E-factura nu este altceva decât o factură într-un format digital care permite înțelegerea și procesarea rapidă de către un software.
Un om citește și înțelege o factură atunci când o primește pe hârtie; sau online, într-un format digital inteligibil pentru om: Word, PDF, Excel, JPG (poză).
Un software citește și înțelege o factură atunci când o primește printr-un cablu sau online, într-un format digital inteligibil pentru programele software. Numele acestui format standard este XML – sintaxa UBL de la Universal Business Logic (sau, mai rar folosită, sintaxa CII de la Cross Industry Invoice).
La ce e bună e-factura?
E-factura este un instrument prin care ANAF obține o imagine mai clară asupra tranzacțiilor comerciale dintre firme. Este, în esență, o modalitate de control, combatere și prevenire a evaziunii fiscale, mai ales la declararea TVA-ului.
Utilizarea formatului standard XML(UBL) facilitează verificarea și auditarea tranzacțiilor comerciale. Și permite ANAF să verifice rapid și cu precizie conținutul e-facturilor.
Dar de ce este nevoie de un format standard pentru e-factura?
De ce nu putem trimite în SPV ANAF un PDF al facturii, așa cum trimitem și către clienții noștri? De ce trebuie să ne complicăm cu acest XML UBL din care nu înțelegem nimic? Răspunsul e simplu: deoarece programele software, până una alta, nu se pot autoadapta din mers.
Fiecare firmă folosește un anumit format de factură. Deși cu toții includem în factură elementele obligatorii cerute de codul fiscal, fiecare le așezăm în pagină puțin diferit de cum le așează altă firmă. Eventual, mai punem și un logo, mai adăugăm un mesaj de mulțumire, sau o notă de antent. Pentru ochiul uman, aceste mici diferențe nu pun probleme la înțelegerea unei facturi. Ele sunt însă creatoare de confuzie pentru un software.
Sistemele software, cum ar fi cele folosite de ANAF, trebuie să poată procesa e-facturile eficient și cu minim de eroare. Dacă fiecare firmă ar trimite facturi în formate personalizate, ar fi foarte dificil pentru software să le interpreteze corespunzător. Prin utilizarea unui format standard XML(UBL) se asigură o mai bună interoperabilitate între diferite sisteme software.
Cum generez e-factura în formatul standard XML UBL?
Deci, am stabilit că e-factura nu este un PDF sau o poză pe calculator, deoarece un software nu le-ar putea interpreta corect. Atunci cum facem să generăm o factură într-un format specific unui program, dar care pentru un om este total de neînțeles?
Cum cei mai mulți dintre noi nu suntem programatori, soluția este să apelăm la cineva care se pricepe.
Așadar, ca să generezi e-factura poți să:
Folosești programul gratuit al ANAF
Este de fapt un formular online, unde completezi o serie de câmpuri obligatorii cu date pe care le iei din factura emisă deja clientului tău. Găsești formularul aici. Are avantajul că e gratis. Dezavantajul e clar: completarea formularului este complicată și greoaie. E ca și cum ai face factura din nou, dar cu mai multă muncă.
Dezvolți propriul program
Să zicem că ai un magazin online și emiți facturi direct din platforma de e-commerce. În cazul ăsta, poți angaja un programator care va construi un program de generare e-factura adaptat platformei tale. Te va costa un pic și va genera costuri noi ori de câte ori ANAF schimbă ceva la propriile sisteme informatice.
Folosești modulul e-factura al programelor de conta sau de emitere facturi
Orice program de contabilitate sau serviciu de facturare online care se respectă are un modul de generare e-factura. Tot ce trebuie să faci este să activezi modul. Odată activ, efortul tău se reduce la un click. Cu un singur click nu doar că generezi e-factura, dar o și trimiți în SPV ANAF. Pe factureaza.ro, ca să activezi modulul de e-factura, ai nevoie de un singur lucru: acces în SPVul firmei tale prin certificat digital. Citește mai multe aici.
Cei de la certSign îți pun la dispoziție două variante: semnătura electronică pe TOKEN sau semnătura electronică în CLOUD.
Cu certSign Paperless (în cloud) poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă).
Pentru varianta cu token, certSIGN oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare).
Cine trebuie să transmită e-factura în SPV ANAF?
Am aflat ce este e-factura, la ce e bună, de ce e nevoie să fie într-un format standard pe care îl înțeleg doar calculatoarele, și cum generăm e-factura în acest format standard. Dar chiar orice factură pe care o emitem trebuie să aibă și variantă de e-factura? Nu chiar.
Până la final de 2023, e-factura este obligatorie:
- în orice relație B2G (business to government), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către o instituție a statului român
- în orice relație B2B (business to business), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către altă firmă sau PFA, însă doar dacă produsele comercializate fac parte din lista produselor cu risc ridicat
- în orice relație B2C (business to client), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către o persoană fizică, însă doar dacă serviciile comercializate sunt achitate de clientul persoană fizică prin vouchere de vacanță.
Începând cu 1 ianuarie 2024, e-factura devine obligatorie, pe lângă situațiile de mai sus:
- și în orice relație comercială de tip B2B, adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către altă firmă sau PFA, indiferent de natura produselor sau serviciilor comercializate.
Așadar, dacă ești un SRL sau un PFA și facturezi alt SRL sau PFA, din 2024 va trebui:
- să transmiți e-factura în SPV ANAF
- să primești e-facturi spre plată de la furnizorii tăi, pentru deductibilitatea cheltuielilor și în scopuri de TVA.
Opțiunea de primire a e-facturilor de la furnizori este în curs de dezvoltare pe factureaza.ro și va deveni disponibilă din 2024. Muncim la această extindere a integrării cu e-factura ca să le oferim utilizatorilor noștri o privire de ansamblu asupra tuturor e-facturilor, atât cele emise, cât și cele primite.
În concluzie, e-factura nu e chiar așa un bau-bau fără cap și coadă. E adevărat, reprezintă un efort în plus. Însă, dacă folosești un program de conta sau un serviciu de facturare online, să generezi și să transmiți e-factura în SPV ANAF este floare la ureche.
Ca să te convingi, cel mai simplu este să testezi. Fă-ți cont pe factureaza.ro, profită de primele trei luni gratuite și fără limitări, și activează integrarea cu e-factura. În plus, nu te lăsăm singur. Dacă ai vreo neclaritate la activare sau la folosirea integrării, te ajută colegii noștri de la relații clienți. În cel mai scurt timp, o să emiți e-facturi cu ochii închiși.
Dacă dorești să te mai documentezi pe subiect, iată aici mai multe articole utile.
(Dacă dai click pe unul dintre link-urile certSign și apoi decizi să achiziționezi o semnătură digitală, factureaza.ro va primi un mic comision de afiliere din partea certSign.)
