Autofactura este un document fiscal emis de o persoană impozabilă în scopuri de TVA. Se emite atunci când furnizorul și beneficiarul sunt aceeași entitate sau în numele unui furnizor care nu a emis și transmis factura în termenul prevăzut. 

Autofactura este utilizată în principal pentru evidențierea, ajustarea, colectarea și, după caz, deducerea TVA.

În practică, termenul „autofactură” este folosit pentru două situații care trebuie diferențiate:

• autofactura emisă de persoana impozabilă pentru propria obligație fiscală, în situațiile prevăzute de Codul fiscal;
• factura emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului, atunci când părțile au convenit această modalitate de facturare.

În cea de-a doua situație, documentul este, din punct de vedere juridic, factura furnizorului, chiar dacă este întocmit de beneficiar. Legislația prevede însă că factura emisă în această modalitate trebuie să conțină mențiunea „autofactură”.

În acest articol explicăm când se emite autofactura, când poate beneficiarul să factureze în numele furnizorului, ce informații trebuie să conțină documentul și cum se transmite în RO e-Factura.

Termenul de emitere al autofacturii

Termenul este cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al TVA (vezi art. 320 alin. (1) din Codul fiscal). 

Exemplu: dacă faptul generator intervine la 10 august, autofactura trebuie emisă cel târziu la 15 septembrie.

Atenție: termenul este formulat ca „a 15-a zi”, nu „a 15-a zi lucrătoare”.

Situațiile în care se poate emite autofactura

Pentru avansuri

Dacă beneficiarul este persoana obligată la plata TVA și nu se află în posesia facturii furnizorului, trebuie verificat termenul prevăzut de Codul fiscal pentru emiterea autofacturii.

Nu se aplică automat tuturor avansurilor regula potrivit căreia autofactura se emite până la data de 15 a lunii următoare plății. Pentru stabilirea momentului la care apare obligația trebuie analizate regulile privind exigibilitatea TVA și faptul generator.

Pentru ajustarea bazei de impozitare

O altă situație în care poate fi necesară autofactura apare atunci când trebuie efectuată o ajustare a bazei de impozitare, iar furnizorul nu emite factura de corecție în termenul prevăzut de legislație.

Sunt avute în vedere, în condițiile prevăzute de Codul fiscal, situații precum:

• desființarea totală sau parțială a contractului pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii;
• refuzuri totale sau parțiale privind cantitatea, calitatea ori prețul bunurilor livrate sau al serviciilor prestate;
• desființarea contractului ca urmare a unui acord scris între părți, a unei hotărâri judecătorești sau, după caz, a unui arbitraj;
• acordarea ulterioară a unor reduceri de preț;
• anumite situații privind returnarea ambalajelor.

În aceste cazuri, trebuie analizat temeiul concret al ajustării și dacă sunt îndeplinite condițiile pentru emiterea autofacturii.

Autofactura documentează ajustarea din punctul de vedere al TVA și nu trebuie confundată cu o simplă factură de corecție emisă de furnizor.

Factura emisă de beneficiar în numele furnizorului

Aceasta este o modalitate distinctă de facturare.

Beneficiarul poate, în condițiile prevăzute de legislația fiscală, să emită factura în numele și în contul furnizorului.

De exemplu, o societate cumpără produse în mod repetat de la un furnizor, iar părțile convin ca facturile să fie întocmite tehnic de cumpărător.

În această situație:

• beneficiarul întocmește documentul;
• factura este emisă în numele și în contul furnizorului;
• furnizorul este în continuare cel care efectuează livrarea sau prestarea;
• documentul reprezintă factura furnizorului;
• factura trebuie să conțină mențiunea „autofactură”.

Prin urmare, faptul că documentul este întocmit de cumpărător nu schimbă calitatea părților din operațiunea economică.

Este necesar un acord între părți?

Facturarea în numele și în contul furnizorului este supusă unor condiții specifice.

Trebuie să existe un acord prealabil între furnizor și beneficiar privind această modalitate de facturare, iar părțile trebuie să respecte procedura de acceptare a facturilor prevăzută de legislație.

Acordul și procedura convenită trebuie păstrate astfel încât să poată fi prezentate, dacă este necesar, organelor fiscale.

Cum completezi factura emisă în numele furnizorului?

În această situație, datele trebuie completate în funcție de rolul real al părților.

Furnizor: firma care a efectuat livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor.

Cumpărător/beneficiar: firma care a achiziționat bunurile sau serviciile.

Faptul că documentul este generat tehnic de beneficiar nu schimbă aceste roluri.

După emiterea facturii, furnizorul trebuie să o trateze ca pe propria factură și să o înregistreze corespunzător în evidențele sale.

Ce se întâmplă dacă ulterior apar modificări?

Într-o procedură de facturare în numele și în contul furnizorului, beneficiarul nu emite o a doua factură pentru aceeași operațiune doar pentru că furnizorul este cel care realizează efectiv livrarea.

Factura emisă în numele și în contul furnizorului este factura aferentă operațiunii.

