Cum să ții singur contabilitatea PFA-ului tău

Deoarece contabilitatea PFA-ului este mai simplă decât cea a unui SRL, cu un pic de efort și câteva cunoștințe de bază, o poți gestiona singur.

În acest articol vom discuta despre documentele justificative și registrele pe care trebuie să le ții pentru contabilitatea PFA-ului tău, dar și despre cum te poți organiza mai bine, astfel încât să fii la zi cu evidența contabilă.

Ce este contabilitatea în partidă simplă

Contabilitatea în partidă simplă înseamnă să înregistrezi toate documentele prin care PFA-ul tău își justifică vânzările și cumpărările.

Dacă PFA-ul tău NU are angajați și NU plătește TVA, atunci vei ține contabilitatea în partidă simplă.

Această evidență contabilă a tranzacțiilor financiare se ține în trei tipuri de registre (Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, Registrul-Inventar și Registrul de Evidență Fiscală). Din aceste registre vor reieși anual toate obligațiile fiscale la bugetul de stat (adică impozitul pe venit și contribuțiile sociale).

Contabilitatea PFA-ului reprezintă, așadar, evidența contabilă a plăților și a încasărilor. Ambele operațiuni se justifică prin facturi, chitanțe, bonuri fiscale și extrase de cont.

În acest sistem de contabilitate în partidă simplă, se înregistrează, în ordine cronologică, doar încasările și plățile efectuate, fără a se ține cont de datorii sau creanțe. Cu alte cuvinte, dacă ei emis o factură pentru care nu ai încasat încă banii, nu vei înregistra factura în contabilitate. Abia după ce clientul achită factura, o vei trece în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți. Valabil și pentru plăți (dacă ai primit o factură de la un furnizor, o înregistrezi doar după ce îi dai furnizorului banii).

Registre contabile pentru contabilitatea PFA-ului

Tranzacțiile financiare ale PFA-ului trebuie înregistrate în următoarele registre:

• Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
• Registrul-Inventar
• Registrul de Evidență Fiscală

Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți

Așa cum îi spune și numele, în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți înregistrezi plățile efectuate către furnizorii tăi și încasările care ți-au intrat de la clienți.

Pentru fiecare încasare și pentru fiecare plată trebuie să ai documente justificative: factură, bon, chitanță, extras bancar pentru încasările prin bancă. Aceste documente trebuie arhivate.

Fiind vorba de un sistem în timp real, la final de lună, când din totalul încasărilor scazi totalul plăților, trebuie să rezulte suma de bani de care dispui în realitate (în conturi și în numerar).

Tipuri de încasări

• încasările generate prin vânzarea de servicii și produse (desfăşurarea activităţii PFA-ului)
• banii pe care îi depui personal în PFA (aporturile în numerar şi prin bancă), din alte surse, cum ar fi economiile personale
• credite bancare sau împrumuturi de la terțe părți
• despăgubiri, sponsorizări, donații
• banii încasați din fonduri nerambursabile sau subvenţii;
• altele (de ex, restituiri de impozite)

Tipuri de plăți

• plățile către furnizori, doar dacă sunt necesare pentru a-ți desfășura activitatea și a genera venituri
• restituirea aporturilor în numerar şi prin bancă (atunci când PFA-ul îți dă înapoi, ție ca persoană, banii cu care ai împrumutat PFA-ul la un moment dat)
• rate la bancă sau rambursarea altor împrumuturi
• altele (de ex, amenzi sau penalități)

Registrul-Inventar

Registrul-inventar conține informații detaliate despre bunurile și activele PFA-ului, inclusiv proprietatea imobilă, mașinile, echipamentele mai scumpe de 2500 de lei, obiectele de inventar, stocurile de marfă, datoriile și creanțele.

Scopul Registrului-Inventar este de a ajuta la gestionarea eficientă a activelor organizației și la urmărirea utilizării și valorii lor în timp.

Vei înregistra activele cu valoarea lor de intrare – cea care apare pe documentele justificative (facturi, bonuri, chitanțe).

Pentru datorii și creanțe vei trece valorile care au rămas de plătit, respectiv de încasat.

