Cash flow este fluxul de numerar care intră și iese din afacere (încasări versus cheltuieli) și reprezintă un indicator important al sănătății financiare. În acest articol vom discuta despre cum urmărim încasările și ne asigurăm că facturile sunt achitate la timp de clienți, astfel încât să menținem un cash flow pozitiv.
Problemele de flux numerar pot apărea mai ales pentru afacerile mici, în special cele aflate la început de drum. Deoarece un start-up nu are întotdeauna o bază financiară stabilă, menținerea unui ritm constant al încasărilor e mai dificilă.
Situația financiară poate să arate roz pe hârtie (în contabilitate valoarea facturilor emise este mai mare decât totalul cheltuielilor efectuate), însă dacă prin conturi bate vântul, te vei lovi de probleme complicate, cum ar fi intrarea în imposibilitate de plată.
Pentru a funcționa eficient și pentru a-și plăti cheltuielile și angajații, afacerea ta trebuie să aibă un cash flow pozitiv.
Iată câteva sfaturi ușor de implementat, astfel încât să încasezi majoritatea facturilor la timp.
Stabilește termene clare de plată
Scadența facturii reprezintă data limită până la care un client trebuie să plătească factura emisă de furnizor. Această dată este trecută ca atare pe factură și este convenită de cele două părți în momentul încheierii contractului sau în timpul negocierilor comerciale.
De cele mai multe ori, termenul de plată este de 30, 60 sau 90 de zile de la data emiterii facturii. Pe lângă perioadă, asigură-te că pe factură apare inclusiv data calendaristică (zi, lună, an) până la care îi ceri clientului să efectueze plata.
Dacă factura nu este plătită până la data scadentă, furnizorul poate lua măsuri pentru recuperarea banilor, cum ar fi aplicarea unor penalități pentru întârziere sau chiar întreruperea furnizării serviciilor sau produselor.
Comunică cu clienții tăi și fii flexibil
Dacă există întârzieri la plata facturilor, este important să comunici cu clienții tăi cât mai curând posibil. Poți trimite un e-mail sau poți suna pentru a afla ce se întâmplă. Uneori, o simplă discuție poate fi suficientă pentru a rezolva problemele și a obține plata.
Alteori, situația cere un compromis. De exemplu, poți soluționa blocajul oferindu-i clientului tău varianta plăților eșalonate. Poate că nu este rezolvarea ideală, dar cel puțin tu vei începe să încasezi, iar clientul va simți mai puțină presiune pe propriul cash flow.
Înțelegere pentru situația clienților și disponibilitatea de a oferi soluții mențin o relație bună de afaceri și generează încredere.
Aplică metode care să mențină un cash flow pozitiv
Cere un avans
Mai ales pentru proiectele mari, care presupun timp și cheltuieli semnificative, un avans te va ajuta să-ți acoperi o parte din costuri. Și te va proteja de clienții mai puțin serioși.
Dacă nu ești sigur de intenția de cumpărare a clientului și vrei să eviți obligativitățile de taxe și impozite pe care le generează o factură, te sfătuim să emiți o factură proformă pentru plata avansului.
Oferă stimulente pentru plata rapidă
Uneori, recunoștința ta eternă pentru o plată făcută la timp nu este suficientă :-). Aplică o reducere de maxim 5% din valoarea facturii pentru clienții care achită înainte de data scadentă. Sau oferă-le un alt bonus: un mic serviciu extra, un produs cadou, o reducere la o achiziție viitoare.
Impune o taxă de întârziere
Încearcă opusul recompensei și impune penalizări pentru facturile neplătite la termen. De exemplu, penalizează clientul cu plata a 2% din valoarea facturii dacă au trecut 30 de zile de la scadență; procentul poate crește la 3% după 60 de zile de întârziere.
Comunică aceste condiții de plată printr-un contract și trece-le de asemenea și în subsolul facturii.
Folosește link-uri de plată
Semnează un contract cu unul dintre marii procesatori de plăți online (Mobilpay, Stripe) și oferă-le clienților tăi posibilitatea să achite facturile cu card-ul, prin intermediul unui link de plată.
Așa scapi de clasica scuza “contabila mea e în concediu și nu are cine să facă ordinul de plată.” Oricare dintre angajații clientului tău care are acces la cardul companiei poate face plata din două trei click-uri.
(Vrei să te distrezi un pic? Citește aici cele mai hazlii scuze ale rău-platnicilor.)
Dacă emiți facturile online, printr-un program de facturare, poți să incluzi link-ul de plată în factură și apoi să-i trimiți clientului factura în format PDF ca să facă plata și s-o introducă în contabilitate.
Alternativ, poți trimite link-ul de plată pe mail, SMS, Whatsapp, Messenger sau orice alte canale de comunicare online folosești cu clientul tău (atâta timp cât nu-l dai printat pe o hârtie, e ok ;-).
Fă-ți un obicei din a verifica încasările
Este important să verifici regulat starea încasărilor, astfel încât să intervii în cazul în care există probleme. De exemplu, dacă observi că o factură a fost plătită întârziat, poți contacta clientul pentru a afla de ce s-a întâmplat acest lucru și pentru a evita întârzieri similare în viitor.
Analizează periodic cash flow-ul
Analiza periodică a fluxului de numerar îți oferă o imagine clară a modului în care banii intră și ies din conturile tale și te poate ajuta să previi problemele de lichiditate. Atunci când îți planifici cheltuielile și ai prognoza încasărilor, vei lua decizii informate pentru afacerea ta.
Folosește un program de facturare online care permite urmărirea încasărilor
E super simplu să ții evidența plăților și să-ți gestionezi facturile eficient și cu minim de efort, atunci când folosești un program de facturare online.
Cu factureaza.ro poți să:
- asociezi ușor o plată unei facturi
- ai acces la rapoarte detaliate despre starea facturilor și a încasărilor
- adaugi link de plată pe facturi
- configurezi notificări automate prin email către clienții care nu achită facturile la timp (vezi detalii în imaginea de mai jos)
- colaborezi cu serviciul de colectare debite STRAETUS: factureaza.ro trimite automat facturile scadente către Straetus, care apoi va contacta clientul rău-platnic pentru a încerca să recupereze suma datorată
- adaugi termenul de plată și data scadentă
- personalizezi factura cu logo-ul, fonturile și culorile companiei tale
Testează toate aceste opțiuni, și multe altele, gratuit, timp de 90 de zile.
Urmează procedurile legale
Dacă toate celelalte eșuează, poți angaja un avocat sau poți colabora cu o agenție de colectare a datoriilor pentru a-ți recupera banii. În același timp, este important să te asiguri că acțiunile tale sunt conforme cu legea și că nu îți vor crea probleme mai mari în viitor.
În concluzie, încasarea facturilor la timp este un aspect esențial al afacerii tale, care îți va proteja cash flow-ul și te va menține solvabil. Fii conștiincios în urmărirea plăților; comunică deschis și frecvent cu clienții tăi, oferă-le stimulente și un mod cât mai eficient de a face plățile; ține un ochi de vultur pe cash flow; și, nu în ultimul rând, fă-ți viața mai ușoară și folosește un program de gestiune online a facturilor.
Pingback: Proiecția fluxului de numerar: ce este și cum te ajută