Dacă ulterior apar modificări, stornări sau ajustări, acestea trebuie tratate potrivit regulilor fiscale aplicabile și procedurii convenite între părți.

Când emiți autofactura pentru livrări către sine?

Există și situații în care o operațiune este tratată, din perspectiva TVA, drept o livrare către sine.

Aceste situații pot apărea, în condițiile prevăzute de Codul fiscal, atunci când bunuri pentru care TVA a fost dedusă sunt ulterior utilizate în anumite scopuri care determină colectarea TVA.

De exemplu, trebuie analizate situațiile în care bunurile sunt:

• utilizate în scopuri care nu au legătură cu activitatea economică;
• acordate gratuit în anumite condiții;
• utilizate pentru operațiuni care nu dau drept integral de deducere a TVA.

Nu orice bun acordat gratuit sau utilizat în afara activității economice generează automat o obligație de autofacturare. Trebuie verificat dacă sunt îndeplinite condițiile fiscale specifice.

Autofactura pentru depășirea plafonului de protocol

Un caz întâlnit în practică este acordarea gratuită de bunuri în cadrul acțiunilor de protocol.

Legislația TVA stabilește condiții și un plafon în limita căruia bunurile acordate gratuit în cadrul acțiunilor de protocol nu sunt considerate livrări de bunuri.

Dacă sunt depășite condițiile sau plafonul prevăzut de legislația TVA, pentru partea relevantă poate apărea obligația de colectare a TVA și de emitere a autofacturii.

În această situație, autofactura are rolul de a documenta operațiunea din punctul de vedere al TVA.

Ea nu înlocuiește documentele care justifică achiziția inițială a bunurilor și nici documentele contabile necesare pentru evidențierea cheltuielilor.

Autofactura în cazul sponsorizărilor în bunuri

Și în cazul sponsorizărilor sau mecenatului trebuie verificat tratamentul TVA al bunurilor acordate gratuit.

Legislația fiscală prevede un plafon în limita căruia anumite bunuri acordate gratuit în cadrul sponsorizării sau mecenatului nu sunt considerate livrări de bunuri.

Dacă sunt depășite condițiile prevăzute de legislație, poate apărea obligația de colectare a TVA și de emitere a autofacturii.

Prin urmare, tratamentul fiscal al bunurilor acordate gratuit trebuie stabilit în funcție de natura operațiunii și de condițiile prevăzute de legislația TVA.

Ce trebuie să conțină autofactura?

Autofactura trebuie să respecte cerințele aplicabile facturilor.

În funcție de natura operațiunii, documentul trebuie să conțină elementele obligatorii prevăzute de legislația fiscală, printre care:

• numărul de ordine al facturii;
• data emiterii;
• data livrării bunurilor, a prestării serviciilor sau a încasării unui avans, atunci când aceasta este relevantă;
• datele furnizorului;
• datele beneficiarului;
• denumirea și cantitatea bunurilor;
• denumirea serviciilor;
• baza de impozitare;
• cota de TVA;
• valoarea TVA;
• mențiunile speciale prevăzute de legislație, atunci când sunt aplicabile.

Autofactura are număr de ordine

Autofactura are număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, astfel încât documentul să poată fi identificat în mod unic.

Numerotarea trebuie organizată astfel încât să fie respectate regulile aplicabile seriilor și numerelor facturilor.

Autofactura nu înlocuiește automat documentele contabile

Emiterea unei autofacturi nu înseamnă că aceasta înlocuiește toate celelalte documente care justifică operațiunea economică.

De exemplu, în cazul unei achiziții de bunuri, autofactura nu înlocuiește automat documentele privind recepția, transportul sau realitatea operațiunii.

Tratamentul contabil trebuie stabilit în funcție de natura concretă a operațiunii.

Autofactura trebuie analizată împreună cu celelalte documente justificative aferente operațiunii.

Autofactura și RO e-Factura

Dacă pentru operațiunea respectivă există obligația de transmitere în sistemul RO e-Factura, documentul trebuie transmis în formatul electronic prevăzut de legislație.

În nomenclatorul RO e-Factura, codul 389 corespunde tipului de factură „Autofactură”.

Atunci când documentul este o autofactură în sensul nomenclatorului e-Factura, se utilizează tipul de factură 389.

În cazul facturii emise în numele și în contul furnizorului, tratamentul trebuie stabilit în funcție de natura documentului și de regulile aplicabile acestei modalități de facturare

Concluzie

Autofacturarea nu este o soluție generală pentru situația în care un furnizor întârzie să emită o factură.

Există situații în care beneficiarul trebuie să emită o autofactură pentru propria obligație fiscală, conform regulilor TVA.

Există însă și situația distinctă în care beneficiarul emite factura în numele și în contul furnizorului. În acest caz, documentul reprezintă factura furnizorului, chiar dacă este întocmit de beneficiar, și trebuie să conțină mențiunea „autofactură”.

Pentru fiecare operațiune trebuie stabilit temeiul legal aplicabil, deoarece acesta determină modul de completare, înregistrare și raportare a documentului.