Încasările în numerar de la persoane fizice pentru produse sau servicii trebuie să respecte două seturi importante de reguli:
- plafonul de numerar, care stabilește cât cash poate încasa firma de la persoane fizice;
- regulile privind aparatele de marcat electronice fiscale, care stabilesc când firma trebuie să utilizeze o casă de marcat și să emită bon fiscal.
Cât poate încasa o firmă în numerar de la persoane fizice?
Pentru operațiunile dintre firme și consumatori / persoane fizice, plafonul este de 10.000 lei/zi pe persoană.
De exemplu, dacă o societate prestează servicii unei persoane fizice și aceasta trebuie să achite 8.000 lei, plata poate fi făcută integral în numerar, dacă sunt respectate și celelalte obligații aplicabile.
Dacă valoarea operațiunii este de 15.000 lei, suma nu poate fi încasată integral în numerar. Se pot încasa cel mult 10.000 lei în numerar, iar diferența trebuie achitată printr-un instrument de plată fără numerar.
Important: este interzisă fragmentarea unei tranzacții pentru a evita plafonul. De exemplu, dacă o prestare de servicii valorează 15.000 lei, firma nu poate încasa 7.500 lei în numerar astăzi și 7.500 lei mâine doar pentru a ocoli plafonul. Există o excepție pentru anumite contracte cu plata în rate, atunci când sunt încheiate în condițiile legii.
Dar dacă firma încasează de la alte firme?
Pentru operațiunile în numerar între firme, plafonul este de 5.000 lei/zi pe firmă.
Există un plafon de 10.000 lei pentru magazinele de tip cash and carry.
Dacă încasez de la persoane fizice, am nevoie de casă de marcat?
În multe situații, da.
Regula generală din OUG nr. 28/1999 este că operatorii economici care efectuează livrări de bunuri cu amănuntul și prestări de servicii direct către populație trebuie să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale și să emită bon fiscal.
Exemplu
O firmă prestează un serviciu de 2.000 lei către o persoană fizică.
Cei 2.000 lei sunt sub plafonul de 10.000 lei, deci plata poate fi făcută în numerar din perspectiva Legii nr. 70/2015.
Dar dacă activitatea firmei intră în categoria prestărilor de servicii direct către populație pentru care OUG nr. 28/1999 impune aparatul de marcat, firma trebuie să utilizeze casa de marcat și să emită bon fiscal.
Dar dacă clientul este o altă firmă?
Aici situația este diferită.
Dacă SRL-ul A prestează servicii pentru SRL-ul B și primește contravaloarea facturii în numerar, documentarea operațiunii se poate face prin documentele contabile corespunzătoare, inclusiv factura și chitanța, cu respectarea plafonului de numerar aplicabil între firme.
Pentru o astfel de încasare B2B, chitanța poate fi documentul care atestă primirea efectivă a numerarului.
Factura și bonul fiscal nu sunt același lucru
Factura documentează operațiunea comercială și conține informațiile fiscale privind bunurile sau serviciile livrate.
Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat pentru încasarea unei operațiuni pentru care există obligația utilizării AMEF (aparat de marcat electronic fiscal).
În cazul operațiunilor către populație, faptul că firma emite o factură nu elimină automat obligația de a emite și bon fiscal, atunci când activitatea este una pentru care OUG nr. 28/1999 impune casa de marcat.
ANAF precizează că, pentru operatorii economici obligați să utilizeze aparate de marcat, bonul fiscal atestă efectuarea plății și se utilizează în evidența casieriei. La solicitarea clientului, se poate emite și factura, atunci când sunt îndeplinite condițiile aplicabile.
Există activități exceptate de la casa de marcat?
Obligația de a utiliza casa de marcat nu se aplică în mod identic tuturor firmelor care primesc bani de la persoane fizice.
OUG nr. 28/1999 conține excepții, iar acestea depind de natura activității și de modul în care este realizată încasarea.
De aceea, înainte de a concluziona că „dacă am clienți persoane fizice trebuie obligatoriu să cumpăr o casă de marcat”, trebuie analizată activitatea concretă a firmei.
