Câmpurile obligatorii e-Factura conțin datele relevante despre o factură, din punct de vedere fiscal, legal și juridic. Aceste date se trimit către SPV în formatul XML UBL.
Dacă transmiți e-Factura automat (printr-o aplicație de facturare online), aplicația va precompleta pentru tine toate aceste câmpuri. Le preia din factura, hai s-o numim “normală”, și le aduce în fișierul XML UBL. Dar chiar și așa, este important să înțelegi ce anume reprezintă fiecare câmp. Deoarece oricât de deșteaptă e aplicația, e important să faci și tu o verificare. Pentru că uneori se pot strecura erori.
Iar dacă lucrezi cu aplicațiile web ANAF (versiunea extinsă sau cea simplificată), e cu atât mai recomandat să înțelegi câmpurile obligatorii e-Factura.
Cum completezi câmpurile obligatorii e-Factura utilizând aplicațiile web ANAF
Majoritatea acestor câmpuri obligatorii sunt evidente, dar să le luăm pe rând.
Câmpuri care țin de identificarea facturii
Numărul facturii (BT-1): completezi cu seria și numărul facturii.
Data emiterii facturii (BT-2): completezi cu data la care ai emis factura.
Codul tipului facturii (BT-3): alegi
- 380 pentru orice factură de vânzare-cumpărare
- 381 pentru orice factură storno sau pentru o notă de credit
- 384 pentru orice factură care corectează o altă factură emisă anterior cu greșeli
- 389 pentru autofactură (citește aici ce este autofactura)
- 751 pentru transmiterea facturilor la bonuri fiscale
Dacă alegi 381 sau 384, îți recomandăm să completezi și câmpul Referința factură anterioară, unde treci numărul și data facturii precedente (cea care este corectată sau stornată).
Codul monedei (BT-5): alegi din listă moneda în care ai emis factura
Câmpuri care țin de identificarea vânzătorului
Numele vânzătorului (BT-27): completezi cu denumirea firmei tale
Codul ţării Vânzătorului (BT-40): completezi cu RO – România
Localitatea Vânzătorului (BT-37): completezi localitatea unde ai sediul social. Atenție: dacă ești din București, aici vei trece sectorul (ex: SECTOR 1).
Adresa Vânzătorului (BT-35): completezi adresa sediului social.
Câmpuri care țin de identificarea cumpărătorului
Așa cum ai completat datele despre firma ta la Vânzător, tot la fel vei completa datele despre clientul tău la Cumpărător.
Câmpuri care țin de produsele sau serviciile vândute
Numele articolului (BT-153): completezi cu denumirea produselor sau serviciilor vândute
Cantitatea facturată (BT-129): completezi cu numărul produselor sau serviciilor vândute
Unitatea de măsură (BT-130): alegi din listă unitatea de măsură (cel mai frecvent, aici vei trece bucăți, dar lista de unități de măsură este exhaustivă)
Prețul Net (BT-146): completezi cu prețul unitar fără TVA
Valoarea netă (BT-131): completezi cu rezultatul înmulțirii prețului unitar fără TVA cu cantitatea
Categoria de TVA (BT-151): alegi
- S: dacă ești plătitor de TVA
- O: dacă ești neplătitor de TVA
- E: dacă ești plătitor de TVA și emiți o factură pentru produse sau servicii scutite de TVA. Atenție: pentru E, trebuie să menționezi și motivul scutirii (alegi dintr-o listă predefinită de scutiri sau scrii tu un text liber)
- AE: dacă emiți o factură cu TVA cu taxare inversă
- K: dacă emiți o factură cu TVA pentru livrări intracomunitare
- G: dacă emiți o factură cu TVA pentru exporturi
- L: taxele din Insulele Canare
- M: taxele din Ceuta și Melilla
Cota de TVA (BT-152): dacă ai ales S, completezi cu 19% sau, dacă vinzi produse la cotă redusă, completezi cu 9% sau cu 5%.
Detalierea TVA
Câmpurile de aici se autocompletează în aplicația web ANAF. Nu e nevoie să intervii în această secțiune.
Totalurile documentului
Și aici vei observa că majoritatea câmpurilor obligatorii e-Factura sunt deja completate. Mai trebuie doar să treci:
- Suma plătită (BT-113): dacă factura a fost achitată parțial sau integral, aici treci suma achitată
- Valoarea de rotunjire (BT-114): pentru o factură cu un total cu trei sau mai multe zecimale, aici trebuie sa treci suma rotunjită la două zecimale
- Valoarea TVA totală a facturii în moneda de contabilizare (BT-111): dacă factura este în RON, aici treci aceeași valoare din câmpul Valoarea totală a facturii cu TVA (BT-112); dacă factura este în valută, aici treci valoarea totală a facturii cu TVA în RON la cursul agreat cu clientul.
Și gata. În sfârșit poți trece la ultimul pas, unde nu mai completezi nimic. Ci doar generezi factura.
De reținut că pe factureaza.ro toată munca asta de mai sus o face aplicația pentru tine. Îți deschizi un cont și, cu un certificat digital înrolat la ANAF, activezi integrarea automată cu e-Factura. După care, tot ce mai trebuie să faci înainte să transmiți e-Facturi este să verifici rapid că sunt corecte datele precompletate din câmpurile obligatorii e-Factura.
Erori e-Factura
Dacă ai completat toate câmpurile obligatorii e-Factura, vei putea genera și transmite fișierul XML UBL fără probleme.
După ce transmiți e-Factura în SPV, ANAF va genera un index de încărcare.
Apoi e-Factura trece printr-un proces de validare la ANAF. Dacă totul este în regulă, factura primește un index de descărcare. Trimite acest index clientului tău, ca să poată descărca e-Factura din propriul SPV.
Dacă însă e-Factura este respinsă de ANAF la validare, cel mai frecvent, motivul este CUI radiat la client sau CUI greșit la client. Trebuie să investighezi și să rezolvi eroarea.
e-Factura prin factureaza.ro
Dacă ai cont pe factureaza.ro și ai și un certificat digital înrolat la ANAF îți recomandăm să activezi integrarea e-Factura. Printre avanaje:
- Transmiți e-Facturi automat și scapi de completarea câmpurilor (le completează aplicația)
- Mai mult, poți activa opțiunea să preiei automat e-Facturile pe care le încarcă în SPV furnizorii tăi
- Din e-facturile preluate de la furnizori aplicația va genera automat un PDF pentru vizualizare
- Ai index de încărcare și descărcare în istoricul fiecărei facturi transmise în (sau primite din) SPV prin factureaza.ro
- Ai status e-Factura în lista de facturi, pentru o imagine de ansamblu rapidă a transmiterilor
- Dacă aplicația observă erori de completare, îți atrage atenția înainte să transmiți în SPV
- Dacă apar erori de validare la ANAF, primești notificări pe mail ca să corectezi și să retransmiți la timp
Pentru mai multe detalii despre cum funcționează integrarea e-Factura pe factureaza.ro intră aici.
Iar dacă ești curios să testezi, avem o veste bună. Pe factureaza.ro primele 3 luni sunt gratuite și fără limitări. Creează cont ca să vezi cum te putem ajuta.
