Factura fără semnătură și ștampilă este valabilă din 2007 încoace, odată cu aderarea României la UE.
A nu se confunda cu semnătura digitală pentru e-Factura, despre care discutăm un pic mai jos, și care reprezintă altceva.
Conform art. 319 alin. (29) din Codul fiscal, care reglementează aspectele referitoare la facturare, semnarea și ștampilarea facturilor NU constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conțină factura.
Așadar, indiferent dacă emitentul sau destinatarul facturii sunt entități publice sau private, factura este valabilă fără semnătura și ștampila celor două părți (vânzătorul și cumpărătorul).
Aceasta este și motivul pentru care au dispărut facturierele (acele tipizate pe care înainte de 2007 trebuia să le cumperi de la Imprimeria Națională). Din același motiv, facturile pot fi emise online și trimise clientului pe email.
Pentru a avea valoare de document contabil justificativ, o factură trebuie doar să conțină elementele obligatorii, așa cum sunt ele definite în Codul fiscal. Le-am enumerat la finalul articolului.
Evident că te vei mai întâlni cu parteneri de afaceri care vor insista că nu pot accepta factura fără să fie semnată și ștampilată. Ai două variante: îi pui să citească articolul din Codul fiscal sau cedezi și faci cum cer, ca să scapi de-o grijă. Astea fiind spuse, în niciun caz nu poți accepta ca scuză pentru neplată faptul că factura nu a fost semnată și ștampilată.
Alternativ, mai poți menționa pe factură că aceasta “circulă fără semnătură și ștampilă, conform art. 319 alin. 29 din legea 227/2015.” Dar acest text nu este nicidecum obligatoriu.
Cum știi că factura a fost acceptată, dacă nu are semnătura și ștampila clientului
În momentul în care un client primește o factură de la tine (în format fizic sau digital) se cheamă că a acceptat factura și că, dacă este persoană juridică, este obligat (la fel ca tine) să o introducă în contabilitate.
Refuzul facturii trebuie anunțat în scris (dacă factura a fost transmisă digital) și se concretizează prin anulare. Citește aici despre diferențele dintre anulare și stornare. Sau, clientul are opțiunea să refuze primirea facturii atunci când aceasta este livrată fizic, fapt care se concretizează tot printr-o anulare.
Atenție: dacă ai trimis factura în sistemul RO e-Factura, anularea nu mai este posibilă. Poți doar s-o stornezi și apoi s-o transmiți în SPV ca factură stornată.
Ce înseamnă semnătura digitală pentru e-Factura
Semnătura ta digitală, cea pe care o înrolezi la ANAF ca să poți accesa SPV-ul afacerii tale, NU se aplică pe facturi.
Semnătura digitală este folosită pentru a asigura identitatea și autenticitatea persoanei sau entității care transmite e-Factura. Doar prin intermediul certificatului digital, ANAF poate confirma că documentul electronic a fost trimis de la o sursă legitimă și că nu a fost modificat pe parcursul transmiterii.
Prin semnătura digitală te identifici la ANAF ca fiind o persoană cu drept de administrare / facturare / depunere a documentelor contabile.
Cu alte cuvinte, nu folosești semnătura digitală ca să semnezi factura. O folosești ca să:
- demonstrezi că ești persoana care pretinzi că ești
- că ai dreptul să transmiți factura în SPV pentru o anumită entitate juridică
- că îți asumi responsabilitatea pentru documentul emis și transmis
O e-factura trimisă în SPV este un fișier XML simplu și fără nimic criptografic asociat. Dacă factura este validată de ANAF, abia atunci primește o așa numită ștampila digitală sau un număr de ordine (un șir de cifre și numere). Această ștampilă conține marca temporală, coduri de autentificare și alte elemente de identificare, prin care ANAF confirmă că a primit și validat documentul.
Elementele obligatorii ale unei facturi:
- numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
- data emiterii facturii;
- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
- denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
- denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform, ale reprezentantului fiscal;
- denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
- denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum și particularitățile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
- baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum și rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;
- indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei;
- în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului, mențiunea “autofactură;”
- în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă mențiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
- în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, mențiunea “taxare inversă”;
- în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, mențiunea “regimul marjei – agenții de turism”;
- dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție și antichități, una dintre mențiunile “regimul marjei – bunuri second-hand”, “regimul marjei – opere de artă” sau “regimul marjei – obiecte de colecție și antichități”, după caz;
- în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, mențiunea “TVA la încasare”;
- o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune.
Dacă ai nelămuriri despre cum se completează o factură, îți sugerăm acest articol: Cum se face o factură: ghid scurt și ușor de pus în practică.
Iar la final, o veste bună: cu factureaza.ro emiți facturi online în câteva minute, le poți transmite automat la e-Factura (dacă ai un certificat digital înrolat la ANAF), și ai primele trei luni gratis, fără limitări. Fă-ți un cont și testează.
