Orice afacere, indiferent de domeniu sau dimensiune, se va confrunta la un moment dat cu clienți neîncasați și întârzieri de plată. Recuperarea datoriilor nu este o activitate plăcută, dar face parte din realitatea zilnică a oricărui business. Să vinzi înseamnă, inevitabil, să gestionezi și procesul de colectare a creanțelor.
Facturile neîncasate pot afecta direct fluxul de numerar și echilibrul financiar al afacerii tale. Cu cât reacționezi mai rapid, cu atât cresc șansele de a-ți recupera sumele restante. În continuare, îți prezentăm câteva strategii practice care te pot ajuta să previi și să gestionezi eficient cazurile de clienți neîncasați.
Strategii eficiente când te confrunți cu clienți neîncasați
Neplata facturilor poate fi prevenită în multe cazuri prin câteva măsuri simple, dar aplicate constant. Iată de unde poți începe:
Monitorizează facturile emise
În funcție de volumul facturilor pe care le emiți, alocă zilnic sau săptămânal câteva minute pentru a verifica situația încasărilor. Fii atent în special la facturile care se apropie de termenul scadent și la cele care au deja depășit data de plată.
Pe factureaza.ro, ai acces încă din prima pagină la un raport automat cu toate facturile neîncasate la termen. Mai mult, poți filtra rapid după data scadentă, astfel încât să identifici imediat care sunt plățile urgente.
Ia legătura din timp cu clienții neîncasațiCu cât o datorie rămâne mai mult timp neachitată, cu atât scad șansele să fie recuperată. De aceea, una dintre cele mai eficiente metode de a preveni întârzierile sau neplata este să iei legătura din timp cu clientul.
Pe factureaza.ro poți seta notificări automate de plată: înainte de data scadentă, chiar în ziua scadenței și ulterior, dacă plata nu s-a efectuat. Aceste notificări pot fi personalizate cu un mesaj propriu și includ toate detaliile facturii — ceea ce le face utile, clare și ușor de urmărit pentru client.
Când ajungi în situația de a urmări o creanță, consecvența contează. Iar cu factureaza.ro, nu trebuie să insiști personal — aplicația face acest lucru automat pentru tine, economisindu-ți timp și energie.
Simplifică procesul de plată
Cu cât e mai ușor pentru client să plătească, cu atât cresc șansele să o facă la timp. Verifică dacă ai trecut pe factură toate conturile bancare disponibile și, dacă folosești Stripe sau Mobilpay, adaugă un link de plată direct pe factură. Astfel, clientul poate achita direct online, cu cardul, în doar câteva secunde.
Respectă cerințele de facturare ale clientului
Unii clienți impun standarde specifice în procesul de facturare — fie că este vorba despre formate speciale, detalii obligatorii pe factură sau proceduri interne stricte. Este important să le respecți, pentru a evita solicitările de stornare, corecturi inutile și întârzieri în încasare.
Cum aceste cerințe influențează adesea și structura e-Facturii, factureaza.ro vine în întâmpinarea lor cu un format XML UBL flexibil, care include numeroase câmpuri BT opționale. Astfel, poți genera facturi conforme cu nevoile fiecărui client, fără bătăi de cap.
Fii flexibil în relația cu clientul
Fiecare client și fiecare situație merită tratate cu atenție. De multe ori, neîncasările pot fi prevenite prin mici gesturi de flexibilitate:
- poți extinde termenul de plată pentru clienții cu care ai o relație de lungă durată;
- poți oferi o reducere simbolică celor care trec prin dificultăți temporare;
- sau poți stimula plata rapidă prin acordarea unui mic bonus clienților care achită înainte de termen.
O relație comercială bazată pe încredere și adaptabilitate contribuie nu doar la încasări mai rapide, ci și la loializarea clienților pe termen lung.
Ține evidența clienților rău-platnici
Este util să ai o listă internă cu clienții care întârzie frecvent plata facturilor. Pe baza acestui istoric, poți ajusta modul de lucru cu aceștia:
- solicită un avans înainte de livrare;
- stabilește termene de plată mai scurte;
- nu livra produse sau servicii noi înainte de achitarea datoriilor;
- emite o proformă în locul unei facturi.
Astfel, îți protejezi fluxul de numerar și reduci riscul acumulării de datorii.
Apelează la o firmă de recuperare a creanțelor
Când măsurile preventive nu mai sunt suficiente, este momentul să externalizezi procesul de recuperare a datoriilor. O firmă specializată va contacta clienții restanțieri în numele tău, va analiza situația și va propune soluții de plată — totul în schimbul unui comision.
Pe factureaza.ro ai la dispoziție o integrare automată cu firma Straetus. Printr-un simplu click, predai cazul mai departe, iar echipa Straetus se ocupă de tot procesul de recuperare.
Concluzii
Situațiile de clienți neîncasați fac parte, din păcate, din realitatea zilnică a oricărei afaceri. Vestea bună este că, printr-o aplicație de facturare online, poți transforma procesul de recuperare a creanțelor dintr-un stres constant într-o activitate clară, organizată și, cel mai important, automatizată.
Indiferent dacă alegi factureaza.ro sau o altă soluție, cheia este să folosești un sistem care îți oferă vizibilitate completă și instrumente care lucrează pentru tine.
Cu factureaza.ro, ai la dispoziție:
- o imagine clară asupra tuturor facturilor scadente și plătite;
- rapoarte detaliate pe fiecare client;
- posibilitatea de a exporta fișe de client direct pe email;
- notificări automate pentru plata facturilor;
- compatibilitate cu cerințele e-Factura, inclusiv pentru clienții cu specificații avansate;
- opțiunea de a adăuga linkuri de plată direct în factură (prin Stripe sau Mobilpay);
- integrare cu firme specializate în recuperarea creanțelor.
Iar ca să testezi totul fără griji, îți oferim primele trei luni gratuit, fără limitări.
Deschide-ți chiar acum un cont pe factureaza.ro și lasă-ne pe noi să ne ocupăm de partea complicată, ca tu să te concentrezi pe ceea ce știi să faci cel mai bine: să-ți crești afacerea.
