Chitanța este unul dintre cele mai comune documente fiscale utilizate în activitățile comerciale, indiferent de domeniul de activitate. Deși aparent simplă, chitanța joacă un rol esențial în procesul de gestionare a plăților și înregistrarea acestora în mod corect. În acest articol, vom explora ce este chitanța, cum se utilizează și ce modele de chitanțe sunt disponibile.
Ce este chitanța?
Conform legislației din România, chitanța este un document justificativ care atestă încasarea unei sume de bani în numerar, în care este inclus și TVA-ul. Aceasta servește drept dovadă a efectuării unei plăți și poate fi emisă atât de și către persoane fizice, cât și de și către persoane juridice.
O chitanță trebuie să conțină următoarele elemente esențiale pentru a fi valabilă:
- Denumirea unității sau furnizorului.
- Codul de identificare fiscală (CIF).
- Numărul de înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului.
- Adresa sediului unității.
- Denumirea, numărul și data întocmirii formularului (ziua, luna, anul).
- Numele și prenumele persoanei fizice sau denumirea unității care depune suma, împreună cu explicația sumei încasate. În cazul persoanelor juridice, se includ CIF-ul, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului și adresa sediului.
- Suma de bani (în cifre și litere).
- Semnătura casierului.
La fel ca o factură, fiecare chitanță este identificată printr-o serie și un număr unic secvențial, structurat în funcție de organizarea internă a firmei (puncte de lucru, filiale etc.). Această numerotare se face conform unei decizii interne.
Utilizarea chitanței
Document primar în evidențierea operațiunilor contabile, chitanța fiscală îndeplinește mai multe funcții:
- Plăți în numerar: chitanța atestă depunerea unei sume de bani la casieria unității, bani obținuți ca rezultat al relațiilor comerciale.
- Evidență contabilă: Orice încasare în numerar trebuie justificată printr-un document, iar chitanța îndeplinește acest rol.
- Dovada plății: Fie că vorbim de plata unei chirii, a unei rate sau a unui produs achiziționat, chitanța este confirmarea scrisă a unei tranzacții în numerar.
Important! În cazul bunurilor sau serviciilor scutite de TVA cu drept de deducere, legislația specifică faptul că înregistrarea veniturilor în contabilitate trebuie să fie justificată cu documente care atestă efectuarea încasării. În situațiile în care plata se face în numerar, chitanța este documentul obligatoriu care îndeplinește acest rol.
Modele de chitanțe
Există mai multe tipuri și modele de chitanțe, care pot fi adaptate nevoilor specifice ale fiecărei afaceri:
- Chitanța clasică tipărită. Este utilizată în special de afacerile mici și poate fi achiziționată din librării sau centre de papetărie. Se completează manual și este disponibilă în seturi cu serii pretipărite.
- Chitanța generată electronic. Tot mai multe companii folosesc soluții digitale pentru emiterea chitanțelor. Softurile de facturare, precum factureaza.ro, permit generarea rapidă și simplă a chitanțelor. Avantajele acestui model includ: personalizare, eliminarea erorilor de completare și posibilitatea de a trimite documentele direct prin e-mail.
- Ambele variante pot fi personalizate. Unele afaceri aleg să-și personalizeze chitanțele cu logo-ul companiei, culori specifice sau alte elemente de branding. Acestea oferă un aspect profesional și contribuie la consolidarea imaginii firmei.
Pe factureaza.ro, ai la dispoziție varii modele de chitanțe, pe care le poți personaliza cu logo-ul și culorile tale de branding. Astfel, ai la dispoziție următoarele variante:
- Format A4
- Format A5
- De două ori chitanța pe un A4
- De trei ori chitanța pe un A4
- Sau poți folosi un șablon de factură care conține și o chitanță
În plus, poți emite chitanțe în șase limbi străine: engleză, franceză, spaniolă, germană, italiană și maghiară.
Cum să gestionezi eficient chitanțele?
