Autofactura: ce este, când o folosești și cum o transmiți la e-Factura

Autofactura este un document mai puțin cunoscut, dar important, deoarece sunt situații în care ești obligat să o emiți.

În acest articol vom afla: ce este autofactura, ce elemente conține, când o folosești și cum o trimiți la e-Factura.

Ce este autofactura

Autofactura este un document pe care îl emiți pe firma ta și către firma ta. Adică treci datele firmei și la vânzător și la cumpărător.

De cele mai multe ori, emiți o autofactură dacă ai făcut o plată și, din varii motive, nu primești factura de la furnizor până cel târziu în 15 ale lunii ulterioare plății.

Rolul autofacturii este să permită contabilului să raporteze TVA-ul corect și la timp, în lipsa facturii originale.

La modul ideal, îți recomandăm să eviți autofacturarea și astfel să simplifici viața contabilului tău :-). Decât să faci autofacturi, mai bine bați la cap furnizorii să-ți trimită factura la timp. Dar, dacă apar situații în care furnizorul întârzie emiterea facturii pentru o plată deja efectuată, tu ești obligat prin lege să emiți autofactura. Doar așa poți declara corect TVA-ul plătit versus TVA-ul încasat.

În baza autofacturii, contabilul înregistrează operațiunile în jurnalul de cumparari și în decontul de TVA.

Când emiți autofactura

Iată cele mai frecvente cazuri în care va trebui să emiți o autofactură.

Când ai plătit bunuri sau servicii și nu ai primit factura la timp

Dacă au trecut 15 din luna ulterioară plății și încă nu ai factura de furnizor, vei emite o autofactura care va conține produsele sau serviciile pe care le-ai achiziționat. Nu uita că, atât la vânzător, cât și la cumpărător, trebuie să treci datele firmei tale.

Apoi, după ce într-un final obții factura de la furnizor, pe factura originală scrii numărul autofacturii, iar pe autofactură scrii numărul facturii orginale.

Când nu ai primit factura de corecție la timp

Emiți o autofactură dacă ulterior unei plăți pentru servicii sau produse:

• apare o situație pentru care o parte sau întreaga sumă achitată ți se returnează
• iar furnizorul nu emite factura de corecție până pe 15 ale lunii ulterioare

Situațiile posibile în care emiți o autofactură pentru că nu ai primit factura de corecție la timp:

• desființarea totală sau parțială a contractului pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, înainte de efectuarea acestora, dar pentru care au fost emise facturi în avans
• în cazul refuzurilor totale sau parțiale privind cantitatea, calitatea ori prețurile bunurilor livrate sau ale serviciilor prestate, precum și în cazul desființării totale ori parțiale a contractului pentru livrarea sau prestarea în cauză ca urmare a unui acord scris între părți sau ca urmare a unei hotărâri judecătorești definitive/definitive și irevocabile, după caz, sau în urma unui arbitraj (art. 287 lit. b)
• în cazul în care rabaturile, remizele, risturnele și celelalte reduceri de preț sunt acordate după livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor (art. 287 lit.c)
• în cazul în care cumpărătorii returnează ambalajele în care s-a expediat marfa, pentru ambalajele care circulă prin facturare (art. 287 lit. e).

Sau când ai achitat un avans și nu ai primit factura la timp

Dacă au trecut 15 ale lunii ulterioare plății unui avans și încă nu ai factura de la furnizor, vei emite o autofactura pe contravaloarea avansului achitat.

Pentru livrare de bunuri către sine

Emiți o autofactură dacă ai dedus total sau parțial TVA-ul în urma unor plăți pentru:

• bunuri mobile sau produse pe care le folosești în scopuri care nu au legătură cu activitatea economică desfășurată
• bunuri mobile sau produse pe care le dai în folosire în mod gratuit către alte persoane
• bunuri mobile corporale sau produse pe care le folosești în scopul unor operațiuni care nu au drept integral de deducere.

De cele mai multe ori, situațiile de mai sus apar atunci când depășești plafonul la cheltuielile de protocol.

Autofactura pentru depășirea plafonului la cheltuielile de protocol

Dacă spre final de an, constați că ai dedus mai multe cheltuieli de protocol decât îți permite plafonul, ești obligat să declari suma care depășește plafonul ca și cheltuială nedeductibilă. Asta înseamnă că TVA-ul aferent acestor cheltuieli peste plafon nu mai poate fi scăzut din TVA-ul încasat. Pentru acest TVA pe care inițial l-ai dedus trebuie să emiți o autofactura. Iar pe autofactură, în loc de denumirea și descrierea produselor, vei trece “depășirea plafonului de protocol.”

Același principiu se aplică și în cazul sponsorizărilor în bunuri.

Ce conține autofactura

Autofactura trebuie să conțină toate elementele obligatorii ale unei facturi:

• denumirea documentului (“Autofactură”)
• seria și numărul facturii
• data emiterii facturii
• datele furnizorului: denumire, sediul social (și punctul de lucru, dacă există), CIF sau CUI, numărul din registrul comerţului
• datele clientului, unde treci tot firma ta: denumire, sediul social (și punctul de lucru, dacă există), CIF sau CUI, numărul din registrul comerţului
• denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate
• valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa pe valoarea adaugata
• cota de TVA
• valoarea TVA

Autofactura nu primește un număr secvențial, așa cum primește o factură orginală. Și se emite într-un singur exemplar.

Cum spuneam mai sus, rolul autofacturii este legat strict de raportarea TVA-ului. Nu poți folosi autofactura ca document justificativ al unei cheltuieli sau ca să recepționezi marfă în gestiune.

Autofactura și e-Factura

Autofactura se transmite în SPV ANAF la fel ca oricare altă factură, cu o singură diferență. În câmpul Tip de factură alegi 389 – Autofactura.

Sperăm că detaliile de mai sus te vor ajuta în situațiile în care ai obligația să emiți autofacturi.

Iar dacă ai nevoie de ajutor cu emiterea și transmiterea e-Facturilor, aruncă un ochi aici, unde explicăm cum funcționează e-Factura pe factureaza.ro

Iar pentru mai multe detalii despre emiterea facturilor în general, citește acest articol despre cum se face o factură.