Suntem de acord că nu-i mare filosofie să faci facturi în Excel sau Word. Dacă ai la îndemână un model, doar schimbi datele și gata factura. Pac, ai trimis-o pe mail la client și ai scăpat de griji. Aparent… Un moment de neatenție, un detaliu greșit, și treaba se complică de la un pic la foarte tare.
De ce să NU emiți facturi în Excel sau Word
Atunci când faci facturile de mână, e musai să ai ochi de vultur și atenție de bibliotecar, pentru că sunt o grămadă de locuri unde se pot strecura erori.
Erori de facturare
De la greșeli de introducere a datelor de facturare la greșeli de calcul matematic, erori pot apărea în cele mai variate locuri: IBAN greșit, adresă, CIF, valoarea cu TVA, totalul facturii etc.
Dar hai să zicem că aici clientul tău te va trage de mână și vei corecta, chiar dacă îți afectezi un pic imaginea profesională.
Ce te faci însă dacă greșești numărul sau seria facturii? Aici șansele ca cineva să observe greșeala sunt semnificativ mai mici. Și uite așa te trezești cu o lipsă în serie. Ori asta dă rău la un control fiscal. Dacă vrei să te documentezi un pic despre seriile de facturi, citește acest articol.
Un program de facturare nu îți poate asigura facturi 100% corecte. Dar vei reduce spre minim posibilitatea de a greși, mai ales la calcule și cu precădere la seriile de facturi – aplicația automatizează toate astea pentru tine. În plus, te scapă și de migăleli cu rotunjirile atunci când ai valori cu zecimale (de mare ajutor la facturile cu mai mult linii).
Facturi mai puțin frumoase
Ca să nu le zicem urâțele. Dacă ești interesant de marketing și de branding, dacă afacerea ta are o identitate vizuală, de ce s-o compromiți cu facturi în Excel sau Word?
Mai mult, facturile în Excel sau Word sunt editabile, deci nu știi ce se întâmplă cu ele după ce ajung la client (nu din rea intenție, ci mai ales din greșeală).
Deci dacă vrei să ai culorile tale de branding pe factură, logo și fonturi, un program de facturare îți pune la dispoziție toate uneltele de care ai nevoie. Mai mult, poți folosi factura ca pe un instrument de marketing. Dacă ești curios cum vine asta, citește acest articol.
Timp pierdut
Programele de facturare sunt concepute special pentru a simplifica procesul de facturare. Astfel, poți crea rapid și ușor facturi personalizate cu informații despre afacerea ta și clienții tăi. Există, de asemenea, funcții avansate de automatizare, cum ar fi programarea facturilor recurente (dacă lucrezi cu abonamente) și trimiterea lor automată către clienți. Toate astea te ajută să economisești timp (și să reduci riscul de erori umane).
Lipsă de conformitate fiscală
Dacă nu ești mereu cu un ochi pe codul fiscal, poți oricând rata ultimele modificări și să emiți facturi neconforme. Problema asta poate apărea mai ales dacă ești un PFA care își ține contabilitate singur. Dacă nu ai un contabil să te atenționeze, e posibil să treacă mult timp, sau un control, până să te prinzi.
Orice program de facturare este actualizat regulat pentru a reflecta schimbările în legislație. Acest lucru te ajută să fii în conformitate cu cerințele fiscale și să eviți amenzi, probleme și alte bătăi de cap.
Și apropo de schimbări legislative, îți recomandăm acest articol despre faptul că de la 1 ianuarie 2024, e-Factura devine obligatorie pentru toți operatorii economici.
Pe factureaza.ro implementarea cu e-factura este folosită deja de sute de firme.
Acces limitat la documente și probleme de organizare
Nimic nu ni se pare mai greoi decât să ai pe un calculator foldere și foldere cu facturi. Cum găsești o factură de la 1900 toamna cu un astfel de sistem? Pe lângă asta, ce te faci dacă ești în deplasare și ai nevoie repede de un document? În Excel sau Word, organizarea și căutarea facturilor pot deveni rapid o provocare, mai ales pe măsură ce afacerea ta crește.
Un program de facturare ține evidența tuturor facturilor emise. Poți să le sortezi, să le cauți și să le accesezi cu ușurință oricând și de oriunde ai nevoie, inclusiv de pe telefon prin aplicațiile de android și iphone.
Complicat de ținut evidența plăților
Cum ții minte care dintre facturi sunt plătite, care sunt scadente sau care sunt plătite parțial? O soluție este să faci tabele complicate, cu observații și coloane.
Nu mai bine lași programul de facturare să se ocupe de toate astea pentru tine? Și nu doar că ai o privire de ansamblu asupra tuturor documentelor și plăților, dar te poți folosi și de notificările automate. Pentru orice factură cu scadența depășită, poți seta programul să tragă clientul de mânecă la un anumit interval de timp.
În concluzie, alegerea unui program de facturare în locul facturilor create manual în Excel sau Word aduce numeroase beneficii afacerii tale, de la eficiență crescută și profesionalism până la organizare mai bună și conformitate fiscală. Acest pas simplu poate avea un impact semnificativ asupra gestionării financiare a afacerii tale și poate contribui la succesul pe termen lung.
Iar dacă temerea ta ține de ușurința de utilizare, o să ne lăudăm și o să te asigurăm că factureaza.ro este cel mai prietenos program de facturare online. Are o interfață intuitivă, ușor de înțeles și accesibilă fără mari cunoștințe tehnice. Cu câteva clicuri, poți crea, personaliza și trimite imediat facturi către clienții tăi.
Și dacă vrei să testezi factureaza.ro, te anunțăm că primele trei luni sunt gratuite.
