Cheltuielile firmei sunt un element esențial în gestionarea eficientă a afacerii tale. O planificare adecvată ajută la evitarea surprizelor neplăcute și asigură o mai bună stabilitate financiară.
Care sunt cheltuielile firmei
Pare evident, însă atunci când așezi pixul pe hârtie, s-ar putea să apară surprize neașteptate.
Cel mai simplu este să începi prin a împărți cheltuielile firmei în trei categorii.
Cheltuieli fixe: salarii, chirie, rate la bancă, utilități, asigurări, servicii esențiale pentru funcționarea zilnică. Cu alte cuvinte, acele costuri pe care firma nu le poate evita și care rămân la aproximativ același nivel, indiferent de cifra de afaceri. Acestea sunt cheltuielile pentru care, vrei, nu vrei, trebuie să ai lunar banii pregătiți.
Cheltuieli variabile: stocuri, materii prime, comisioane din vânzări. Aceste costuri fluctuează în funcție de venituri, scăzând sau crescând împreună cu cifra de afaceri. Pentru a le estima cât mai corect, este important să poți face o proiecție de vânzări. Asta înseamnă să cunoști condițiile care îți pot influența încasările: sezonalitate, termenele de plată oferite clienților, evoluția pieței și concurența.
Cheltuieli ocazionale: achiziții de bunuri sau servicii neprevăzute, investiții în echipamente, reparații sau alte costuri neașteptate. Fiind cel mai greu de estimat, o soluție este să creezi un fond de urgențe. De exemplu, poți să stabilești un mic procent din venituri. Vor fi perioade în care nu vei avea costuri neprevăzute și altele în care vei depăși suma alocată. Important este ca, atunci când tragi linia, să constați că ai rămas în parametri.
Ca o regulă de bună practică: este indicat să ai suficiente fonduri pentru a acoperi cheltuielile firmei pentru cel puțin 3-6 luni.
Creează o previzionare bugetară
După ce ai identificat cheltuielile firmei, urmează să creezi o previzionare bugetară. Aceasta ar trebui să includă:
- O listă a cheltuielilor identificate.
- O listă de venituri.
- Sumele estimate pentru fiecare categorie.
Dacă nu știi de unde să începi, analizează trecutul. Studiază încasările și plățile din ultimele 12 luni, apoi ajustează pe baza a ceea ce crezi că va aduce viitorul.
Îți recomandăm să:
- Împarți estimarea pe luni.
- Acoperi mereu următoarele 6 sau chiar 12 luni.
- Întroduci o coloană în care, odată luna încheiată, să completezi încasările și cheltuielile reale (pentru a verifica corectitudinea estimărilor).
- Adaugi o coloană pentru observații, în care să notezi dacă anumite evenimente au influențat neașteptat bugetul într-o anumită lună.
- Ții cont de termenele de plată atunci când faci estimările lunare (atât pentru venituri, cât și pentru cheltuieli).
- Ajustezi prognoza dacă apar schimbări majore.
Ca să creezi acest buget poți folosi Excel, Google Sheets, sau alte programe similare.
Dacă sunt situații în care cheltuielile depășesc veniturile, va trebui să iei măsuri pentru a ajusta bugetul sau pentru a găsi surse suplimentare de venit. Există însă anumite luni, cum ar fi august sau decembrie, în care poate fi normal să înregistrezi un deficit. Contextul e mereu important.
Atenție la termenele de plată
Dacă ai termene de plată mai lungi de la furnizori, profită de ele pentru a optimiza fluxul de numerar. În același timp, încearcă să obții termene de plată mai rapide de la clienți, oferind reduceri pentru plata anticipată, de exemplu.
Monitorizează și ajustează
Estimarea cheltuielilor firmei nu este un proces static. Este esențial să monitorizezi plățile și încasările în fiecare lună și să ajustezi bugetul în funcție de schimbări. Acest lucru te va ajuta să rămâi pe drumul cel bun și să eviți problemele financiare.
Fii flexibil
Nu rămâne blocat într-un singur model de bugetare. Ajustează rapid strategia de cheltuieli în funcție de tendințele economice, sezonalitate sau cerințele pieței. Flexibilitatea îți va permite să eviți capcanele financiare și să răspunzi rapid la provocări.
Automatizează
Pentru a economisi timp și a minimiza erorile, automatizează pe cât posibil gestionarea cheltuielilor.
Cu factureaza.ro poți urmări foarte simplu atât veniturile, cât și cheltuielile firmei. Folosește apoi rapoartele și filtrele ca să generezi situații lunare: cât ai facturat, cât ai încasat, ce facturi ai primit de la furnizori, ce plăți ai făcut.
Extra bonus: dacă activezi integrarea cu e-Factura, ai inclusiv opțiunea de preluare automată a facturilor de furnizori din SPV-ul firmei tale. Va scădea, așadar, semnificativ introducerea manuală a documentelor de plată. Îți vor rămâne doar cele care nu sunt transmise prin e-Factura.E foarte simplu să-ți creezi cont pe factureaza.ro. În plus, primele trei luni sunt gratis și fără limitări, ca să poți testa în voie.
Concluzie
O analiză atentă și o monitorizare constantă a veniturilor și cheltuielilor firmei pot asigura o stabilitate financiară mai bună și te pot pregăti să faci față provocărilor pieței. Iar factureaza.ro este alături de tine cu soluții simple și opțiuni utile de facturare și de gestionare a cheltuielilor.
