Poți refuza o factură primită în SPV? Răspunsul este da, în anumite situații bine definite.
În acest articol, îți explicăm pe scurt și clar când poți refuza o factură primită în SPV, care este procedura legală și ce variante ai la dispoziție. Ca să nu îți încarci contabilitatea cu documente neconforme.
🧾 Când poți refuza o factură primită prin SPV?
Conform legislației în vigoare (OUG 120/2021 și Codul Fiscal), beneficiarul unei facturi electronice are dreptul să o refuze dacă nu respectă condițiile legale sau contractuale. Iată câteva dintre cele mai întâlnite motive:
- Informații greșite sau lipsă (date firmă, TVA, serie, număr etc.).
- Factura este dublată sau emisă din greșeală.
- Bunurile sau serviciile facturate nu au fost livrate/prestate.
- Nu există un contract, comandă fermă sau alt temei justificativ.
- Prețul, cantitatea sau specificațiile din factură diferă de ce s-a convenit.
Important: RO e-Factura este doar un canal de transmitere, nu o garanție că factura este corectă sau trebuie plătită.
🛠️ Cum poți refuza o factură primită prin SPV?
Dacă ai constatat că factura primită este greșită sau nejustificată, ia măsuri.
Sistemul RO e-Factura nu permite „returnarea” facturii, dar îți oferă o metodă clară de comunicare: mesajul de refuz.
Iată pașii pe care trebuie să-i urmezi:
- Identifică problema: verifică dacă factura este completă și în concordanță cu contractul sau livrările efective.
- Transmite un mesaj de refuz în SPV: anunță furnizorul, prin SPV, că nu ești de acord cu factura. Menționează motivele refuzului și, ideal, fă trimitere la clauzele contractuale relevante.
- Așteaptă corectura: emitentul are obligația să corecteze factura, prin stornare și, dacă e cazul, emiterea unei noi facturi conforme, conform art. 330 din Codul Fiscal.
Această procedură este reglementată prin art. 4 din OUG 120/2021.
Ce faci în contabilitate dacă ai refuzat factura?
Ai două opțiuni, în funcție de situație și politica firmei:
🔹 1. Nu înregistrezi factura deloc
Dacă factura este clar neconformă și ai transmis mesajul de refuz în SPV, poți decide să nu o înregistrezi în contabilitate. Este esențial să păstrezi mesajul de refuz și orice alte documente justificative (contracte, corespondență etc.).
🔹 2. O înregistrezi, dar refuzi plata
Dacă ai nevoie de o evidență strictă sau ai o relație comercială complicată, poți înregistra factura, dar refuza plata, parțial sau integral. În acest caz, redactează o notificare scrisă către furnizor în care explici motivele refuzului.
Conform Legii contabilității nr. 82/1991, orice document justificativ implică răspunderea celor care îl întocmesc și îl înregistrează – așa că este important să fii atent(ă) și bine documentat(ă).
⏰ Există termen limită în care poți refuza o factură primită prin SPV?
Legea nu impune un termen exact pentru transmiterea refuzului, dar recomandarea specialiștilor este să faci acest lucru cât mai repede posibil, preferabil imediat după primirea facturii. Astfel, reduci riscul de litigii, blocaje și întârzieri în corectarea documentelor.
✅ Ce trebuie să reții
- Poți refuza o factură primită în SPV, dar doar cu motive clare și comunicare oficială.
- Refuzul se face printr-un mesaj în sistemul RO e-Factura, nu prin ignorarea documentului.
- Factura greșită se corectează prin stornare și, dacă este cazul, emiterea uneia noi.
- Ai libertatea de a nu o înregistra în contabilitate, dacă refuzul este justificat.
- Nu uita: transmiterea în SPV nu face factura „obligatorie”, dacă nu este corectă sau justificată.
🧩 Ai nevoie de ajutor cu e-Factura?
Pe factureaza.ro, te ajutăm să gestionezi simplu și eficient întregul proces de emitere și transmitere a facturilor prin SPV și RO e-Factura. Ai integrare completă cu sistemul ANAF, notificări automate și evidență clară a documentelor.
Testează gratuit platforma și scapă de grija greșelilor sau a refuzurilor nejustificate.