Principiul general este însă simplu: vânzările cu amănuntul și prestările de servicii direct către populație intră, de regulă, în sfera obligației de utilizare a aparatelor de marcat, dacă nu se aplică o excepție prevăzută de lege.
Există și o limită pentru banii care pot rămâne în casierie
O firmă nu poate păstra oricât numerar în casierie.
La sfârșitul fiecărei zile, suma de numerar aflată în casieria unei societăți nu poate depăși, în general, 50.000 lei.
Dacă se depășește acest plafon, suma care depășește limita trebuie depusă în conturile bancare în termenul prevăzut de lege.
Există reguli speciale pentru anumite magazine de tip cash and carry, supermagazine și hipermagazine, unde plafonul casieriei este de 500.000 lei, precum și anumite excepții temporare pentru sumele destinate plății salariilor și a altor drepturi de personal.
Prin urmare, o firmă care încasează mult cash trebuie să urmărească nu doar cât poate încasa de la fiecare client, ci și cât numerar are efectiv în casierie la sfârșitul zilei.
Ce se întâmplă dacă un client persoană fizică returnează un produs?
Și restituirea banilor are propriile limite.
În cazul returnării bunurilor de către persoane fizice sau al neprestării serviciilor, sumele pot fi restituite în numerar în limita a 10.000 lei.
Pentru suma care depășește 10.000 lei, restituirea se face printr-un instrument de plată fără numerar.
Există o excepție: dacă persoana fizică declară pe propria răspundere că, la momentul restituirii, nu mai deține un cont bancar, suma poate fi restituită integral în numerar.
Ce trebuie să facă, practic, o firmă care încasează cash de la persoane fizice?
Pentru o firmă care lucrează cu populația, o verificare practică poate arăta astfel:
1. Verifică dacă activitatea impune casă de marcat.
Nu este suficient să te uiți doar la faptul că primești bani în numerar. Contează natura bunurilor sau serviciilor și dacă există o excepție legală. Cere sfatul contabilului.
2. Dacă ai obligația de a utiliza AMEF, emite bon fiscal pentru operațiunile pentru care acesta este obligatoriu.
3. Respectă plafonul de 10.000 lei/zi/persoană pentru încasările în numerar de la persoane fizice.
4. Pentru clienții persoane juridice, ține cont de plafonul de 5.000 lei/zi/persoană.
5. Nu fragmenta tranzacțiile pentru a evita plafonul.
6. Urmărește soldul casieriei. În mod obișnuit, numerarul din casierie nu poate depăși 50.000 lei la sfârșitul zilei.
Ce amenzi există pentru depășirea plafoanelor?
Nerespectarea regulilor privind încasările în numerar poate atrage sancțiuni semnificative.
Conform materialului informativ ANAF, încasările sau plățile fragmentate peste plafoanele legale și depășirea plafonului de numerar din casierie se sancționează cu amendă de 25% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 500 lei, pentru fiecare tip de operațiune.
Concluzie
Pentru o firmă care încasează bani de la persoane fizice, trebuie făcute două verificări separate.
Prima: cât numerar poate încasa firma? În cazul operațiunilor dintre firme și persoane fizice, plafonul general este de 10.000 lei/zi de la sau către o persoană.
A doua: ce document trebuie emis pentru încasare? Dacă firma efectuează vânzări cu amănuntul sau prestări de servicii direct către populație și nu se aplică o excepție, există obligația de utilizare a aparatului de marcat electronic fiscal și de emitere a bonului fiscal.
Pentru relațiile B2B, regulile sunt diferite: plafonul general de încasare în numerar este de 5.000 lei/zi de la o firmă, iar pentru o încasare care nu intră în sfera OUG nr. 28/1999, documentarea încasării se poate face, după caz, prin factură și chitanță.
Notă: legislația fiscală și regulile privind numerarul se modifică periodic. Informațiile de mai sus sunt prezentate pentru regulile aplicabile în 2026 și au caracter informativ; pentru o situație concretă trebuie verificată și natura exactă a activității și eventualele excepții aplicabile.
