SAF-T: scurt ghid pentru antreprenori

SAF-T este un standard internațional pentru schimbul electronic de date contabile și
fiscale între firme și autoritățile fiscale. Acronimul vine de la Standard Audit File for Taxation (Fișierul standard de control fiscal).

În România, firmele transmit SAF-T la ANAF sub forma unei declarații contabile de tip informativ, și anume D-406.

Ce este SAF-T

SAF-T este un fişier în format electronic de tip XML. Sau, mai simplu, este un formular standard care conţine o serie de câmpuri. Aceste câmpuri trebuie completate cu date extrase din sistemele contabile și financiare ale firmelor.

Rolul raportării este să faciliteze controlul fiscal și să elimine pe cât posibil evaziunea fiscală.

Cine depune D-406

Orice SRL, indiferent dacă este sau nu înregistrat în scopuri de TVA, are obligația depunerii declarației D406.

Pe lângă societățile cu răspundere limitată, mai depun D-406:

• societățile pe acțiuni
• societățile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA
• asociațiile cu scop patrimonial
• asociațiile/persoanele fără scop patrimonial
• persoanele juridice străine care desfășoară activitate prin intermediul unui sediu permanent în România
• organizațiile cooperative
• regiile autonome
• companiile naționale
• persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în România

Lista e mai lungă. Dar acestea sunt categoriile principale.

Important. Chiar dacă firma ta nu are activitate comercială într-o anumită lună sau perioadă de timp (nu vinde și nu cumpără nimic), D-406 tot trebuie depusă. Ca să fii scutit, va trebui să suspenzi activitatea firmei la ONRC.

Excepții: cine NU depune D-406 SAF-T

Contribuabilii care țin contabilitatea în partidă simplă nu au obligația depunerii D-406. 

Cu alte cuvinte, PFA-urile sunt exceptate de la SAF-T.

Alte categorii care NU au obligația depunerii fișierului SAF-T (D406):

• întreprinderile individuale
• întreprinderile familiale
• notarii
• cabinetele individuale de avocatură
• cabinetele medicale
• persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ
• asociațiile familiale
• asociaţiile/persoanele fără scop patrimonial, alte entități, care organizează și țin contabilitatea în partidă simplă conform legii.
• persoanele juridice a căror activitate este suspendată temporar la ONRC

Și aici lista este mai lungă, am enumerat doar categoriile principale.

Ce înseamnă SAF-T pentru contabilitatea firmei tale

Datele raportate prin SAF-T sunt preluate din contabilitatea firmei tale și oferă ANAF o imagine fiscală de ansamblu a activității comerciale. Acest format standardizat de raportare permite centralizarea informațiilor contabile, financiare și fiscale într-o singură declarație. 

Este important așadar să se respecte o serie de bune practici contabile, astfel încât D-406 să fie completată cu date corecte.

Recomandări pentru contabilitate în general

1. Revizuirea și asimilarea manualului de politici contabile.
2. Revizuirea planului de conturi (simbol – sintetic gr. II, descriere și funcție).
3. Revizuirea balanței de verificare anterioară primei perioade de raportare (solduri neclare, vechi, solduri banci etc.) – acuratețea și corectitudinea soldurilor.
4. Clarificarea vectorului fiscal.
5. Balanța de verificare este echilibrată.
6. Soldurile de deschidere aferente perioadei = soldurile de închidere din perioada anterioară.
7. Rulajul net din balanța de verificare = rulajul net din registrul jurnal.
8. Reconcilieri contabile:

• balanța analitică vs. balanța sintetică; 
• registrul mijloacelor fixe cu balanța de verificare; 
• balanța stocurilor cu balanța de verificare; 
• balanța furnizorilor/clienților cu balanța de verificare.

Verificări pentru contabilitate înainte de transmiterea D-406

După ce contabilitatea a generat o declarație SAF-T, se recomandă o serie de verificări înainte de transmiterea către ANAF.

