Black Friday vine cu vânzări-record, dar și cu provocări administrative pe care mulți antreprenori tind să le treacă cu vederea.
Facturarea pare, la prima vedere, un detaliu minor. Totuși, așa cum spune vorba, „buturuga mică răstoarnă carul mare”. Fără factură, nicio comandă nu poate pleca din depozit, iar fiecare zi de întârziere crește riscul de retur și nemulțumirea clienților.
În acest articol practic îți arătăm care sunt capcanele facturării de Black Friday, regulile pe care trebuie să le respecți și cum te poate ajuta un program de facturare online să treci prin valul de comenzi fără bătăi de cap.
Cele mai frecvente probleme de facturare de Black Friday
Black Friday este un adevărat test de scalabilitate pe termen scurt. Valurile de comenzi înseamnă automat mai multe facturi, mai multe retururi și un risc mai mare de erori. Dacă nu vrei ca cea mai profitabilă zi a anului să se transforme într-un maraton al stresului, pregătirea din timp e esențială.
Iată principalele aspecte care merită toată atenția ta:
Întârziere la emiterea facturilor
Facturarea are un impact direct asupra vitezei cu care livrezi comenzile de Black Friday.
Dacă în restul anului te descurci cu facturarea manuală, comandă cu comandă, în perioada Black Friday volumul uriaș de vânzări poate bloca rapid procesul. Soluția? Automatizarea.
Setează-ți magazinul online astfel încât facturile să fie emise automat atunci când o comandă este finalizată. Ai mai multe opțiuni:
- Direct din platforma de e-Commerce (PrestaShop, WooCommerce, Shopify, Magento).
- Din programul de contabilitate, dacă este conectat prin plugin sau API la magazin.
- Dintr-un program de facturare online, conectat la magazin.
Cum te poate ajuta factureaza.ro?
Programul nostru oferă soluții flexibile pentru diferite nevoi:
- Integrări plug-and-play cu PrestaShop și WooCommerce.
- API factureaza.ro, prin care poți conecta și automatiza facturarea în orice platformă de e-Commerce (cu ajutorul unui web developer).
- Integrare cu Stripe – facturile se emit automat la fiecare plată cu cardul procesată prin Stripe.
Greșeli de facturare
Atunci când numărul comenzilor crește brusc, apare și riscul de eroare umană. Facturi emise greșit înseamnă timp pierdut, clienți nemulțumiți și retururi inutile. Cele mai frecvente greșeli sunt:
- discounturi aplicate incorect,
- cantități greșite,
- utilizarea unei cote de TVA eronate
- facturi duplicate sau complet incorecte.
👉 De reținut: discounturile trebuie evidențiate corect pe factură. Ele pot apărea ca reducere directă a valorii produselor/serviciilor sau pe o factură separată, dar întotdeauna cu menționarea clară a sumei sau procentului.
Cum te poate ajuta factureaza.ro?
Programul nostru de facturare elimină riscul diferențelor între comandă și factură. Datele se preiau automat și corect, astfel încât totalul din factură corespunde mereu cu valoarea comenzii.
Retururi procesate greoi
În e-Commerce, retururile sunt inevitabile. Fiecare retur presupune emiterea unei facturi storno, care să scadă valoarea comenzii returnate.
Dacă procesul se blochează în depozit, consecințele se văd imediat:
- marfa nu reintră la timp în stoc și pierzi șansa de a o vinde din nou,
- clienții care au plătit deja devin suspicioși și frustrați,
- recenziile negative și reclamațiile la ANPC pot să-ți afecteze imaginea și chiar să aducă amenzi.
Cum te poate ajuta factureaza.ro?
Pe factureaza.ro, factura storno se emite instant, cu un singur click din factura inițială.
Folosești Stripe? factureaza.ro oferă stornare automată la chargeback. Dacă, din diverse motive, banii sunt returnați clientului pe card, poți seta aplicația să emită automat o factură de stornare. Cu zero intervenție din partea ta.
Facturi care ajung greu la clienți sau deloc
În agitația livrărilor, se poate întâmpla să uiți să trimiți factura clientului pe email sau să o incluzi în colet.
Dacă facturezi un client persoană juridică, nu contează – pe relația B2B, doar e-Factura reprezintă un document fiscal.
Însă pentru consumatorul final (B2C), legea te obligă să transmiți factura. Fie digital (PDF pe email sau afișată în contul clientului), fie fizic, tipărită și inclusă în colet.
Dacă un client nu primește factura, riști reclamații la ANAF.
Cum te poate ajuta factureaza.ro?
Cu integrările disponibile sau printr-o conexiune proprie prin API, poți:
- trimite facturile automat pe email către clienți,
- face disponibilă factura în contul clientului.
Dacă trebuie să incluzi factura în colet, programul permite tipărirea mai multor documente simultan, cu un singur click.
Lipsă de conformitate e-Factura
Toate facturile, inclusiv cele emise către consumatorul final, trebuie transmise în SPV în maxim 5 zile.
Conform unui comunicat al Ministerului Finanțelor din 27 august 2024:
“Termenul de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii se calculează pe zile calendaristice din ziua următoare celei în care a fost emisă factura și expiră în cea de-a 5-a zi, indiferent că aceasta este o zi lucrătoare sau nelucrătoare.”
Cum te poate ajuta factureaza.ro?
După ce activezi integrarea cu e-Factura, ai opțiunea să setezi o serie de facturi care să fie transmise automat la RO e-Factura, fără nicio intervenție manuală.
Această funcție este flexibilă: poți programa trimiterea oricând în intervalul celor 5 zile. De exemplu, la 3 zile după emitere. Astfel, respecți termenul legal, dar ai și timp să modifici sau să anulezi factura dacă este nevoie.
Și încă o facilitate utilă. Pentru clienții persoane fizice care nu-ți pun la dispoziție CNP-ul (adică majoritatea), aplicația folosește automat un cod format din 13 zerouri. Este chiar soluția oferită de Ministerul Finanțelor. Și se folosește exclusiv pentru transmiterea fără erori la RO e-Factura. Codul nu apare pe factura trimisă clientului.
În concluzie
Black Friday poate fi cel mai profitabil moment al anului, dar succesul depinde și de pregătirea pe partea de facturare. Planifică din timp, automatizează cât mai mult și vei evita haosul creat de avalanșa de comenzi.
Cu factureaza.ro, poți:
- emite facturi în câteva secunde,
- automatiza întregul flux de facturare,
- câștiga timp prețios pentru ceea ce contează cu adevărat: clienți și vânzări.
Bonus: la fel ca vânzările tale, factureaza.ro este scalabil. În noiembrie poți alege un abonament cu mai multe documente incluse, apoi să revii oricând la un plan mai mic, adaptat nevoilor tale.
👉Testează gratuit: factureaza.ro este complet gratuit timp de trei luni, fără limitări. Deschide-ți un cont și vezi cum poți simplifica emiterea facturilor de Black Friday.
