TVA la încasare este un sistem de taxare prin care taxa pe valoarea adăugată devine exigibilă doar în momentul în care contravaloarea facturii este efectiv încasată de la client.
Cu alte cuvinte, firma plătește TVA către stat numai după ce a primit banii, nu la emiterea facturii, ceea ce ajută la protejarea fluxului de numerar.
Dacă îți deschizi o firmă nouă, este esențial să fii atent la exigibilitatea taxei. Deși pare un detaliu tehnic, alegerea poate avea un impact semnificativ asupra fluxului de numerar și asupra modului în care îți gestionezi finanțele.
Atenție: la înființare, un SRL aplică implicit TVA la emitere (sistemul standard de TVA). În această situație, trebuie să optezi specific pentru TVA la încasare.
Hai să vedem, așadar, care este diferența dintre cele două sisteme.
Ce înseamnă TVA la emitere?
TVA la emitere este sistemul standard de TVA. În acest caz:
- TVA-ul devine exigibil la momentul emiterii facturii
- Ești obligat să plătești TVA către stat chiar dacă nu ai încasat factura de la client
Exemplu:
Emiți o factură pe 1 martie cu TVA inclus. Chiar dacă clientul îți plătește abia în aprilie sau mai târziu, tu trebuie să declari și să plătești TVA-ul aferent în decontul perioadei în care ai emis factura.
Practic, plătești TVA din banii tăi dacă încasarea întârzie.
Ce înseamnă TVA la încasare?
TVA la încasare este un sistem special care îți permite să plătești TVA către stat doar după ce ai încasat factura.
- TVA-ul devine exigibil la momentul încasării
- Nu mai plătești TVA pentru facturi neîncasate
Exemplu:
Emiți o factură pe 1 martie, dar clientul plătește pe 15 aprilie. TVA-ul aferent va fi declarat și plătit pentru perioada în care ai încasat suma.
Asta îți protejează lichiditățile și reduce presiunea financiară. Este de mare ajutor pentru afacerile mici și mijlocii.
Cine poate aplica TVA la încasare?
Sistemul TVA la încasare poate fi aplicat, prin opțiune, de către persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA care au sediul activității economice în România.
Iată principalele condiții de eligibilitate valabile pentru anii 2025 și 2026:
- Plafonul vechi (2025): Puteau opta pentru acest sistem firmele care au realizat în anul calendaristic precedent o cifră de afaceri care nu depășește 4.500.000 lei.
- Majorarea plafonului (2026): Începând cu 1 martie 2026, plafonul pentru aplicarea sistemului a crescut la 5.000.000 lei.
- Firme nou-înființate: Persoanele care se înregistrează în scopuri de TVA în cursul anului pot opta pentru acest sistem chiar de la data înregistrării.
Cine NU poate aplica sistemul
Chiar dacă se încadrează sub plafonul de cifră de afaceri, nu pot aplica TVA la încasare:
- Persoanele impozabile care fac parte dintr-un grup fiscal unic.
- Persoanele impozabile care nu sunt stabilite în România (nu au sediul activității economice aici).
Operațiuni excluse
Sistemul nu se aplică pentru anumite tipuri de tranzacții, indiferent dacă firma este înscrisă în registru:
- Livrările de bunuri sau prestările de servicii către persoane afiliate.
- Livrările intracomunitare de bunuri și exporturile.
- Operațiunile supuse măsurilor de simplificare (taxare inversă).
- Livrările pentru care factura este emisă înainte de livrare sau înainte de încasarea unui avans.
Procedura de înscriere
- Pentru a intra în sistem, trebuie depusă la ANAF Declarația 097 (sau formularul 700) până pe data de 20 a lunii anterioare perioadei fiscale din care se dorește aplicarea sistemului.
- Sistemul devine aplicabil începând cu prima zi a perioadei fiscale următoare celei în care a fost depusă notificarea.
Ce este registrul TVA la încasare?
Registrul persoanelor impozabile care aplică sistemul TVA la încasare este o bază de date publică gestionată de ANAF care cuprinde toate firmele din România ce utilizează acest regim fiscal special.
- Sursă de verificare: Permite oricărei entități să verifice dacă un furnizor sau partener de afaceri colectează și deduce TVA-ul la momentul plății/încasării facturii, nu la data emiterii ei.
- Transparență fiscală: Este esențial pentru exercitarea corectă a dreptului de deducere a taxei achitate către furnizori.
- Actualizare permanentă: Include firmele care au optat pentru acest sistem sau care au fost radiate din acesta de către organele fiscale.
Ce riscuri poate aduce TVA la încasare?
Regimul TVA la încasare presupune o evidență contabilă complexă.
Din punct de vedere contabil, evidența pentru TVA la încasare este considerată semnificativ mai dificilă și mai laborioasă.
Urmărirea plăților și încasărilor
TVA la emitere: înregistrarea este simplă. Ai emis factura, ai colectat taxa; ai primit factura, ai dedus taxa. Totul se bazează pe documentul fiscal.
TVA la încasare: trebuie să urmărești și să asociezi fiecare plată sau încasare unei facturi corespunzătoare. Taxa devine exigibilă sau deductibilă doar în limita sumei plătite/încasate.
Gestiunea soldurilor neachitate
Contabilitatea trebuie să țină evidența facturilor parțial achitate. Dacă un client plătește doar 30% dintr-o factură, trebuie să calculezi și să raportezi TVA-ul doar pentru acea valoare.
Apar conturi intermediare suplimentare în balanță (ex: 4428 – TVA neexigibilă), care trebuie „curățate” și verificate constant.
Corelarea cu partenerii
Trebuie să verifici permanent Registrul persoanelor care aplică TVA la încasare pentru toți furnizorii tăi. Dacă furnizorul tău aplică acest sistem, tu nu poți deduce TVA-ul de pe factura sa până nu o plătești, indiferent dacă tu aplici sau nu sistemul.
Riscul de eroare în decont (Jurnalele de TVA)
Jurnalele de cumpărări și vânzări sunt mult mai stufoase. Orice decalaj între data facturii și data plății care sare de la o lună la alta poate genera erori în Decontul de TVA (300) sau în Declarația 394.
Deși sistemul de TVA la încasare oferă un avantaj uriaș de cash-flow (nu dai bani la stat înainte să îi primești de la client), el necesită o disciplină mult mai mare în reconcilierea conturilor.
Cum te poate ajuta factureaza.ro
Programul nostru de facturare online include integrare directă cu băncile, astfel încât poți urmări încasările în timp real.
Aplicația se ocupă de tot: verifică detaliile fiecărei tranzacții — plătitor, beneficiar, IBAN,
CUI, sumă și descrierea plății — și le potrivește cu documentele corespunzătoare din contul tău. Sunt preluate automat toate tipurile de tranzacții: încasări, plăți, depuneri de numerar, plăți cu cardul, comisioane etc.
Vei ști mereu ce facturi sunt achitate și ce încasări au intrat, fără verificări manuale sau stres. Contabilitatea îți va mulțumi pentru ajutor.
Concluzie
Diferența esențială dintre TVA la încasare și TVA la emitere ține de momentul în care plătești TVA-ul către stat.
Dacă vrei simplitate, mergi pe sistemul standard. Dacă vrei flexibilitate, protecție financiară și ești eligibil, TVA la încasare poate fi o alegere mai bună.Factureaza.ro suportă ambele sisteme și te ajută să gestionezi corect TVA-ul, fără bătăi de cap. Deschide chiar acum un cont — primele trei luni sunt gratuite și fără limitări, ca să poți testa în voie.
