CUI, CIF, J, cod TVA – toate aceste numere sunt esențiale pentru identificarea și funcționarea legală a unei companii.
În momentul în care îți înființezi o firmă, apar tot felul de coduri care, la prima vedere, par a face parte dintr-un limbaj secret rezervat doar contabililor. În acest articol le deslușim pe rând – CUI, CIF, J, cod TVA – ca să știi exact ce înseamnă fiecare.
CUI: codul unic de identificare a firmei
Orice SRL înmatriculat la Registrul Comerțului primește ulterior un CUI – cod unic de identificare – de la Ministerul Finanțelor Publice. CUI-ul este pentru o firmă ceea ce CNP-ul este pentru o persoană fizică. Reprezintă un număr unic prin care firma se identifică atât în relațiile comerciale cu alte companii, cât și în relațiile fiscale cu autoritățile statului, cum ar fi ANAF.
- Format: un șir de cifre (ex: 12345678).
- Rol: identifică firma în relația cu ANAF și cu partenerii de afaceri.
- Unde îl găsești: în certificatul de înregistrare al firmei, eliberat de Registrul Comerțului.
- Unde îl folosești: pe facturi și contracte, în declarațiile fiscale, la înregistrarea în SPV (ANAF), pentru căutarea unei firme pe site-ul ONRC sau ANAF.
Următoarele entități se identifică prin CUI:
- SRL-uri (societăți cu răspundere limitată)
- PFA-uri (persoane fizice autorizate), cu anumite excepții (profesii liberale)
- Întreprinderi individuale
- Întreprinderi familiale
- Organizații cooperatiste
- Societăți și companii naționale
- Regii autonome
- Grupuri de interes economic
- Grupuri europene de interes economic
- Sucursale înființate de diverse persoane juridice
CIF: codul de identificare fiscală
Spre deosebire de CUI, CIF-ul este eliberat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Pentru un SRL sau un PFA, CUI-ul și CIF-ul sunt, în fapt, același lucru.
Există însă o categorie aparte de entități care nu au CUI, ci doar CIF. Este vorba despre acele persoane care nu au obligația de a se înregistra la Registrul Comerțului.
Următoarele entități se identifică prin CIF și NU au „J”:
- Organizații neguvernamentale
- Asociații
- Fundații
- Federații
- Persoane fizice autorizate care practică profesii liberale (arhitecți, medici, avocați, notari, contabili, consultanți fiscali etc.)
Cod TVA: codul de înregistrare în scopuri de TVA
Codul de înregistrare în scopuri de TVA este folosit doar de firmele plătitoare de TVA.
- Format: RO urmat de CUI (ex: RO12345678).
- Rol: identifică firma ca plătitoare de TVA în relațiile cu ANAF și cu alți parteneri comerciali.
- Când îl primești: fie la înființare, dacă firma se înregistrează direct ca plătitoare de TVA; fie ulterior, prin cerere și aprobare din partea ANAF.
- Unde îl folosești: pe facturi și contracte, în declarațiile fiscale.
Codul intracomunitar de TVA
Atenție: codul de înregistrare în scopuri de TVA nu este același lucru cu codul intracomunitar de TVA.
Codul intracomunitar de TVA se obține de la ANAF de către persoanele juridice care nu sunt înregistrate ca plătitoare de TVA, dar care efectuează tranzacții intracomunitare. Codul este format tot din prefixul RO urmat de CUI, ceea ce poate crea confuzie.
Totuși, acest cod nu te face plătitor de TVA. El este folosit doar în relațiile comerciale intracomunitare – adică în situațiile în care firma ta vinde servicii, respectiv cumpără servicii sau bunuri de la firme din alte state membre ale UE. Pentru mai multe detalii despre codul intracomunitar de TVA, citește acest articol.
J/F/C: numărul de ordine la Registrul Comerțului
Cu anumite excepții (vezi lista mai sus), orice entitate juridică din România – fie că este SRL, PFA, întreprindere individuală etc. – trebuie să fie înregistrată la Registrul Comerțului. În urma înregistrării, firma primește un certificat care conține două elemente esențiale:
- CUI (codul unic de înregistrare)
- Numărul de ordine din Registrul Comerțului
Formatul acestui număr este următorul:
- J pentru persoane juridice (societăți comerciale, regii, grupuri de interes economic etc).
- F pentru PFA-uri, întreprinderi individuale și familiale.
- C pentru cooperative.
Numărul este completat de:
- Numărul județului în care firma are sediul (ex: 12 pentru Cluj).
- Numărul de ordine (înregistrarea firmei în acel an).
- Anul înființării.
Exemplu: J12/1234/2024 = o firmă din Cluj, a 1234-a înregistrată în anul 2024.
- Unde îl găsești: în certificatul de înregistrare al firmei.
- Unde îl folosești: pe facturi și contracte, în căutările de pe site-ul ONRC.
Important: Numărul de ordine din Registrul Comerțului (J/F/C) se poate schimba dacă firma își mută sediul în alt județ. De exemplu, o firmă cu sediul în București va avea codul J40. Dacă mută sediul în Brașov, va primi un nou cod, J08. CUI-ul rămâne însă același – nu se modifică indiferent de mutare.
CUI, CIF, J, cod TVA: de ce contează toate aceste coduri?
Pe scurt, pentru că:
- Fără CUI/CIF, nu exiști fiscal.
- Fără numărul de ordine din Registrul Comerțului, nu ești înregistrat legal ca firmă sau PFA-
- Fără cod TVA, nu poți deduce sau colecta TVA (dacă este cazul).
Orice lipsă sau eroare în utilizarea acestor coduri – mai ales pe facturi – poate duce la sancțiuni sau la respingerea unor cheltuieli în contabilitate.
Concluzie
Codurile fiscale și de identificare – CUI, CIF, J, cod TVA – pot părea complicate la început, dar ele sunt, în esență, „buletinul de identitate” al firmei tale. Odată ce înțelegi ce înseamnă fiecare și unde se folosește, va fi mult mai ușor să gestionezi documentele contabile și să te asiguri că respecți legislația.
Dacă folosești factureaza.ro, toate aceste informații sunt integrate automat în profilul firmei tale și în facturile emise – ca să nu-ți bați capul cu ele de fiecare dată. Simplu și legal!
Iar la final, îți recomandăm acest scurt ghid pentru o facturare rapidă și corectă.
