Statusurile e-Factura sunt esențiale pentru a înțelege dacă o factură a fost validată de ANAF. În funcție de aceste statusuri (sau răspunsuri), vei ști exact ce pași trebuie să urmezi pentru factura respectivă.
Dacă utilizezi factureaza.ro pentru transmiterea automată a facturilor către RO e-Factura, vei putea verifica rapid statusul fiecărui document direct din contul tău.
Care sunt statusurile e-Factura
Pentru fiecare factură emisă, factureaza.ro îți afișează unul dintre următoarele statusuri:
- Fără e-Factura: documentul nu a fost transmis către SPV.
- Trimitere programată: documentul urmează să fie transmis în SPV la data și ora setate de tine.
- Trimisă recent: documentul a fost transmis în SPV și așteaptă să fie ‘primit’ de ANAF.
- Trimisă fără erori: documentul a fost transmis și a primit index de încărcare de la ANAF, dar încă nu a fost validat.
- Trimisă cu erori: documentul a fost transmis în SPV, dar a fost refuzat de ANAF (nu are index de încărcare)
- Acceptată la e-Factura: documentul a fost primit de ANAF (are index de încărcare) și validat (are index de descărcare).
- Neacceptată cu erori: documentul a fost primit de ANAF (are index de încărcare), dar nu a fost acceptat (NU are index de descărcare) – nu a fost validat.
Aceste statusuri te ajută să urmărești procesul de validare și să știi exact ce acțiuni sunt necesare pentru fiecare factură.
Cum vezi statusurile e-Factura pe factureaza.ro
Statusurile e-Factura sunt afișate în mai multe pagini ale aplicației, astfel încât să fie ușor accesibile. Le poți găsi în următoarele locuri:
În panoul de control / dashboard (prima pagină după login)
Sub secțiunile ‘Jurnal de facturare’ și ‘Statistici’, ai liste cu ultimele facturi emise. În dreptul fiecărei facturi se află o bulină cu litera ‘e’. În funcție de culoare, această bulină indică statusul e-Factura:
- Verde: factura a fost validată de ANAF.
- Portocaliu: factura este programată să fie transmisă.
- Albastru: factura a fost transmisă și așteaptă validarea ANAF.
- Roșu și negru indică erori și e important să verifici cât mai repede facturile respective.
- Gri înseamnă că factura nu a fost trimisă spre ANAF.
Tot aici, găsești și tab-ul ‘Status e-Factura’. Dă click pe tab și vei vedea facturile grupate în funcție de statusurile lor e-Factura.
În lista de facturi
Accesează facturile tale din meniul ‘Facturare’–>’Facturi’. În dreptul fiecărui document vei vedea bulina cu litera ‘e’ care indică statusul e-Factura. Poziționează cursorul peste bulină pentru a citi detaliile statusului.
Tot aici ai la dispoziție filtrele de căutare. Pe laptop sau calculator, filtrele se află în partea stângă a paginii. Pe mobil, le găsești deasupra listei de facturi.
Pentru a găsi rapid documentele cu un anumit status, mergi la ‘Status e-Factura’, bifează statusul dorit și apasă ‘Filtrează’. Facturile corespunzătoare vor fi afișate imediat.
Pe fiecare factură în parte
Pe lângă dashboard și lista de facturi, poți verifica statusul e-Factura direct pe fiecare document în parte.
Intri pe orice factură și ai:
Un status scurt în partea stângă sus pe desktop (sau deasupra facturii pe mobil).
Un status detaliat în partea dreaptă pe desktop, la secțiunea ‘Istoric și comentarii’ (sau în partea de jos a paginii pe mobil).
Sau dă click pe ‘Vezi status și index ANAF’ din meniul vertical din partea stângă a facturii (sau de sub factură pe mobil).
Se va deschide o pagină nouă cu detalii complete despre statusul e-Factura.
Pe e-mailul de utilizator asociat contului tău factureaza.ro
Pe lângă verificarea statusului direct în aplicație, factureaza.ro te informează și prin e-mail în anumite situații importante.
Când primești notificări prin e-mail?
factureaza.ro îți trimite un e-mail:
- Dacă ANAF îți invalidează o factură: vei primi un e-mail care conține răspunsul ANAF și motivul pentru care factura nu a fost acceptată.
- Dacă ți-a expirat integrarea automată cu e-Factura: acest lucru se poate întâmpla dacă certificatul digital înrolat în SPV a expirat.
- Dacă există probleme tehnice la ANAF: chiar dacă nu țin de factureaza.ro, vei fi notificat pentru a ști că pot exista întârzieri sau erori în procesarea facturilor.
Aceste notificări te ajută să rămâi mereu la curent cu situația facturilor tale și să iei măsurile necesare la timp.
Ce faci dacă ai un status e-Factura cu erori
În cazul unei erori, îți recomandăm să intri pe factura cu probleme și să citești cu atenție motivul erorii. Îl găsești în secțiunea ‘Istoric și comentarii’ sau accesând ‘Vezi status și index ANAF’.
factureaza.ro previne din start multe probleme
Aplicația este concepută astfel încât să nu permită transmiterea e-Facturilor dacă sunt probleme de structură. Mai mult, factureaza.ro completează automat toate câmpurile obligatorii e-Factura cu datele din factura emisă de tine. Și te avertizează înainte de trimitere dacă detectează erori (de exemplu, un județ greșit în adresa clientului).
Totuși, ANAF poate invalida factura chiar dacă formatul este corect. De cele mai multe ori, motivul invalidării (răspunsul primit de la ANAF) oferă și soluția. De exemplu, un motiv frecvent pentru care facturile nu sunt validate este CUI-ul greșit al clientului – va trebui deci să corectezi CUI-ul pe factură. O altă situație este CUI-ul radiat al clientului – va trebui deci să anulezi factura, deoarece acest client nu mai există (firma și-a închis activitatea la Registrul Comerțului).
Concluzie
Statusurile e-Factura sunt un instrument esențial pentru gestionarea corectă a transmiterii facturilor în sistemul RO e-Factura. Monitorizarea atentă a acestora te ajută să identifici rapid eventualele erori și să le corectezi înainte de expirarea termenului legal.
factureaza.ro îți oferă multiple funcționalități pentru a avea mereu o imagine clară asupra facturilor tale. Dacă vrei să vezi cum funcționează, îți poți crea chiar acum un cont. Este simplu, iar primele trei luni sunt gratuite și fără limitări.
La final, citește aici mai multe detalii despre cum te ajută integrarea automată e-Factura pe factureaza.ro.