Pentru ca aceste verificări să fie posibile, este esențial ca softul care generează D-406 să convertească fișierul XML într-un format lizibil, ușor de înțeles. De exemplu într-un PDF. Astfel, contabilitatea va putea verifica dacă datele sunt corecte.

Recomandări de verificare:

1. Reconciliere date SAF-T cu datele din D300, D390, D394, D100, D101, D205 si D207.
2. Facturi emise – suma totală.
3. Facturi primite – suma totală.
4. Sume decont TVA (D300): de exemplu, codul de taxa 310309 Livrări de bunuri şi prestări de servicii taxabile cu cota 19% cu rd. 9 din Decontul de TVA.
5. Documente sursă – subsecțiunea “Facturi vânzare”.
6. Documente sursă – subsecțiunea “Facturi cumparari”.
7. Sume pe coduri de taxa aferente TVA.

Ce conține D-406 SAF-T

D-406 conține peste 390 de elemente fiscale și contabile obligatorii. Iată principalele categorii de date, împărțite pe secțiuni.

Raportarea SAF-T include 4 secțiuni și mai multe subsecțiuni.

Antetul (header)

Antetul conține:

• date despre firma ta
• date despre software-ul care a generat fișierul SAF-T
• datele de începere/încheiere a perioadei de raportare
• data la care a fost generat fișierul SAF-T
• tipul de declarație
• numărul total de segmente
• tipul de contabilitate

Fișierele master (master files)

Aici sunt incluse:

• conturile contabile – Registru jurnal
• clienții
• furnizorii
• tabela de taxe
• tabela unităților de măsură
• tabela Tipuri de analiză
• tabela Tipuri mișcări
• produse
• stocuri 
• proprietari
• active

Înregistrări contabile – Registrul Jurnal (general ledger entries)

Această secțiune conține detalii despre înregistrările contabile aferente perioadei de raportare așa cum sunt înregistrate în sistemul contabil al firmei.

Aici se vor raporta înregistrările contabile, la nivel de tranzacție, incluzând conturile contabile analitice stabilite conform planului de conturi românesc aplicabil contribuabilului (AccountID).

Documentele sursă (source documents)

Această secțiune conține detalii despre facturi de vânzare, facturi de cumpărare, plăți, încasări, documente pentru mișcarea stocurilor, documente pentru tranzacții cu active. 

Care sunt etapele de transmitere 

Pentru depunerea D-406 vei avea nevoie de un software integrat cu SAF-T, fie că e vorba despre un program de contabilitate sau de un ERP. Cel mai probabil contabilul firmei tale folosește un astfel de soft.

Pentru început, softul respectiv sau aplicația vor extrage datele din evidențele contabile și fiscale. Și le va exporta într-un fișier XML. 

În principiu, aplicația ar trebui să fie capabilă să verifice structura fișierului XML și să efectueze corelațiile dintre date. Atenție: se verifică doar dacă fișierul XML este corect construit, NU și corectitudinea datelor financiar-contabile. Aici este responsabilitatea contabilității.

Dacă fișierul XML trece de această validare, aplicația va genera D406 în format pdf. 

D406 este semnată apoi electronic și încărcată de contabilitate pe portalul ANAF/e-guvernare unde primește un index de depunere.

După transmitere, recipisa poate fi descărcată fie prin serviciul public pentru verificarea recipiselor (www.anaf.ro/StareD112/ – pe baza indexului de depunere). Sau din SPV – secțiunea Mesaje.

Raportarea modală

Portalul ANAF nu acceptă declarații mai mari de 500 MB. 

În situația în care D-406 este mai mare de 500 MB, se va depune modal, adică pe bucăți. Segmentarea se face la nivel de subsecțiune. Și fiecare declarație modală va cuprinde obligatoriu Secțiunea 1. Header (completă) și cel puțin o subsecțiune integrală. 

Atenție, la final bucățile depuse trebuie să alcătuiască o declarație completă. De reținut și că depunerea unui modul se face numai după prelucrarea și obtinerea recipisei pentru modulul anterior. Ultima recipisă confirmă că declarația a fost depusă complet și fără erori.