Vei completa acest registru la fiecare final de an, dar și atunci când începi activitate pentru prima dată, sau când lichidezi PFA-ul.

Registrul de Evidență Fiscală

Registrul de Evidență Fiscală (REF) este un document contabil obligatoriu pentru toate persoanele juridice și fizice care desfășoară activități economice în România.

Pentru a completa REF-ul, vei analiza Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți și Registrul Inventar; din acestea vei prelua doar încasările impozabile și cheltuielile deductibile.

Apoi, grupezi încasările pe tipuri de venit. Fă suma încasărilor pe fiecare cod CAEN și trece valoarea în REF.

La fel înregistrezi și cheltuielile. Mai întâi le aduni pe categorie de cheltuială (chirie, materiale de lucru, benzină etc), după care asociezi categoriile de cheltuială cu tipurile de venit. Și astfel le completezi în REF.

Pe baza Registrului de Evidență Fiscală vei calcula Venitul Net Anual care rezultă din activitatea PFA-ului tău. Adică: încasările impozabile minus cheltuielile deductibile egal Venit Net. Acestea sunt valorile pe care le vei completa în Declarația Unică.

Declarația unică este singurul document fiscal pe care trebuie să-l depui la ANAF dacă ești PFA neplătitor de TVA și care nu are angajați. În funcție de această declarație, ANAF va calcula cât trebuie să plătești la contribuțiile sociale.

Aici găsești instrucțiunile de la ANAF pentru completarea Declarației Unice.

Iată câteva sfaturi utile pentru contabilitatea PFA-ul tău

Organizează-ți documentele

Îndosariază toate documentele justificative în ordine cronologică. Alege pentru depozitare un loc sigur, ușor accesibil. Și, de ce nu, folosește bibliorafturi multicolore. O să faci arhivarea mai puțin plicticoasă :-). Plus că așa, pe măsură ce aduni documente, vei avea un raft vesel și pastelat.

Folosește o aplicație de facturare 

Emite facturi, chitanțe și avize cu un program de facturare online. Cu factureaza.ro emiți facturi în două minute. Mai mult, poți să personalizezi facturile (dar și chitanțele și avizele) cu logo-ul și culorile tale. În plus, ai o evidență clară a încasărilor, poți emite documente în șapte limbi străine și poți încasa facturile online, cu link de plată. Încearcă gratuit, fără limitări, timp de trei luni.

Învață să-ți faci singur declarațiile fiscale

Acest proces poate părea complicat la început, dar cu puțină răbdare, o să te descurci. Intră pe YouTube, caută după numele declarației, și o să găsești tutoriale care te vor învăța pas cu pas cum să completezi fiecare câmp. Iată un exemplu aici.

Înregistrează cheltuielile și veniturile corect

Asigură-te că înregistrezi toate veniturile obținute și toate cheltuielile efectuate. Este important să fii precis și să menții evidența corect, deoarece, așa cum am văzut mai sus, aceste informații sunt necesare pentru a completa registrele și declarația unică.

Planifică-ți timpul

Alocă lunar timpul necesar să pui în ordine toate documentele justificative. Chiar dacă la PFA raportarea contabilă se face anual, te sfătuim să completezi registrul de încasări și plăți lună de lună. Astfel, vei avea și o situația clară pe cash flow.

Consultă un contabil

Contabilul va identifica probleme și va oferi soluții pentru ca afacerea ta să fie în conformitate cu legislația fiscală și contabilă. Poți cere părerea expertului la început de drum, ca să te asiguri că faci toate operațiunile corect; sau ori de câte ori de lovești de o dilemă. Iar dacă observi că nu ai suficient timp să te ocupi singur de contabilitatea PFA-ului tău, atunci clar e cazul să angajezi serviciile unui profesionist.

În concluzie, ținerea contabilității PFA-ului tău nu-i chiar floare la ureche, dar cu o planificare bună și cu ajutorul unor aplicații specializate, poți economisi bani și timp. Este important să fii organizat și să înregistrezi toate veniturile și cheltuielile corect, iar dacă întâmpini dificultăți, nu ezita să consulți un contabil.