Data scadentă reprezintă termenul limită până la care o factură trebuie achitată.
Atunci când emiți o factură pentru bunuri livrate, servicii prestate sau o factură de avans, este important să stabilești și ziua exactă până la care clientul trebuie să efectueze plata.
Pe factură, data scadentă apare într-un câmp separat, de obicei sub denumirea „Termen de plată” sau „Data scadenței”, și se notează în formatul standard zi.lună.an.
În practică, termenul de plată diferă în funcție de înțelegerea dintre părți și poate varia, orientativ, de la 15 până la 90 de zile.
De ce este important să adaugi data scadentă pe facturi?
Chiar dacă data scadentă NU este un element obligatoriu pe factură, includerea ei aduce numeroase beneficii atât pentru tine, cât și pentru client. Un termen de plată clar stabilit contribuie la o relație comercială transparentă și la o mai bună gestionare a fluxului de numerar.
Iată cinci motive esențiale pentru care merită să adaugi data scadentă pe fiecare factură:
Necesară în contabilitate
În contabilitatea analitică, evidența clienților și a furnizorilor se face în funcție de termenele de plată. Asta înseamnă că, atunci când o factură emisă sau primită este înregistrată în contabilitate, se notează și data scadentă.
Această cerință este prevăzută în Ordinul 1802/2014, pct. 329, care reglementează modul de organizare a contabilității în România.
Este important de menționat că obligația de a ține contabilitatea analitică se aplică firmelor (SRL, SA etc.), nu și PFA-urilor, care funcționează pe baza contabilității în partidă simplă.
Data scadentă și penalitățile de întârziere
Menționarea datei scadente pe factură îi reamintește clientului termenul de plată stabilit prin contract. Sau stabilește concret termenul, în absența unui acord.
Dacă termenul nu este respectat, ai dreptul să aplici penalități de întârziere. De exemplu, poți stabili 1% din valoarea facturii pentru fiecare zi de neplată după data scadentă.
Pe factureaza.ro, ai la dispoziție un câmp special unde poți seta manual procentul de penalizare pentru fiecare factură. Alternativ, poți configura un procent standard, care va fi afișat automat pe toate facturile emise.
Fluxul de numerar și planificarea financiară
Stabilirea și respectarea termenelor de plată – atât pentru facturile emise, cât și pentru cele primite – reprezintă una dintre cele mai bune practici pentru menținerea unui flux de numerar sănătos.
Orice firmă are nevoie să știe cu exactitate pe ce încasări se poate baza pentru a acoperi salariile, taxele și plățile către propriii furnizori. În același timp, achitarea facturilor la timp consolidează relația cu furnizorii și previne aplicarea penalităților.
Întârzierile frecvente la plată pot afecta grav stabilitatea afacerii. Lichiditățile scad, dezvoltarea este amânată, angajările și investițiile devin imposibile, iar inovația stagnează. Dacă problema persistă și se transformă într-o practică obișnuită, firma poate ajunge în imposibilitate de plată – un pas periculos spre închidere.
Gestionarea facturilor
Data scadentă joacă un rol esențial în evidența plăților – un proces de bază pentru orice afacere. Cu ajutorul unui program de facturare online, gestionarea acestui aspect devine mult mai simplă și mai eficientă.
Pe factureaza.ro, ai mereu la îndemână o listă actualizată cu facturile care au depășit termenul de plată. Acest raport te ajută să contactezi rapid clienții restanțieri și, dacă este cazul, să aplici penalități de întârziere.
În plus, aplicația îți oferă opțiuni de notificare automată a clienților, prin email:
- cu câteva zile înainte de apropierea datei scadente;
- la intervale prestabilite după expirarea termenului de plată.
Astfel, economisești timp, reduci riscul de neîncasări și menții un flux de numerar mai predictibil.
Dovadă în cazul litigiilor
Deși nimeni nu își dorește să ajungă într-o situație conflictuală, termenul de plată înscris pe factură poate deveni un element esențial într-un litigiu cu un client rău-platnic.
Acest lucru este cu atât mai important atunci când nu există un contract sau un alt tip de acord scris între părți. Factura rămâne un document fiscal care generează, prin lege, obligația de plată.
Prin acceptarea facturii, clientul recunoaște implicit existența datoriei și se obligă să achite suma menționată până la data scadentă. Într-un eventual proces, acest detaliu poate constitui o dovadă importantă în favoarea ta.
Concluzie
Faptul că termenul de plată nu este obligatoriu pe facturi nu înseamnă că trebuie ignorat. Data scadentă este un instrument esențial pentru managementul facturilor, pentru un flux de numerar sănătos și pentru relații comerciale corecte.
De aceea, include întotdeauna data scadentă pe facturi, monitorizează plățile și trimite notificări clienților care întârzie.
Iar partea bună este că nu trebuie să faci toate acestea manual. factureaza.ro te ajută să automatizezi sarcinile administrative și să câștigi timp pentru ceea ce contează cu adevărat: dezvoltarea afacerii tale.
Încearcă platforma chiar acum – primele trei luni sunt gratuite și fără limitări.