Indiferent dacă utilizezi chitanțe tipărite sau digitale, este important să păstrezi o evidență clară a acestora. Iată câteva sfaturi:
- Numerotare corectă: Fiecare chitanță trebuie să aibă un număr unic, secvențial (să nu existe numere lipsă într-o serie de facturi).
- Păstrarea arhivei: Conform legii, chitanțele trebuie păstrate timp de 5 ani pentru eventualele controale fiscale.
- Automatizare: Soluțiile digitale, precum factureaza.ro, simplifică procesul de gestionare și emitere a chitanțelor, reducând timpul necesar pentru completarea manuală.
Ce faci dacă ai greșit o chitanță?
Chitanțele sunt documente finale, care nu pot fi corectate sau emise cu valori negative. Dacă există o problemă (eroare sau returnare de bani), soluția este anularea chitanței greșite și emiterea unui document separat pentru corecție.
Legislația (OMEF 3512/2008) nu permite corecturi directe pe documentele care justifică operațiuni cu numerar (cum ar fi chitanțele), deoarece acestea sunt folosite pentru a evidenția tranzacțiile financiare clare și ireversibile.
Documentele financiar-contabile, precum chitanțele, trebuie să fie întocmite fără erori, deoarece:
- Ele servesc ca bază pentru înregistrarea în contabilitate.
- Reprezintă dovada legală a unei tranzacții financiare (în cazul controalelor fiscale sau altor verificări).
- Orice modificare ar putea compromite acuratețea înregistrărilor și ar deschide posibilitatea de fraudă.
Dacă apare o eroare, chitanța greșită se anulează complet (marcând-o vizibil ca “ANULATĂ”) și se emite o nouă chitanță corectă.
Dacă trebuie restituită o sumă (de exemplu, în cazul unui retur de marfă), acest lucru se face printr-un proces verbal de restituire sau un alt document justificativ aprobat, nu prin emiterea unei chitanțe cu semn negativ.
Diferența dintre chitanța fiscală și bonul fiscal
Chitanța și bonul fiscal sunt documente utilizate pentru a justifica tranzacțiile cu numerar, însă au scopuri și utilizări diferite.
Bonul fiscal se emite în principal către persoane fizice și este obligatoriu în comerțul cu amănuntul, indiferent dacă clientul este persoană fizică sau juridică. Acesta este emis de casele de marcat și poate înlocui atât factura, cât și chitanța, fiind utilizabil inclusiv în contabilitatea firmelor. Dacă pe bon apare CIF-ul clientului persoană juridică, atunci bonul devine o factură simplificată, iar TVA-ul poate fi dedus fără a solicita o factură suplimentară. Totuși, aceste facturi simplificate (bonurile fiscale cu CIF) nu sunt incluse în declarația 394, care este raportarea obligatorie la ANAF pentru tranzacțiile între plătitori de TVA. Bonul fiscal nu ține loc de factură completă, iar în cazul în care clientul solicită factura, bonul fiscal devine doar justificarea plății.
Chitanța, pe de altă parte, se emite de obicei împreună cu factura. Ea este utilizată exclusiv pentru plățile în numerar, spre deosebire de bonul fiscal, care se poate emite și pentru plățile prin card bancar. Există situații în care chitanța poate fi emisă fără o factură, cum ar fi pentru întreținerea de bloc sau plata chiriei de către persoane fizice. În comerțul cu amănuntul, legea impune emiterea bonului fiscal, chiar dacă în anumite cazuri acesta poate fi înlocuit cu o chitanță și o factură.
Concluzie
Chitanța este un document simplu, dar esențial în orice activitate economică. Alegerea unui model potrivit și gestionarea corectă a acestora contribuie la buna desfășurare a activității comerciale și la respectarea cerințelor legale. Dacă încă folosești metode tradiționale, poate este momentul să treci la soluții moderne, care îți vor economisi timp și resurse.
Pentru a genera rapid chitanțe și alte documente contabile, te invităm să încerci factureaza.ro. Mai ales că primele trei luni sunt gratuite și fără niciun fel de limitare, ca să poți testa în voie.
