Care e treaba cu seriile pe facturi (și alte documente)

Înainte de 1 ianuarie 2007, toate facturile emise aveau regim fiscal. Ne cumpăram frumos un facturier tipizat, tipărit la Imprimeria Națională, și în el facturile veneau cu serii și numere predefinite.

Odată cu aderarea la Uniunea Europeană lucrurile s-au schimbat și facturile cu regim fiscal nu au mai fost obligatorii. S-a dat liber la facturi. Din 2007 fiecare firmă poate să își creeze și să folosească propriul model de facturi, atâta timp cât modelul respectiv se încadrează în cerințele impuse de lege.

O astfel de cerință, foarte importantă, de altfel, este că, la începutul fiecărui an financiar, trebuie să definești serii noi pentru toate documentele tale: facturi, proforme, avize, chitanțe. Toate documentele se emit în cadrul unei serii, și primesc numere consecutive, și acest lucru conferă unicitate unui document (factor de baza la orice control fiscal).

Această obligativitate înseamnă că din contul tău pe factureaza.ro nu poți emite niciun document dacă nu ai definit mai întâi seria. Asta e valabil oricând în an, dacă tocmai ți-ai făcut un cont nou și vrei să emiți prima ta factură. Și e valabil pentru toți clienții factureaza.ro la fiecare început de an.

Cum definești o serie pe factureaza.ro

Să definești o serie de facturi (sau de proforme, avize, respectiv chitanțe) nu e nicio filosofie. Trebuie să ții cont doar de câteva criterii:

• seria poate să conțină un prefix și un sufix (opțional), dar obligatoriu trebuie să conțină un număr de start
• cu ce număr începi o serie este exclusiv la alegerea ta, important este ca după aceea numerotarea documentelor să se facă secvențial (să nu existe discontinuitate în serie)
• dacă ai o firmă cu activitate restrânsă (nu ai sucursale și puncte de lucru, nu oferi o varietate mare de produse și servicii), atunci poți defini o singură serie simplă, fără sufix și prefix, doar cu număr
• dacă în schimb activitatea ta este una complexă, atunci folosește sufixele și prefixele ca să definești mai multe serii, în funcție de criterii ca: punct de lucru, tip de serviciu, tip de produs

Câteva exemple de serii care folosesc prefixe și sufixe:

• HOST-100-SB (adică factura 100, emisă pe serviciul hostare web, de la punctul de lucru din Sibiu)
• SOFT-100-2012 (adică factura 100, emisă pe serviciul software, în anul 2012)
• BV-100-2012 (adică factura 100, emisă de la punctul de lucru din Brașov, în anul 2012)
• Mai multe despre cum să definești o serie de facturi aici

Alte opțiuni utile pe factureaza.ro:

• dacă ai definit mai multe serii de facturi și ai mai mulți utilizatori pe contul tău la factureaza.ro, poți restricționa accesul utilizatorilor în funcție de serie
• dacă ai definit mai multe serii de facturi, poți genera rapoarte pe seriile respective și să vezi ce încasări ai pe un anumit tip de serviciu, sau de la un anumit punct de lucru

Mai trebuie reținut că la început de an fiscal, când definești seria / seriile pentru documente, trebuie să faci și o decizie internă, care nu trebuie înregistrată la Administraţia Financiară (păstreaz-o însă la dosar, e ceva ce se cere la controlul fiscal). Întreabă contabilul dacă ai nelămuriri.