Testarea raportării SAF-T

Pentru familiarizarea cu noua raportare se poate depune o declarație de test, D406T. 

Declarațiile de test nu sunt luate în considerare ca informații fiscale de către ANAF. Sunt utilizate strict pentru a verifica și valida fișierul XML.

Ce face ANAF după ce primește D-406

Cu ajutorul propriilor sisteme informatice, ANAF compară datele declarate prin D406 cu datele obținute din alte surse. 

Aceste surse pot fi:

• situații financiare și raportări contabile
• case de marcat
• RO e-Factura
• RO e-Transport
• alte declarații contabile depuse de firma ta: 100, 101, 112, 300, 390, 394, 205, 207 etc.
• declarații depuse de terți
• informații din alte surse (AVR, alte state etc)

Ce erori poate evidenția verificarea ANAF:

• articole contabile eronate
• operațiuni neînregistrate în contabilitate
• stornări nejustificate (reducerea impozitelor)
• calcule eronate de amortizare
• descărcări de gestiune greșite
• sume care nu se reconciliază

Când se transmite D-406 SAF-T

Declarația D-406 SAF-T generală se transmite lunar sau trimestrial, până cel târziu ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. 

• Plătitorii de TVA la lună depun D-406 lunar.
• Plătitorii de TVA trimestrial depun D-406 trimestrial.
• Neplătitorii de TVA depun D-406 trimestrial.

Declarația D-406 SAF-T Secțiunea Stocuri se depune doar la cererea organului fiscal și nu mai târziu de 30 de zile calendaristice de la data solicitării.

Declarația D-406 SAF-T Secțiunea Active se depune anual și are același termen ca situațiile financiare. 

Declarația nu se poate depune înainte de încheierea perioadei de raportare.

Există și o perioadă de grație oferită firmelor ca să se poată adapta mai ușor la aceste cerințe. 

Perioada vizează D-406 generală și se calculează pornind de la ultima zi a perioadei de raportare pentru care se acordă. Și este după cum urmează:

Pentru firmele care depun lunar: 

• 6 luni pentru prima raportare
• 5 luni pentru a doua raportare
• 4 luni pentru a treia raportare
• 3 luni pentru a patra raportare
• 2 luni pentru a cincea raportare

Începând cu a șasea raportare, nu mai există deci perioadă de grație.

Pentru firmele care depun trimestrial, perioada de grație este de trei luni și se aplică doar la prima raportare.

Ce se întâmplă dacă identifici o greșeală în D-406 SAF-T

Ce faci dacă ai depus D-406 la ANAF, ai primit index de depunere, dar constați că ai transmis date greșite?

În această situație, ANAF acceptă depunerea unei declarații D-406 Rectificativă. Atenție: rectificativa se depune integral, nu doar secțiunile corectate. Și va cuprinde toate informațiile din declarația inițială, plus informațiile corectate.

Termenul maxim pentru corectarea unei declarații este termenul maxim legal de depunere a următoarei declarații D-406.

Amenzi

Amenda pentru cei care nu depun declarația la timp este între 1.000 lei și 5.000 lei. Pentru declarații cu informații incomplete sau greșite, amenda este între 500 lei și 1.500 lei.

Concluzii

SAF-T este una dintre cele mai semnificative schimbări din peisajul fiscal românesc.

Există deja mai multe servicii online de tipul ERP care oferă automatizări SAF-T. Vezi: Darian DRS, Nexus ERP, My Wiz, sau NextUp. Sau poți apela la un contabil care lucrează cu oricare dintre cele mai cunoscute softuri de facturare (Saga, Winmentor, Ciel) și care au implementat deja SAF-T.

factureaza.ro nu oferă integrare SAF-T. Dar este integrat cu Saga, Winmentor și Ciel. Asta înseamnă că e foarte simplu să exporți facturile tale (cele emise de tine, precum și cele primite de la furnizori) într-un format compatibil, ușor de important în oricare dintre cele trei programe de conta.