Cheltuielile de protocol reprezintă sumele pe care o firmă le cheltuiește pentru a întreține și dezvolta relațiile cu partenerii de afaceri, clienții sau furnizorii.
Aceste cheltuieli sunt o parte firească a activității unei firme, aducând beneficii pe termen lung prin consolidarea colaborărilor și atragerea de noi parteneri.
Cu toate acestea, din punct de vedere fiscal, deductibilitatea cheltuielilor de protocol este limitată prin lege. Asta înseamnă că o firmă sau un PFA poate cheltui pentru protocol oricât consideră necesar. Însă, dacă suma alocată depășește pragul, diferența nu va fi deductibilă.
Ce tipuri de cheltuieli intră la protocol
Scopul acestor cheltuieli este întărirea relațiilor de afaceri și îmbunătățirea imaginii companiei.
Sunt considerate cheltuieli de protocol:
- mese de afaceri și cine festive cu parteneri, furnizori sau potențiali clienți;
- cadouri simbolice, alte cadouri oferite în perioada sărbătorilor;
- evenimente de networking, conferințe sau recepții de lansare;
- participarea la târguri și alte acțiuni care sprijină relațiile comerciale.
Important este ca aceste cheltuieli să fie direct legate de activitatea comercială și documentate corect pentru a putea fi considerate deductibile fiscal.
Atenție! Cheltuielile făcute pentru angajați (ex. aniversări interne, team building) nu se consideră cheltuieli de protocol, ci fac parte din alte categorii fiscale.
Cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% din profit
Conform Codului Fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% din profitul contabil.
Iată ce spune ANAF în acest document despre limitele de deductibilitate:
“Baza de calcul la care se aplică cota de 2% este profitul contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit şi cheltuielile de protocol. În cadrul cheltuielilor de protocol se includ şi cheltuielile înregistrate cu TVA colectată, pentru cadourile oferite de contribuabil cu valoare mai mare de 100 lei.”
Un PFA poate deduce cheltuieli de protocol?
Da, și un PFA poate înregistra și deduce cheltuieli de protocol. Doar că baza de calcul diferă ușor.
Se pleacă de la venitul brut realizat, din care se scad toate celelalte cheltuieli deductibile (fără a include bursele private, CAS, CASS și cheltuielile de protocol). Asupra rezultatului obținut se aplică plafonul de 2%, conform art. 68 alin. (5) lit. b) din Codul Fiscal. De reținut este că în acest calcul al deductibilității pentru cheltuielile de protocol se include și valoarea TVA-ului.
De exemplu, să presupunem următoarele date:
- venit brut: 100.000 lei
- alte cheltuieli deductibile: 40.000 lei
Baza de calcul: 100.000 – 40.000 = 60.000 lei
Limita maximă deductibilă: 60.000 × 2% = 1.200 lei
Dacă în cursul anului ai cheltuit 2.000 lei pe mese de afaceri și cadouri pentru parteneri, doar 1.200 lei vor fi recunoscuți ca deductibili.
Diferența de 800 lei rămâne nedeductibilă, ceea ce înseamnă că nu va reduce baza de impozitare.
Care este tratamentul TVA pentru cheltuielile de protocol?
Tratamentul TVA pentru cheltuielile de protocol depinde de valoarea cadourilor oferite.
Cadouri de mică valoare (până la 100 lei, fără TVA). Acestea nu sunt considerate livrări de bunuri, deci nu se colectează TVA. În această categorie intră, de exemplu, cadourile simbolice sau materialele promoționale oferite partenerilor de afaceri.
Cadouri cu valoare mai mare de 100 lei (fără TVA). Dacă valoarea unui cadou depășește plafonul de 100 lei, acesta este tratat fiscal similar unei vânzări. În acest caz, firma trebuie să colecteze TVA pentru suma care depășește acest prag. Dar cum e vorba de un cadou, deci nu există un client căruia să-i emiți o factură, TVA-ul se evidențiază printr-o autofactură emisă de firmă.
Această colectare a TVA-ului trebuie raportată în decontul de TVA aferent perioadei fiscale în care au fost oferite cadourile și s-a depășit plafonul legal, conform art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul Fiscal.
Condițiile pentru deducerea cheltuielilor de protocol
Pentru ca aceste cheltuieli să poată fi deduse, trebuie să îndeplinească câteva condiții clare:
Să fie realizate în interesul afacerii
Adică să poți demonstra că respectiva cheltuială contribuie la dezvoltarea relațiilor comerciale și are un scop economic justificat.
Să fie documentate corespunzător
În primul rând, nu uita de toate facturile, bonurile fiscale și orice alte documente justificative. Ți se vor cere la un eventual control fiscal.
Legat de alte documente care să justifice natura comercială a cheltuielilor, legea nu specifică un standard obligatoriu. Recomandarea generală este să faci un raport care să includă lista participanților, scopul întâlnirii și rezultatele concrete obținute (contracte semnate, oferte transmise, colaborări inițiate). Acest raport trebuie să demonstreze legătura directă între cheltuielile de protocol și activitatea ta economică.
De ce merită să investești în cheltuieli de protocol
Chiar dacă există un plafon de deductibilitate, aceste cheltuieli pot însemna beneficii pe termen lung
Relațiile solide cu clienții și partenerii duc la creșterea încrederii, la loialitate și, implicit, la noi oportunități de afaceri.
Gândește-le nu doar ca pe o cheltuială, ci și ca pe o investiție în imaginea și viitorul firmei tale — una care, dacă e documentată corect, îți poate aduce și avantaje fiscale.
Concluzie
Cheltuielile de protocol pot fi un instrument valoros de dezvoltare a relațiilor de afaceri, atâta timp cât sunt făcute cu scop comercial clar și în limitele prevăzute de lege.
Respectarea regulilor de deductibilitate și păstrarea documentației justificative te ajută să beneficiezi de avantajele fiscale fără riscuri la un eventual control.
Cum te poate ajuta factureaza.ro
Ai nevoie de un singur loc în care să emiți facturi către clienți și să primești automat facturile de la furnizori? Încearcă factureaza.ro — programul de facturare online integrat cu sistemul e-Factura.
Transmiți automat facturile către ANAF și preiei tot automat facturile furnizorilor din SPV, fără bătăi de cap.
Cu toate documentele într-un singur loc, îți va fi mult mai ușor să urmărești cheltuielile de protocol și să vezi cât de aproape ești de plafonul de 2%.
Creează-ți un cont gratuit acum — primele trei luni sunt din partea noastră.
