV. Dacă nu îl reînnoiești la timp, te poți trezi cu e-Facturi netransmise sau transmise cu întârziere.
Noi îți recomandăm să te ocupi de reînnoire înainte de data expirării, folosind certificatul vechi. Dacă îl lași să expire, va trebui să obții un certificat nou, un proces mai costisitor și mai complicat.
Recomandare: setează un reminder recurent pentru verificarea valabilității certificatului. E un gest mic, dar te poate scuti de bătăi de cap mari.
Citește și acest articol scurt despre cum faci reînnoirea certificatului digital pentru SPV ANAF.
Ignori mesajele de eroare de la ANAF
Faptul că ai transmis e-Factura în SPV nu înseamnă că procesul s-a încheiat. Factura trebuie să fie și validată de ANAF. În lipsa validării, documentul nu are valoare fiscală. Practic, e ca și cum nu l-ai transmis deloc.
Dacă ANAF respinge o factură, vei primi un mesaj de eroare în SPV, care conține:
- răspunsul ANAF,
- motivul invalidării,
- codul și descrierea erorii.
Este esențial să citești mesajul, să corectezi greșeala și să retrimiți factura în forma corectă.
Pe factureaza.ro, statusurile e-Facturilor sunt afișate clar, într-un singur ecran. Vezi rapid dacă factura a fost validată, respinsă sau e în așteptare. Și știi imediat ce ai de făcut.
Greșelile e-Factura care te vor costa timp
Chiar dacă nu vin la pachet cu amenzi, unele greșeli legate de e-Factura îți pot consuma resurse valoroase: timp, energie și claritate în contabilitate. În unele cazuri, pot ridica semne de întrebare și la un control fiscal.
Modifici, anulezi sau ștergi o factură după validarea de către ANAF
Odată ce o factură a fost transmisă în SPV și validată de ANAF, nu mai poate fi modificată, anulată sau ștearsă. Singura opțiune legală este stornarea. Adică emiterea unei facturi pe minus, care anulează total sau parțial documentul anterior. Și apoi, eventual, emiterea unei facturi corecte pe plus. Citește acest articol util despre stornarea e-Factura.
Dacă, la un control ANAF, se constată că ai modificat o factură deja validată, va trebui să justifici intervenția și să corectezi situația prin evidențele contabile.
Accepți în SPV facturi de furnizori transmise greșit sau care nu sunt pentru firma ta
Se poate întâmpla ca un furnizor să trimită din greșeală o factură care:
- are date incorecte,
- nu corespunde livrărilor sau serviciilor prestate,
- nici măcar nu este destinată firmei tale.
În astfel de cazuri, nu ignora factura și, mai ales, nu o înregistra în contabilitate. Intră în SPV și transmite un mesaj de refuz conform pașilor de aici. Astfel, eviți confuzii sau înregistrări incorecte în evidențele contabile.
Nu există amendă pentru acceptarea unei facturi greșite, însă poți ajunge ușor la erori care să-ți complice contabilitatea și să ridice suspiciuni la un eventual control.
Nu arhivezi e-Facturile
Mulți contribuabili presupun că e-Facturile rămân „pe vecie” în SPV. Realitatea e alta: ANAF păstrează fișierele XML și mesajele de validare doar 60 de zile de la publicare.
După acest termen, documentele:
- nu mai sunt disponibile automat în SPV,
- pot fi eliberate de către ANAF doar la cerere, printr-un proces anevoios.
Prin urmare, responsabilitatea arhivării revine în totalitate firmei tale. Trebuie să:
- salvezi toate e-Facturile (fișierele XML),
- păstrezi mesajele de validare de la ANAF,
- le arhivezi electronic (cloud, server sau PC),
- și să le păstrezi timp de cel puțin 5 ani, conform legii.
În caz de control, nu e suficient să ai factura. Îți trebuie și dovada clară că a fost transmisă și validată la timp.
Vezi aici cum să arhivezi corect e-Facturile.
Duplicarea facturilor
Este ușor să greșești și să trimiți aceeași factură de mai multe ori în SPV, mai ales în perioade aglomerate. Dacă cele două facturi sunt identice 100%, sistemul ANAF le detectează automat și respinge duplicatul, fără consecințe pentru tine.
Problema apare când faci o modificare, chiar minoră. De exemplu, este suficient să ai un caracter în plus sau în minus. În acest caz, factura este considerată diferită, este acceptată și validată de ANAF, iar în contabilitate riști:
- dublarea veniturilor,
- neconcordanțe,
- complicații la declarare sau la un eventual control.
Recomandare: verifică în sistem dacă factura a fost deja transmisă și validată înainte de a o retrimite.
Folosești softuri multiple de facturare
Când folosești mai multe aplicații sau platforme pentru emiterea de facturi (ERP, platformă de e-commerce, un program de contabilitate sau CRM), pot apărea rapid probleme precum facturi dublate, lipsă, sau inconsecvențe în numerotare.
Soluția? Centralizează transmiterea e-Facturilor într-un singur serviciu, care poate prelua automat facturile din toate sursele și le transmite corect către ANAF. Astfel eviți erorile de sincronizare, reduci volumul de muncă manuală, și ai o imagine clară asupra statusului fiecărei facturi.
Concluzii
Respectarea regulilor e-Factura nu e complicată, atâta timp cât acorzi atenție câtorva detalii esențiale: termenele de transmitere, validarea în SPV, facturile primite de la furnizori și arhivarea corectă. Micile neatenții pot aduce costuri, timp pierdut sau complicații contabile — dar pot fi ușor evitate cu un sistem bine pus la punct.
Dacă vrei să scapi de griji și să automatizezi tot procesul, factureaza.ro îți oferă un flux complet și eficient:
- transmiți și primești e-Facturi fără efort,
- vezi rapid statusurile și mesajele de eroare,
- programezi trimiterea automată,
- arhivezi totul în siguranță.
✅ Încearcă gratuit. Primele 3 facturi sunt fără costuri și fără limitări. Deschide-ți un cont.
