Facturile automate salvează timp, limitează eroarea umană și, cu puțină atenție atunci când definești setările și alegi opțiunile, sunt ușor de configurat.
Pentru afacerile care vând servicii în regim de abonament, factureaza.ro are o soluție de automatizare completă a procesului de facturare. De la emiterea facturii la transmiterea în sistemul RO e-Factura și chiar până la încasare, totul se poate întâmpla fără nicio intervenție din partea ta.
Studiu de caz
Există varii servicii care se facturează în regim de abonament: recurent, la același interval de timp, în aceeași zi din lună și pentru aceeași sumă. De exemplu: chirii, hosting, mentenanță, reviste online, subscription boxes, access la varii servicii digitale etc.
Pentru acest articol, o să presupunem că ai o afacere prin care vinzi abonamente la o sală de fitness pentru angajații companiilor. Clienții tăi, cei care achită facturile în numele angajaților beneficiari, sunt firmele. Deci, conform legii, deoarece facturile sunt de tipul B2B (business to business) ești obligat să le transmiți la RO e-Factura.
(O scurtă precizare: Ministerul de Finanțe a anunțat că din 1 ianuarie 2025 și facturile emise către consumatori persoane fizice vor trebui transmise la RO e-Factura. Citește mai multe aici.)
Facturi automate recurente
Și totuși, cum faci să nu emiți facturile de mână, lună de lună. Și apoi tot manual să te lupți cu transmiterea lor în SPV. Mai ales când sala ta de fitness este extrem de populară și ai de facturat vreo 1000 de clienți odată.
Aici intervine factureaza.ro, programul nostru de facturare online. Pe piață din 2007, este prietenos, integrat cu e-Factura și are un modul de abonamente care nu costă nimic în plus. Prețurile noastre sunt stabilite în funcție de câte documente emiți, nu de ce opțiuni folosești.
Tot ce trebuie să faci este să definești în aplicație abonamentele tale și apoi să le adaugi abonați. După care, ai facturi automate care se emit singure și tot singure se transmit la RO e-Factura.
Iată câteva dintre facilitățile care-ți vor salva multe ore de lucru lună de lună
Poți alege perioada de facturare, adică la ce interval se vor emite facturile: lunar, trimestrial, semestrial, anual.
Poți alege modul de facturare, adică felul în care vrei să se emită facturile: anticipat (în luna dinaintea lunii în care prestezi serviciul către client), perioada curentă (în luna în care prestezi serviciul către client), ulterior (în luna de după luna în care prestezi serviciul către client).
Poți alege ziua emiterii: în a câta zi din lună vrei să se emită factura.
Ai opțiunea să bifezi rularea automată a abonamentului, adică facturile se vor emite în ziua stabilită fără o confirmarea manuală în prealabil din partea ta.
Ai opțiunea să emiți facturile pe o serie setată să transmită facturile la RO e-Factura automat, fără o confirmarea manuală în prealabil din partea ta. Citește aici cum setezi o serie de facturi să transmită e-Factura automat.
(Pentru e-Factura trebuie mai întâi să activezi integrarea. Pentru asta vei avea nevoie de un certificat digital înrolat la ANAF și de câteva minute, după care ești ready to go. Citește aici cum activezi integrarea automată cu e-Factura.)
Mai poți inclusiv alege dacă vrei ca pe factură să apară detalii unice pe fiecare client în parte, cum ar fi numărul contractului de abonare.
După ce definești abonamentul, vei trece la pasul următor. Aici vei configura modelul de factura, de la felul în care arată factura, până la conținut: descrierea serviciilor, valoarea, varii mențiuni. Poți personaliza factura cu logo-ul și culorile brandului tău.
De reținut că, în loc de factură, poți seta abonamentul să emită o proformă sau o comandă, mai ales în cazul în care nu ești 100% sigur că ți se va face plata. În această variantă, ai opțiunea ca, atunci când asociezi (manual sau automat) o plată unei proforme sau unei comenzi, odată cu înregistrarea plății să se emită automat factura. Citește aici cum generezi automat o factură atunci când asociezi o plată unei proforme sau unei comenzi.
Și, foarte util, dacă folosești Stripe sau Mobilpay ca procesatori de plăți online, poți insera link de plată pe documentul care se generează din abonament, indiferent dacă este factură, proformă sau comandă. Avantajul link-ului de plată este dublu: îi face clientului plata mai ușoară, deci vei încasa banii mai rapid; facturile astfel încasate se închid singure, deoarece plata se asociază automat, fără intervenția ta. Iar în cazul proformelor sau comenzilor, facturile se vor generează automat în urma plății, dacă le-ai setat ca atare.
Iar la final, după ce ai creat abonamentul și ai definit modelul pe baza căruia se vor emite facturile, vei trece la următorul pas – adăugarea abonaților, care se face din câteva clicuri. Și gata, facturile automate zboară spre clienții tăi prin SPV, eventual și pe mail.
Pe scurt
Dacă la sala ta de fitness vinzi 6 tipuri de abonamente, atunci pentru fiecare tip în parte vei trece prin aceeași pași. Faci asta o singură dată, la început, după care facturile se emit singure singurele și, tot fără să le ții tu de mână, dau fuga la RO e-Factura.
Pașii sunt următorii
După ce ți-ai creat cont pe factureaza.ro și ai activat integrarea cu e-Factura:
- Definești fiecare tip de abonament în parte, cu toate detaliile specifice. Uite aici un tutorial.
- Alegi ca aplicația să genereze singură facturile pe o serie care le transmite automat în SPV. Dacă ei emoții, poți opta aici să faci o verificare manuală în prealabil, mai ales până te asiguri că ai organizat totul corect.
- Setezi modelul de factură.
- Adaugi abonații.
- Facturile, oricâte ar fie ele, se generează singure, în funcție de configurările pe care le-ai făcut când ai definit abonamentul.
- Facturile, oricâte ar fie ele, se transmit singure în SPV, în funcție de configurările pe care le-ai făcut când ai activat integrarea e-Factura. Dacă apar erori de transmitere sau validare, îți vom trimite notificări pe email sau poți consulta singur secțiunea Status e-Factura din cont.
Cu alte cuvinte, muncești câteva ore, o singură dată, la început. După care scapi complet de grija facturării abonamentelor tale. Cât timp crezi că vei economisi lună de lună? Și câte erori umane de facturare crezi că vei evita?
Extra bonus, pe factureaza.ro primele trei luni sunt gratuite, fără limitări, ca să poți genera oricâte facturi automate ai nevoie. Așa că deschide un cont și testează.
